Gestion des dépenses

Enregistrez les dépenses professionnelles avec justificatifs et assistance IA.

Aperçu

La gestion des dépenses offre :

• Saisie des justificatifs : téléchargez des photos de quittances
• Reconnaissance de texte par IA : extraction automatique des données
• Catégorisation : classez les dépenses par catégorie
• Multidevise : dépenses dans différentes monnaies
• Affectation aux projets : associez les dépenses à des projets
• Refacturation : reportez les frais de projet sur la facture du client
• Flux de validation : approbation optionnelle

Autorisations

Enregistrer une dépense

Manuellement

1. Accédez à Dépenses
2. Cliquez sur Nouvelle dépense
3. Remplissez les champs :

4. Optionnel : téléchargez un justificatif
5. Cliquez sur Enregistrer

Avec la saisie de justificatif par IA

1. Cliquez sur Saisir le justificatif (📷)
2. Photographiez le justificatif ou téléchargez une image
3. L’IA extrait automatiquement :
   • Le montant et la monnaie
   • La date
   • Le fournisseur
   • La TVA (si reconnaissable)
   • Propositions d’écriture (compte de charges, code TVA, compte de paiement)
4. Vérifiez et corrigez les données
5. Enregistrez la dépense

Outre les photos, les justificatifs PDF sont également lus : un PDF numérique est analysé à partir de son texte, un PDF scanné à partir de sa première page convertie en image.

Remarque : les fonctions IA requièrent le plan Standard ou AI Pro.

Plusieurs justificatifs à la fois

Pour toute une pile de factures fournisseurs, la page des dépenses propose Scanner un lot : jusqu’à 20 images ou PDF à la fois, suivis d’une page de contrôle avec une fiche par justificatif que vous reprenez, rejetez ou rescannez d’une touche.

Y reprendre crée la dépense et la comptabilise au journal. Détails, limites et quota : Scan par lot.

Comptabilisation directe

Lors de la saisie du justificatif, l’option Comptabiliser directement est activée par défaut. En se basant sur le justificatif, l’IA propose :

• Compte de charges : p. ex. « Fournitures de bureau », « Frais de déplacement », « Frais de représentation »
• Code TVA : p. ex. V77 (7.7 %), V81 (8.1 %) ou sans TVA
• Compte de paiement : si un IBAN est reconnu, le compte bancaire correspondant est proposé

Vous pouvez accepter les propositions ou les ajuster manuellement.

Protection des données : les données sensibles telles que les e-mails, les numéros de téléphone, les IBAN et les numéros AVS sont automatiquement anonymisées avant l’analyse par l’IA.

Types de dépenses

Dépenses de matériel

Pour les dépenses de matériel, vous pouvez en outre saisir :

• La quantité
• Le prix unitaire
• L’unité (pce, kg, m, etc.)

Statut des dépenses

Flux de validation

S’il est activé :

1. Le collaborateur soumet la dépense (statut : pending)
2. Le comptable/l’administrateur vérifie et approuve
3. Le statut passe à « approved »
4. Après remboursement : « reimbursed »

Catégories

Catégories par défaut

Des catégories par défaut sont créées lors de la configuration :

• Fournitures de bureau
• Frais de déplacement
• Logiciels & informatique
• Marketing
• Frais de représentation
• Divers

Catégories personnalisées

En tant qu’administrateur :

1. Accédez à Paramètres > Catégories (ou sur la page des dépenses)
2. Créez de nouvelles catégories avec :
   • Un nom
   • Une icône
   • Une couleur

Multidevise

Devises étrangères

Les dépenses peuvent être saisies dans différentes monnaies :

• CHF (franc suisse)
• EUR (euro)
• USD (dollar américain)
• GBP (livre sterling)

Conversion

Pour les dépenses en devises étrangères :

• La contre-valeur en CHF est calculée
• Le taux de change est enregistré
• Dans les rapports, tout est agrégé en CHF

Taux de change

Pour les dépenses enregistrées, le taux du jour de comptabilisation est utilisé. Si aucun taux n’est renseigné, Slonge Billing récupère automatiquement le taux du jour auprès de la Frankfurter API (gratuite, basée sur la BCE) et l’enregistre durablement dès que la dépense est comptabilisée.

