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Dokumentation

Kalender

Importieren Sie Ihre Termine aus Google Kalender oder aus einer .ics-Datei (Export aus Outlook oder Apple Kalender) und verwandeln Sie abrechenbare Meetings mit einem Klick in erfasste Zeit.

Voraussetzung: Das Modul Kalender muss aktiviert sein (Einstellungen → Module). Es setzt das Modul CRM voraus. Import und die deterministische Zuordnung sind in jedem Tarif enthalten; nur die KI-Vorschläge zählen zum monatlichen KI-Kontingent.

Wie der Import funktioniert

Beide Quellen – Google Kalender und .ics-Datei – durchlaufen dieselbe Verarbeitung:

  1. Termine landen als Meeting-Aktivitäten auf der CRM-Zeitachse. Teilnehmer werden als Beteiligte erfasst.
  2. Zuordnung: Jedes Meeting wird der passenden Firma oder dem passenden Kontakt zugeordnet – zuerst eindeutig über die E-Mail-Adresse (Kontakt) oder die Firmendomain (Firma), danach optional per KI für unklare Fälle.
  3. Prüfen & abrechnen: Mehrdeutige Meetings landen in der Prüfliste. Dort bestätigen Sie die Zuordnung und legen bei Bedarf mit einem Klick einen unverrechneten Zeiteintrag an – die Stunden werden aus der tatsächlichen Termindauer übernommen.

Zeiteinträge werden nie automatisch erstellt – jeder Eintrag wird von Ihnen bestätigt.

Google Kalender verbinden

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Kalender.
  2. Klicken Sie auf Google Kalender verbinden und erteilen Sie den Lesezugriff (calendar.readonly).
  3. Nach der Verbindung wird automatisch eine erste Synchronisierung gestartet. Danach synchronisiert slonge etwa alle 6 Stunden im Hintergrund.
  4. Über Jetzt synchronisieren stossen Sie eine Synchronisierung manuell an.

Läuft die Anmeldung ab, erscheint ein Hinweis Erneut verbinden. Bis dahin pausiert die Synchronisierung – Ihre bereits importierten Termine bleiben erhalten.

.ics-Datei importieren

  1. Exportieren Sie Ihren Kalender als .ics (Outlook, Apple Kalender und die meisten Programme unterstützen das).
  2. Öffnen Sie Einstellungen → Kalender und laden Sie die Datei im Bereich ICS-Import hoch.
  3. Nach der Verarbeitung sehen Sie eine Zusammenfassung: importiert, übersprungen, fehlgeschlagen.

Wiederkehrende Termine, Zeitzonen und Stornierungen

  • Serientermine werden als einzelne Instanzen importiert (±12 Monate um heute), zeitzonen- und sommerzeit-korrekt.
  • Zeitzonen: Start- und Endzeit werden als UTC gespeichert; Termine ohne Zeitzone verwenden die in den Einstellungen hinterlegte Zeitzone (Standard: Europe/Zurich).
  • Stornierungen: Wird ein Termin in Google storniert, markiert slonge die Aktivität als abgesagt – ein bereits erstellter Zeiteintrag wird nicht automatisch gelöscht. In der Prüfliste entscheiden Sie, ob er bleibt oder entfernt wird.
  • Nicht abgerechnet: Abgelehnte Termine werden übersprungen; reine interne Meetings und Termine ohne weitere Teilnehmer werden nicht abrechenbar importiert.

Abrechenbar oder nicht? (KI)

Für unklare Meetings schlägt die KI vor, ob das Meeting abrechenbar ist und zu welcher Firma es gehört. Ist Ihr KI-Kontingent aufgebraucht, bleibt die deterministische Zuordnung erhalten und der Import läuft normal weiter – der Import schlägt nie wegen des KI-Kontingents fehl.

Welche Teilnehmerdaten werden gespeichert? (Datenschutz / DSG)

Aus jedem Termin speichert slonge Name und E-Mail-Adresse der Teilnehmer als Beteiligte des Meetings – das ist nötig, um das Meeting der richtigen Firma bzw. dem richtigen Kontakt zuzuordnen.

  • Teilnehmer, die zu keinem bestehenden Kontakt passen, bleiben rohe Teilnehmerangaben und werden nicht automatisch zu Kontakten gemacht. So entsteht keine unbeabsichtigte Marketing-Liste.
  • Eine Zuordnung zu einem bestehenden Kontakt überschreibt nie dessen Einwilligungs- oder Kontaktsperr-Status (doNotEmail, Einwilligungsbasis).
  • Trennen Sie eine Kalenderverbindung, werden die importierten rohen Teilnehmerangaben dieser Verbindung gelöscht. Auch beim Löschen eines Kontakts werden importierte Teilnehmerverweise auf diesen Kontakt entfernt. Von Ihnen bestätigte Kontakte bleiben unberührt.
  • In das Compliance-Protokoll wird pro Import nur eine Zusammenfassung geschrieben (Anzahl importiert/übersprungen/fehlgeschlagen sowie ein Prüfwert des Dateinamens) – niemals der Kalenderinhalt oder Teilnehmer-E-Mails.

Über CLI und KI-Assistenten (MCP)

Dieselben Funktionen stehen über die slonge-CLI und kompatible KI-Assistenten zur Verfügung:

slonge calendar import termine.ics          # ICS-Datei importieren → Zusammenfassung
slonge calendar sync                         # Google-Synchronisierung anstossen
slonge calendar review                       # offene Meetings auflisten
slonge calendar review --confirm <id> --client <id> [--project <id>]
slonge calendar review --dismiss <id>

Wird beim Bestätigen ein --project angegeben, legt slonge zugleich einen unverrechneten Zeiteintrag an. Der Aufruf ist idempotent: ein zweiter Aufruf liefert denselben Zeiteintrag zurück.

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