Gestione delle spese

Registri le spese aziendali con giustificativi e assistenza AI.

Panoramica

La gestione delle spese offre:

• Acquisizione dei giustificativi: caricamento di foto delle ricevute
• Riconoscimento del testo tramite AI: estrazione automatica dei dati
• Categorizzazione: organizzazione delle spese per categoria
• Multivaluta: spese in diverse valute
• Assegnazione ai progetti: associazione delle spese ai progetti
• Riaddebito: le spese di progetto diventano una posizione sulla fattura al cliente
• Flusso di approvazione: approvazione facoltativa

Autorizzazioni

Registrare una spesa

Manualmente

1. Acceda a Spese
2. Faccia clic su Nuova spesa
3. Compili i campi:

4. Facoltativo: carichi un giustificativo
5. Faccia clic su Salva

Con l’acquisizione del giustificativo tramite AI

1. Faccia clic su Acquisisci giustificativo (📷)
2. Fotografi il giustificativo o carichi un’immagine
3. L’AI estrae automaticamente:
   • L’importo e la valuta
   • La data
   • Il fornitore
   • L’IVA (se riconoscibile)
   • Proposte di registrazione (conto di costi, codice IVA, conto di pagamento)
4. Verifichi e corregga i dati
5. Salvi la spesa

Oltre alle foto vengono letti anche i giustificativi PDF: un PDF digitale viene analizzato dal suo testo, uno scansionato dalla prima pagina convertita in immagine.

Nota: le funzioni AI richiedono il piano Standard o AI Pro.

Più giustificativi in una volta

Per un'intera pila di fatture fornitori, la pagina delle spese offre Scansiona lotto: fino a 20 immagini o PDF alla volta, seguiti da una pagina di verifica con una scheda per giustificativo che si riprende, scarta o riscansiona con un tasto.

Riprendere lì crea la spesa e la registra a giornale. Dettagli, limiti e quota: Scansione in blocco.

Contabilizzazione diretta

Durante l’acquisizione del giustificativo, l’opzione Contabilizza direttamente è attivata per impostazione predefinita. Sulla base del giustificativo, l’AI propone:

• Conto di costi: p. es. «Materiale d’ufficio», «Spese di viaggio», «Spese di rappresentanza»
• Codice IVA: p. es. V77 (7.7 %), V81 (8.1 %) o senza IVA
• Conto di pagamento: se viene riconosciuto un IBAN, viene proposto il conto bancario corrispondente

Può accettare le proposte o modificarle manualmente.

Protezione dei dati: i dati sensibili come e-mail, numeri di telefono, IBAN e numeri AVS vengono anonimizzati automaticamente prima dell’analisi tramite AI.

Tipi di spesa

Spese di materiale

Per le spese di materiale è possibile registrare anche:

• La quantità
• Il prezzo unitario
• L’unità (pz, kg, m, ecc.)

Stato delle spese

Flusso di approvazione

Se attivato:

1. Il collaboratore inoltra la spesa (stato: pending)
2. Il contabile/l’amministratore verifica e approva
3. Lo stato passa a «approved»
4. Dopo il rimborso: «reimbursed»

Categorie

Categorie predefinite

Durante la configurazione vengono create delle categorie predefinite:

• Materiale d’ufficio
• Spese di viaggio
• Software & IT
• Marketing
• Spese di rappresentanza
• Varie

Categorie personalizzate

In qualità di amministratore:

1. Acceda a Impostazioni > Categorie (oppure dalla pagina delle spese)
2. Crei nuove categorie con:
   • Un nome
   • Un’icona
   • Un colore

Multivaluta

Valute estere

Le spese possono essere registrate in diverse valute:

• CHF (franco svizzero)
• EUR (euro)
• USD (dollaro statunitense)
• GBP (sterlina britannica)

Conversione

Per le spese in valuta estera:

• Viene calcolato il controvalore in CHF
• Il tasso di cambio viene salvato
• Nei rapporti tutto viene aggregato in CHF

Tassi di cambio

Per le spese salvate viene utilizzato il tasso del giorno di contabilizzazione. Se non ne è registrato alcuno, Slonge Billing recupera automaticamente il tasso del giorno dalla Frankfurter API (gratuita, basata sulla BCE) e lo salva in modo permanente non appena la spesa viene contabilizzata.