Une conversion enregistrée appartient à une seule combinaison de montant, de monnaie et de date. Si vous modifiez ensuite l’un de ces trois champs, la contre-valeur en CHF précédente est supprimée plutôt que conservée à un taux qui ne correspond plus au justificatif. Pour un frais refacturable, c’est ce montant que le client paie : renseignez donc à nouveau le taux avant de le refacturer.

Directement depuis le Smart Inbox

Les justificatifs en devise étrangère peuvent également être comptabilisés directement depuis le Smart Inbox :

• Dans le Smart Inbox, vous voyez le montant approximatif en CHF (p. ex. EUR 45.00 ≈ CHF 48.50).
• Si aucun taux n’est encore renseigné, un avertissement indique que le taux sera récupéré lors de la comptabilisation.
• Après la comptabilisation, la conversion est enregistrée de manière permanente dans la dépense.

Justificatifs (quittances)

Télécharger

1. Ouvrez la dépense
2. Cliquez sur Ajouter un justificatif
3. Choisissez un fichier ou prenez une photo
4. Formats pris en charge : JPG, PNG, PDF

Avec l’appareil photo du téléphone

Sur les appareils mobiles, l’action Prendre une photo figure à côté du sélecteur de fichiers. Elle ouvre directement l’appareil photo ; l’image est jointe comme justificatif et — si votre forfait inclut les fonctions IA — analysée immédiatement, de sorte que le montant, le fournisseur et la date sont déjà remplis.

Sur le bureau, cette action n’apparaît pas : elle n’ouvrirait que la même boîte de dialogue de fichiers.

Afficher

Les justificatifs peuvent être affichés et téléchargés dans la vue détaillée de la dépense.

OCR (reconnaissance de texte)

La reconnaissance de texte par IA (OCR) :

• Extrait le texte des justificatifs
• Reconnaît les montants et les dates
• Propose des catégories

Affectation aux projets

Associez les dépenses à des projets :

1. Sélectionnez un projet lors de la création
2. La dépense apparaît sur la page du projet dans la section Frais
3. Elle peut être prise en compte lors de la création de la facture

Refacturer des frais au client

Une dépense engagée pour un projet peut être refacturée directement au client. Vous ne la saisissez pas une seconde fois comme coût de matériel : la même dépense est à la fois le justificatif que vous avez payé et la position de la facture. Le justificatif, la catégorie, l’approbation et la comptabilisation restent ainsi sur un seul enregistrement et ne peuvent pas diverger.

Conditions

• La dépense est affectée à un projet. Sans projet, il n’y a pas de client à facturer — le commutateur n’apparaît qu’après la sélection du projet.
• Si la monnaie de la dépense diffère de celle du projet, la contre-valeur en CHF doit exister (voir Conversion). Tant qu’elle manque, le commutateur reste désactivé avec une note explicative. Refacturer un montant en EUR comme des CHF serait pire que de refuser la refacturation.

Marquer des frais comme facturables

1. Ouvrez la dépense (Dépenses → Modifier) — ou saisissez-la directement dans le projet, section Frais
2. Sélectionnez le projet
3. Activez Refacturer au client
4. Facultatif : définissez un montant à refacturer (voir ci-dessous)
5. Enregistrez

Dans la liste des dépenses, chaque frais facturable porte une pastille de statut colorée, et la tuile au-dessus de la liste indique combien de frais facturables sont encore ouverts.

Montant à refacturer (remplacement)

Laissé vide, le frais est refacturé au prix coûtant — le montant saisi, ou la contre-valeur en CHF pour une monnaie étrangère. Le montant à refacturer remplace cette valeur :

Il n’existe pas de notion distincte de marge ou de majoration ; le montant à refacturer est le seul levier.

Le justificatif

Photographiez le justificatif depuis votre téléphone (Prendre une photo, voir Justificatifs). Un frais facturable sans justificatif est signalé explicitement : il est facturé au client, et le client peut en demander la preuve.

