Rechnungsstellung

Erstellen Sie professionelle Schweizer Rechnungen mit QR-Code.

Übersicht

Die Rechnungsstellung in Slonge Billing bietet:

• Schweizer QR-Rechnung: Automatisch generierter QR-Zahlungsteil
• PDF-Export: Professionelle Rechnungen als PDF
• E-Mail-Versand: Direkt an Kunden senden
• Zeitplanung: Rechnungen vorausplanen
• Status-Tracking: Von Entwurf bis bezahlt

Berechtigungen

Rechnung erstellen

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zu Rechnungen
2. Klicken Sie auf Neue Rechnung
3. Wählen Sie:
   • Projekt: Das abzurechnende Projekt
   • Zeiteinträge: Nicht abgerechnete Stunden auswählen
   • Materialkosten: Nicht abgerechnete Materialien auswählen
4. Prüfen Sie die Vorschau
5. Klicken Sie auf Rechnung erstellen

Positionen aus Produkten hinzufügen

Im Abschnitt Positionen stehen zwei Wege zur Verfügung, eine Position aufzunehmen:

• Position hinzufügen – fügt eine leere Zeile zum manuellen Ausfüllen hinzu.
• Aus Produkten wählen – öffnet einen Dialog mit allen Produkten und Dienstleistungen aus dem Produkt-Katalog. Sie können nach Name, Artikelnummer oder Beschreibung suchen, mehrere Einträge auswählen und mit einem Klick als Positionen übernehmen. Beschreibung, Einheit und Einzelpreis werden direkt vom Produkt übernommen — die Menge ist standardmässig 1 und kann angepasst werden.

Die Produkt-Auswahl funktioniert sowohl beim Erstellen einer neuen Rechnung als auch beim Bearbeiten einer bestehenden Rechnung im Status draft.

Rechnungsdetails

Bezahlte Rechnung erfassen

Für Bestellungen, die bereits bezahlt wurden (z. B. via PayPal), können Sie eine Rechnung direkt als bezahlt erfassen.

1. Klicken Sie auf der Rechnungsübersicht auf Bezahlte Rechnung erfassen.
2. Erfassen Sie Kunde und Positionen wie bei einer normalen Rechnung.
3. Die Option Bereits bezahlt ist aktiviert. Geben Sie unter Bezahlt via die Zahlungsart an (z. B. PayPal).
4. Speichern Sie die Rechnung.

Die Rechnung wird sofort als bezahlt erfasst. Sie enthält keinen QR-Einzahlungsschein und durchläuft kein Mahnwesen. Sie erscheint in der Hauptliste unter Alle und Bezahlt mit dem Badge Bezahlt (bzw. Verbucht, sobald die Buchung in der Buchhaltung erfolgt ist). Auf dem Dokument erscheint der Hinweis „Bezahlt am … via …".

Bezahlt vs. Verbucht

Jede bezahlte Rechnung — egal ob über das Mahnwesen oder als bereits-bezahlt erfasst — trägt eines von zwei Badges:

• Bezahlt (blau): Die Zahlung ist erfasst, aber noch nicht in der Buchhaltung verbucht.
• Verbucht (grün): Es existieren Journal-Zeilen für diese Rechnung. In der Status-Timeline am Kopf der Rechnung wird der Schritt Verbucht nach Bezahlt grün.

Rechnungsstatus

Status ändern

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf die Status-Aktion (z.B. "Als bezahlt markieren")

Schweizer QR-Rechnung

Slonge Billing generiert automatisch den Schweizer QR-Zahlungsteil:

Voraussetzungen

In Einstellungen muss konfiguriert sein:

• IBAN oder QR-IBAN: Ihre Bankverbindung
• Firmenadresse: Vollständige Adresse

Referenztypen

QR-Code

Der QR-Code enthält:

• Empfängerdaten (Ihre Firma)
• Betrag und Währung
• Referenznummer
• Zahlungsempfänger

PDF-Export

Einzelne Rechnung

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf PDF herunterladen

PDF-Inhalt

Das PDF enthält:

• Kopfzeile mit Logo und Firmendaten
• Kundenadresse
• Rechnungsdetails
• Positionsliste (Zeit + Material)
• Gesamtbetrag inkl. MwSt
• QR-Zahlungsteil (unten)

E-Mail-Versand

Rechnung senden

1. Öffnen Sie die Rechnung (Status: draft oder scheduled)
2. Klicken Sie auf Per E-Mail senden
3. Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail
4. Klicken Sie auf Senden

Die Rechnung wird als PDF-Anhang versendet.

Voraussetzungen

• Kunde hat eine E-Mail-Adresse
• E-Mail-Einstellungen sind konfiguriert (Systemebene)

Rechnungsplanung

Automatische Abrechnung

Planen Sie regelmässige Rechnungen:

1. Erstellen Sie die Rechnung als Entwurf
2. Klicken Sie auf Planen
3. Wählen Sie das Versanddatum
4. Die Rechnung wird automatisch gesendet

Abrechnungsrhythmus (Einstellungen)

In den Einstellungen können Sie festlegen:

• Monatsende: Rechnungen am Monatsende
• Zweiwöchentlich: Alle 14 Tage
• Wöchentlich: Jede Woche
• Benutzerdefiniert: Eigener Rhythmus

Verwandte Funktionen

• Projekte – Zeiteinträge und Materialkosten
• Buchhaltung – Rechnungen verbuchen
• Einstellungen – Rechnungsoptionen

Häufige Fragen

Kann ich eine gesendete Rechnung stornieren?

