Facturation

Créez des factures suisses professionnelles avec code QR.

Aperçu

La facturation dans Slonge Billing offre :

• Facture QR suisse : section paiement QR générée automatiquement
• Export PDF : factures professionnelles au format PDF
• Envoi par e-mail : envoi direct aux clients
• Planification : planifiez vos factures à l’avance
• Suivi du statut : du brouillon au paiement

Autorisations

Créer une facture

Étape par étape

1. Accédez à Factures
2. Cliquez sur Nouvelle facture
3. Sélectionnez :
   • Projet : le projet à facturer
   • Saisies de temps : sélectionnez les heures non facturées
   • Coûts matériels : sélectionnez les matériaux non facturés
4. Vérifiez l’aperçu
5. Cliquez sur Créer la facture

Ajouter des positions à partir des produits

Dans la section Positions, deux moyens permettent d’ajouter une position :

• Ajouter une position – insère une ligne vide à remplir manuellement.
• Choisir parmi les produits – ouvre une boîte de dialogue répertoriant tous les produits et services du catalogue de produits. Vous pouvez effectuer une recherche par nom, numéro d’article ou description, sélectionner plusieurs entrées et les reprendre comme positions en un clic. La description, l’unité et le prix unitaire sont repris directement du produit — la quantité est par défaut de 1 et peut être ajustée.

La sélection de produits fonctionne aussi bien lors de la création d’une nouvelle facture que lors de la modification d’une facture existante au statut draft.

Détails de la facture

Enregistrer une facture payée

Pour les commandes déjà payées (p. ex. via PayPal), vous pouvez enregistrer une facture directement comme payée.

1. Dans l’aperçu des factures, cliquez sur Bezahlte Rechnung erfassen (Enregistrer une facture payée).
2. Saisissez le client et les positions comme pour une facture normale.
3. L’option Déjà payée est activée. Sous Payé via, indiquez le mode de paiement (p. ex. PayPal).
4. Enregistrez la facture.

La facture est immédiatement enregistrée comme payée. Elle ne contient aucune section de paiement QR et ne passe par aucun processus de rappel. Elle apparaît dans la liste principale sous Tous et Payé avec le badge Bezahlt (Payé) (ou Verbucht (Comptabilisé) dès que l’écriture a été passée en comptabilité). Le document affiche la mention « Payé le … via … ».

Payé vs Comptabilisé (Bezahlt vs Verbucht)

Chaque facture payée — qu’elle soit marquée comme payée après un rappel ou enregistrée comme déjà payée — porte l’un des deux badges :

• Bezahlt (Payé, bleu) : le paiement est enregistré, mais la facture n’a pas encore été comptabilisée dans le journal.
• Verbucht (Comptabilisé, vert) : des écritures de journal existent pour cette facture. Dans la chronologie des statuts en tête de la facture, l’étape Verbucht (Comptabilisé) devient verte après Bezahlt (Payé).

Statut de la facture

Modifier le statut

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur l’action de statut (p. ex. « Marquer comme payée »)

Facture QR suisse

Slonge Billing génère automatiquement la section paiement QR suisse :

Conditions

Dans les Paramètres, les éléments suivants doivent être configurés :

• IBAN ou QR-IBAN : vos coordonnées bancaires
• Adresse de l’entreprise : adresse complète

Types de référence

Code QR

Le code QR contient :

• Les données du bénéficiaire (votre entreprise)
• Le montant et la monnaie
• Le numéro de référence
• Le bénéficiaire du paiement

Export PDF

Facture individuelle

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur Télécharger le PDF

Contenu du PDF

Le PDF contient :

• L’en-tête avec le logo et les données de l’entreprise
• L’adresse du client
• Les détails de la facture
• La liste des positions (temps + matériel)
• Le montant total TVA comprise
• La section paiement QR (en bas)

Envoi par e-mail

Envoyer une facture

1. Ouvrez la facture (statut : draft ou scheduled)
2. Cliquez sur Envoyer par e-mail
3. Vérifiez l’adresse e-mail du destinataire
4. Cliquez sur Envoyer

La facture est envoyée en pièce jointe au format PDF.

Conditions

• Le client dispose d’une adresse e-mail
• Les paramètres d’e-mail sont configurés (niveau système)

Planification des factures

Facturation automatique

Planifiez des factures régulières :

1. Créez la facture en tant que brouillon
2. Cliquez sur Planifier
3. Sélectionnez la date d’envoi
4. La facture est envoyée automatiquement

Rythme de facturation (paramètres)

Dans les paramètres, vous pouvez définir :

• Fin de mois : factures à la fin du mois
• Bimensuel : tous les 14 jours
• Hebdomadaire : chaque semaine
• Personnalisé : votre propre rythme

Fonctions associées

• Projets – Saisies de temps et coûts matériels
• Comptabilité – Comptabiliser les factures
• Paramètres – Options de facturation

Questions fréquentes

Puis-je annuler une facture envoyée ?