Ce qui apparaît sur la facture

Les frais facturables encore ouverts d’un projet figurent dans l’aperçu de la facturation du projet et sont repris comme position à part entière :

La position apparaît à l’identique sur le PDF, dans l’aperçu d’impression, dans l’e-mail au client et dans la facture électronique (UBL).

Les notes n’apparaissent jamais sur la facture. Le champ Notes est votre remarque interne sur votre propre facture fournisseur — le client ne la voit jamais. Le client ne lit que la description.

Devise : un frais est toujours refacturé dans la devise du projet. Un frais déjà saisi dans cette devise est facturé au montant enregistré ; la contre-valeur en CHF n’est utilisée que si le projet facture effectivement en CHF. Un frais dans une troisième devise — pour lequel aucun montant dans la devise du projet n’existe — ne peut pas être refacturé.

Les frais refusés ne sont pas refacturés : si un frais est refusé dans le circuit d’approbation, la refacturation est désactivée et il disparaît des positions ouvertes du projet.

TVA : les frais reprennent le taux de TVA de la facture ; un taux par position n’est pas prévu.

Les justificatifs ne sont pas joints à la facture. Ils restent attachés à la dépense et peuvent être envoyés séparément au client si nécessaire.

Statut et verrouillage

Dès que le frais figure sur une facture, sa substance est verrouillée :

Sont verrouillés la description, le montant, la monnaie, la contre-valeur en CHF, le montant à refacturer, la date et l’affectation au projet — exactement les champs imprimés sur la facture. La suppression est également bloquée. Corrigez un frais erroné par une note de crédit sur la facture.

Traitement comptable (important)

Un frais refacturé apparaît deux fois dans vos chiffres, et c’est correct :

• comme charge, parce que vous l’avez payé (la dépense),
• comme produit, parce que vous le facturez au client (la position de facture).

Il s’agit d’une comptabilité en partie double correcte, pas d’un double comptage. Votre résultat n’en est pas faussé : les deux montants se compensent — il ne reste que la majoration, si vous avez fixé un montant à refacturer supérieur au coût. Mais le chiffre d’affaires et les charges augmentent tous les deux. N’attendez donc pas qu’un frais refacturé « disparaisse » du compte de résultat.

CLI et MCP

Les mêmes champs sont disponibles via la CLI et les outils MCP :

slonge expense create --description "Train Zurich–Berne" --amount 92 --date 2026-08-04 \
  --project-id <id> --billable --billable-amount 95
slonge expense list --billable --billing-status unbilled

Voir API & MCP.

Fonctions associées

• Scan par lot – jusqu’à 20 justificatifs à la fois
• Comptabilité – Comptabiliser les dépenses
• Projets – Dépenses liées aux projets
• Rapports – Analyses des dépenses

Questions fréquentes

Comment supprimer une dépense ?

Ouvrez la dépense et cliquez sur Supprimer. Les dépenses déjà comptabilisées devraient être annulées, et non supprimées. Un frais déjà facturé ne peut pas être supprimé — il appartient à une facture émise.

Pourquoi un frais refacturé apparaît-il à la fois comme charge et comme produit ?

Parce qu’il est les deux : vous l’avez payé (charge) et vous le facturez au client (produit). C’est une comptabilité en partie double correcte, pas un double comptage — voir Traitement comptable.

Pourquoi ne puis-je pas activer Refacturer au client ?

Soit la dépense n’est affectée à aucun projet, soit elle est dans une autre monnaie que le projet et la contre-valeur en CHF manque. Complétez la conversion, puis le commutateur devient disponible.

Puis-je ajouter des justificatifs ultérieurement ?

Oui, ouvrez la dépense et téléchargez un justificatif.

Pourquoi la reconnaissance par IA ne fonctionne-t-elle pas ?

Vérifiez :

• La qualité de l’image (nette, bien éclairée)
• Votre abonnement (fonctions IA à partir du plan Standard)
• Le contingent IA mensuel

Comment exporter les dépenses ?

Utilisez la fonction d’export sous Rapports ou Comptabilité > Export.