Ändern Sie den Status auf "draft" und erstellen Sie eine neue Version oder Stornorechnung.

Wie ändere ich das Rechnungspräfix?

Unter Einstellungen > Rechnungsoptionen können Sie das Präfix anpassen.

Warum fehlt der QR-Code?

Prüfen Sie, ob IBAN und Firmenadresse in den Einstellungen vollständig sind.

Kann ich Rechnungen in anderen Währungen erstellen?

Ja, die Währung wird vom Projekt übernommen. Unterstützt: CHF, EUR, USD.

Wie sende ich eine Mahnung?

Mahnungen werden automatisch ausgelöst, sobald eine Rechnung überfällig ist. Je nach Mahnmodus (auto oder semi_auto) werden sie direkt versendet oder zur Genehmigung vorgelegt. Details: Mahnwesen.

E-Rechnung im UBL-Format (Peppol BIS Billing 3.0)

Auf der Rechnungs-Detailseite finden Sie unter „E-Rechnung exportieren" einen Download-Knopf für eine Peppol BIS Billing 3.0 konforme UBL-2.1-XML-Datei. Das Format ist kompatibel mit der Schweizer Bundesverwaltung, den Kantonen und der EU-Norm EN 16931.

Die UBL-Datei enthält neben den Rechnungsdaten auch die Swiss-QR-Referenz und die Zahlungs-IBAN aus Ihren Einstellungen (in cac:PaymentMeans mit cbc:PaymentID bzw. cac:PayeeFinancialAccount/cbc:ID). Sie können die Datei manuell an einen Peppol-Access-Point übermitteln oder an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeben.

Aktuelle Einschränkungen:

• Nur CHF-Rechnungen — andere Währungen folgen, sobald Swiss QR-Bill diese unterstützt.
• slonge prüft die Rechnung gegen rund 40 kritische SLONGE-CHECK-Regeln (EN 16931, Peppol BIS 3.0, Schweiz-spezifisch) — aber nicht gegen das vollständige Peppol-Schematron-Set (~150 Regeln) und nicht gegen XML-Strukturvalidierung (XSD). Das vollständige Schematron wird mit Phase 3 (Peppol-Access-Point-Anbindung) nachgereicht, wenn ein zertifizierter Empfang verlangt wird.
• Die automatische Übermittlung via Peppol-Provider (Swisscom, PostFinance, io-market) ist noch nicht aktiv — sie ist Teil von Phase 3 der Compliance-Roadmap.

Peppol-Validierung

Jede UBL-Erzeugung läuft durch die SLONGE-CHECK-Validierung, bevor die Datei heruntergeladen, automatisch angehängt oder als Schnittstelle herausgegeben wird. Im UBL-Card auf der Rechnungs-Detailseite sehen Sie:

• Grün — „Kritische Peppol-Prüfungen bestanden": Die Rechnung erfüllt die ~40 kritischen Regeln. Sie können sicher herunterladen / versenden.
• Rot — „N Peppol-Validierungsfehler": Klappen Sie die Liste auf, um pro Regel-ID die Ursache (z. B. fehlendes Empfänger-Land, falsche QR-IBAN, IBAN-Prüfziffern-Fehler) zu sehen. Der primäre Download-Knopf ist deaktiviert.

Trotzdem herunterladen (Override): Wenn Sie die Rolle Buchhaltung oder Administrator:in haben, erscheint unter der roten Fehlerliste ein kleiner Link „Trotzdem herunterladen". Der Klick öffnet eine Bestätigung; bei Bestätigung wird die XML mit einem X-Peppol-Validation: overridden Header heruntergeladen und der Vorgang als invoice.ubl_validation_overridden-Ereignis im hash-verketteten Compliance-Ledger festgehalten (unterscheidbar von normaler Erzeugung).

Auto-Anhang im Versand: schlägt die Validierung fehl, wird die E-Mail nur als PDF versendet — niemals als kaputte XML. Die Validierungs-Ursache wird als invoice.ubl_validation_failed im Ledger erfasst, damit ein Audit nachvollziehen kann, warum kein UBL beigelegt wurde.

Auch über die CLI und den MCP-Server verfügbar:

# normaler Export (exit 1 bei Validierungsfehlern, mit Fehlerliste auf stderr)
slonge invoice ubl <id> -o rechnung.xml

# nur Validierung prüfen (kein XML-Export, kein Ledger-Eintrag)
slonge invoice ubl-validate <id>

# trotz Validierungsfehlern herunterladen (Buchhaltung/Admin-Rolle nötig;
# wird als invoice.ubl_validation_overridden im Compliance-Ledger erfasst)
slonge invoice ubl <id> -o rechnung.xml --force

Jeder Export wird als DocumentArtifact mit SHA-256-Prüfsumme registriert und im Compliance-Ledger als invoice.ubl_generated Ereignis protokolliert.

Automatisch beim Versand anhängen

Statt die UBL-Datei manuell herunterzuladen und weiterzuleiten, können Sie die XML auch automatisch an jede ausgehende Rechnungs-E-Mail anhängen lassen: aktivieren Sie dazu unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen das Häkchen „E-Rechnung (UBL XML) automatisch beilegen" (Details: Einstellungen → Rechnungsoptionen).