Repassez le statut sur « draft » et créez une nouvelle version ou une note de crédit.

Comment modifier le préfixe de facture ?

Sous Paramètres > Options de facturation, vous pouvez ajuster le préfixe.

Pourquoi le code QR est-il manquant ?

Vérifiez que l’IBAN et l’adresse de l’entreprise sont complets dans les paramètres.

Puis-je créer des factures dans d’autres monnaies ?

Oui, la monnaie est reprise du projet. Prises en charge : CHF, EUR, USD.

Comment envoyer un rappel ?

Les rappels sont déclenchés automatiquement dès qu’une facture est en retard. Selon le mode de rappel (auto ou semi_auto), ils sont envoyés directement ou soumis pour approbation. Détails : Rappels.

E-facture au format UBL (Peppol BIS Billing 3.0)

Sur la page de détail de la facture, vous trouverez sous « Exporter l’e-facture » un bouton de téléchargement pour un fichier XML UBL 2.1 conforme à Peppol BIS Billing 3.0. Le format est compatible avec l’administration fédérale suisse, les cantons et la norme européenne EN 16931.

Outre les données de facture, le fichier UBL contient également la référence QR suisse et l’IBAN de paiement issus de vos paramètres (dans cac:PaymentMeans avec respectivement cbc:PaymentID et cac:PayeeFinancialAccount/cbc:ID). Vous pouvez transmettre le fichier manuellement à un point d’accès Peppol ou le transférer à votre logiciel de comptabilité.

Limitations actuelles :

• Uniquement les factures en CHF — les autres monnaies suivront dès que le Swiss QR-bill les prendra en charge.
• slonge vérifie la facture par rapport à environ 40 règles SLONGE-CHECK critiques (EN 16931, Peppol BIS 3.0, spécifiques à la Suisse) — mais pas par rapport à l’ensemble complet du Schematron Peppol (~150 règles) ni à la validation structurelle du XML (XSD). Le Schematron complet sera ajouté avec la phase 3 (raccordement à un point d’accès Peppol), lorsqu’une réception certifiée sera exigée.
• La transmission automatique via un fournisseur Peppol (Swisscom, PostFinance, io-market) n’est pas encore active — elle fait partie de la phase 3 de la feuille de route de conformité.

Validation Peppol

Chaque génération d’UBL passe par la validation SLONGE-CHECK avant que le fichier ne soit téléchargé, joint automatiquement ou mis à disposition via l’interface. Dans la carte UBL de la page de détail de la facture, vous voyez :

• Vert — « Contrôles Peppol critiques réussis » : la facture satisfait aux ~40 règles critiques. Vous pouvez télécharger / envoyer en toute sécurité.
• Rouge — « N erreurs de validation Peppol » : dépliez la liste pour voir, par ID de règle, la cause (p. ex. pays du destinataire manquant, QR-IBAN incorrecte, erreur de chiffres de contrôle de l’IBAN). Le bouton de téléchargement principal est désactivé.

Télécharger quand même (forcer) : si vous avez le rôle Comptabilité ou Administrateur·rice, un petit lien « Télécharger quand même » apparaît sous la liste rouge des erreurs. Le clic ouvre une confirmation ; après confirmation, le XML est téléchargé avec un en-tête X-Peppol-Validation: overridden et l’opération est consignée comme événement invoice.ubl_validation_overridden dans le registre de conformité chaîné par hachage (distinct d’une génération normale).

Pièce jointe automatique à l’envoi : si la validation échoue, l’e-mail est envoyé uniquement en PDF — jamais avec un XML défectueux. La cause de la validation est consignée comme invoice.ubl_validation_failed dans le registre, afin qu’un audit puisse retracer pourquoi aucun UBL n’a été joint.

Également disponible via la CLI et le serveur MCP :

# export normal (exit 1 en cas d’erreurs de validation, avec liste des erreurs sur stderr)
slonge invoice ubl <id> -o rechnung.xml

# vérification de la validation uniquement (pas d’export XML, pas d’entrée au registre)
slonge invoice ubl-validate <id>

# télécharger malgré les erreurs de validation (rôle Comptabilité/Admin requis ;
# consigné comme invoice.ubl_validation_overridden dans le registre de conformité)
slonge invoice ubl <id> -o rechnung.xml --force

Chaque export est enregistré comme DocumentArtifact avec une somme de contrôle SHA-256 et consigné dans le registre de conformité comme événement invoice.ubl_generated.

Joindre automatiquement à l’envoi

Au lieu de télécharger le fichier UBL manuellement et de le transférer, vous pouvez aussi faire joindre automatiquement le XML à chaque e-mail de facture sortant : activez pour cela, sous Paramètres → Paramètres de facturation, la case « Joindre automatiquement l’e-facture (UBL XML) » (détails : Paramètres → Options de facturation).