Gestion des dépenses
Enregistrez les dépenses professionnelles avec justificatifs et assistance IA.
Aperçu
La gestion des dépenses offre :
- Saisie des justificatifs : téléchargez des photos de quittances
- Reconnaissance de texte par IA : extraction automatique des données
- Catégorisation : classez les dépenses par catégorie
- Multidevise : dépenses dans différentes monnaies
- Affectation aux projets : associez les dépenses à des projets
- Flux de validation : approbation optionnelle
Autorisations
| Rôle | Propres dépenses | Toutes les dépenses | Approuver |
|---|---|---|---|
| Collaborateur | ✅ | ❌ | ❌ |
| Comptable | ✅ | ✅ | ✅ |
| Administrateur | ✅ | ✅ | ✅ |
Enregistrer une dépense
Manuellement
- Accédez à Dépenses
- Cliquez sur Nouvelle dépense
- Remplissez les champs :
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Description | Qu’avez-vous acheté ? | ✅ |
| Montant | Montant de la dépense | ✅ |
| Monnaie | CHF, EUR, USD, etc. | ✅ |
| Date | Date d’achat | ✅ |
| Catégorie | Catégorie de dépense | ❌ |
| Projet | Référence au projet (optionnel) | ❌ |
| Fournisseur | Vendeur/prestataire | ❌ |
| Notes | Informations complémentaires | ❌ |
- Optionnel : téléchargez un justificatif
- Cliquez sur Enregistrer
Avec la saisie de justificatif par IA
- Cliquez sur Saisir le justificatif (📷)
- Photographiez le justificatif ou téléchargez une image
- L’IA extrait automatiquement :
- Le montant et la monnaie
- La date
- Le fournisseur
- La TVA (si reconnaissable)
- Propositions d’écriture (compte de charges, code TVA, compte de paiement)
- Vérifiez et corrigez les données
- Enregistrez la dépense
Remarque : les fonctions IA requièrent le plan Standard ou AI Pro.
Comptabilisation directe
Lors de la saisie du justificatif, l’option Comptabiliser directement est activée par défaut. En se basant sur le justificatif, l’IA propose :
- Compte de charges : p. ex. « Fournitures de bureau », « Frais de déplacement », « Frais de représentation »
- Code TVA : p. ex. V77 (7.7 %), V81 (8.1 %) ou sans TVA
- Compte de paiement : si un IBAN est reconnu, le compte bancaire correspondant est proposé
Vous pouvez accepter les propositions ou les ajuster manuellement.
Protection des données : les données sensibles telles que les e-mails, les numéros de téléphone, les IBAN et les numéros AVS sont automatiquement anonymisées avant l’analyse par l’IA.
Types de dépenses
| Type | Description | Exemple |
|---|---|---|
| GENERAL | Dépenses générales | Fournitures de bureau |
| MATERIAL | Matériel de projet | Matériaux de construction, matériel informatique |
| TRAVEL | Frais de déplacement | Billets de train, hôtel |
| SERVICE | Prestations de services | Conseil, maintenance |
Dépenses de matériel
Pour les dépenses de matériel, vous pouvez en outre saisir :
- La quantité
- Le prix unitaire
- L’unité (pce, kg, m, etc.)
Statut des dépenses
| Statut | Signification |
|---|---|
| pending | Soumise, en attente de vérification |
| approved | Approuvée |
| rejected | Refusée |
| reimbursed | Remboursée |
Flux de validation
S’il est activé :
- Le collaborateur soumet la dépense (statut : pending)
- Le comptable/l’administrateur vérifie et approuve
- Le statut passe à « approved »
- Après remboursement : « reimbursed »
Catégories
Catégories par défaut
Des catégories par défaut sont créées lors de la configuration :
- Fournitures de bureau
- Frais de déplacement
- Logiciels & informatique
- Marketing
- Frais de représentation
- Divers
Catégories personnalisées
En tant qu’administrateur :
- Accédez à Paramètres > Catégories (ou sur la page des dépenses)
- Créez de nouvelles catégories avec :
- Un nom
- Une icône
- Une couleur
Multidevise
Devises étrangères
Les dépenses peuvent être saisies dans différentes monnaies :
- CHF (franc suisse)
- EUR (euro)
- USD (dollar américain)
- GBP (livre sterling)
Conversion
Pour les dépenses en devises étrangères :
- La contre-valeur en CHF est calculée
- Le taux de change est enregistré
- Dans les rapports, tout est agrégé en CHF
Taux de change
Pour les dépenses enregistrées, le taux du jour de comptabilisation est utilisé. Si aucun taux n’est renseigné, Slonge Billing récupère automatiquement le taux du jour auprès de la Frankfurter API (gratuite, basée sur la BCE) et l’enregistre durablement dès que la dépense est comptabilisée.
Directement depuis le Smart Inbox
Les justificatifs en devise étrangère peuvent également être comptabilisés directement depuis le Smart Inbox :
- Dans le Smart Inbox, vous voyez le montant approximatif en CHF (p. ex.
EUR 45.00 ≈ CHF 48.50). - Si aucun taux n’est encore renseigné, un avertissement indique que le taux sera récupéré lors de la comptabilisation.
- Après la comptabilisation, la conversion est enregistrée de manière permanente dans la dépense.
Justificatifs (quittances)
Télécharger
- Ouvrez la dépense
- Cliquez sur Ajouter un justificatif
- Choisissez un fichier ou prenez une photo
- Formats pris en charge : JPG, PNG, PDF
Afficher
Les justificatifs peuvent être affichés et téléchargés dans la vue détaillée de la dépense.
OCR (reconnaissance de texte)
La reconnaissance de texte par IA (OCR) :
- Extrait le texte des justificatifs
- Reconnaît les montants et les dates
- Propose des catégories
Affectation aux projets
Associez les dépenses à des projets :
- Sélectionnez un projet lors de la création
- La dépense apparaît dans l’aperçu du projet
- Elle peut être prise en compte lors de la création de la facture
Fonctions associées
- Comptabilité – Comptabiliser les dépenses
- Projets – Dépenses liées aux projets
- Rapports – Analyses des dépenses
Questions fréquentes
Comment supprimer une dépense ?
Ouvrez la dépense et cliquez sur Supprimer. Les dépenses déjà comptabilisées devraient être annulées, et non supprimées.
Puis-je ajouter des justificatifs ultérieurement ?
Oui, ouvrez la dépense et téléchargez un justificatif.
Pourquoi la reconnaissance par IA ne fonctionne-t-elle pas ?
Vérifiez :
- La qualité de l’image (nette, bien éclairée)
- Votre abonnement (fonctions IA à partir du plan Standard)
- Le contingent IA mensuel
Comment exporter les dépenses ?
Utilisez la fonction d’export sous Rapports ou Comptabilité > Export.