Una conversione salvata appartiene a una sola combinazione di importo, valuta e data. Se in seguito modifichi uno di questi tre campi, il controvalore in CHF precedente viene scartato anziché lasciato a un tasso che non corrisponde più al giustificativo. Per una spesa riaddebitabile quell’importo è ciò che paga il cliente: registra quindi di nuovo il tasso prima di riaddebitarla.

Direttamente dallo Smart Inbox

I giustificativi in valuta estera possono essere contabilizzati anche direttamente dallo Smart Inbox:

• Nello Smart Inbox viene mostrato l’importo approssimativo in CHF (p. es. EUR 45.00 ≈ CHF 48.50).
• Se non è ancora registrato alcun tasso, una nota indica che il tasso verrà recuperato al momento della contabilizzazione.
• Dopo la contabilizzazione, la conversione viene salvata in modo permanente nella spesa.

Giustificativi (ricevute)

Caricare

1. Apra la spesa
2. Faccia clic su Aggiungi giustificativo
3. Scelga un file o scatti una foto
4. Formati supportati: JPG, PNG, PDF

Con la fotocamera del telefono

Sui dispositivi mobili, accanto al selettore di file compare l'azione Scatta foto. Apre direttamente la fotocamera del dispositivo; l'immagine viene allegata come giustificativo e — se il suo piano include le funzioni AI — letta subito, così importo, fornitore e data risultano già compilati.

Sul desktop l'azione non compare, perché aprirebbe soltanto la stessa finestra di dialogo dei file.

Visualizzare

I giustificativi possono essere visualizzati e scaricati nella vista dettagliata della spesa.

OCR (riconoscimento del testo)

Il riconoscimento del testo tramite AI (OCR):

• Estrae il testo dai giustificativi
• Riconosce gli importi e le date
• Propone delle categorie

Assegnazione ai progetti

Associ le spese ai progetti:

1. Selezioni un progetto durante la creazione
2. La spesa compare sulla pagina del progetto nella sezione Spese
3. Può essere considerata durante la creazione della fattura

Riaddebitare le spese al cliente

Una spesa sostenuta per un progetto può essere riaddebitata direttamente al cliente. Non la registri una seconda volta come costo del materiale: la stessa spesa è al tempo stesso il giustificativo che ha pagato e la posizione della fattura. Giustificativo, categoria, approvazione e contabilizzazione restano così su un unico record e non possono divergere.

Presupposti

• La spesa è assegnata a un progetto. Senza progetto non esiste un cliente da fatturare — l'interruttore compare solo dopo la selezione del progetto.
• Se la valuta della spesa differisce da quella del progetto, deve esistere il controvalore in CHF (vedi Conversione). Finché manca, l'interruttore resta disattivato con una nota esplicativa. Riaddebitare un importo in EUR come CHF sarebbe peggio che rifiutare il riaddebito.

Contrassegnare una spesa come fatturabile

1. Apra la spesa (Spese → Modifica) — oppure la registri direttamente nel progetto, sezione Spese
2. Selezioni il progetto
3. Attivi Riaddebitare al cliente
4. Facoltativo: imposti un importo da riaddebitare (vedi sotto)
5. Salvi

Nell'elenco delle spese ogni spesa fatturabile porta un contrassegno di stato colorato, e il riquadro sopra l'elenco indica quante spese fatturabili sono ancora aperte.

Importo da riaddebitare (sostituzione)

Se il campo resta vuoto, la spesa viene riaddebitata al prezzo di costo — l'importo registrato, o il controvalore in CHF in caso di valuta estera. L'importo da riaddebitare sostituisce quel valore:

Non esiste un concetto separato di margine o ricarico; l'importo da riaddebitare è l'unica leva.

Il giustificativo

Fotografi il giustificativo direttamente dal telefono (Scatta foto, vedi Giustificativi). Una spesa fatturabile senza giustificativo viene segnalata esplicitamente: viene addebitata al cliente, e il cliente può chiederne la prova.

Cosa compare sulla fattura

Le spese fatturabili ancora aperte di un progetto figurano nella panoramica della fatturazione del progetto e vengono riprese come posizione autonoma:

La posizione compare identica sul PDF, nella vista di stampa, nell'e-mail al cliente e nella fattura elettronica (UBL).

Le note non compaiono mai sulla fattura. Il campo Note è la vostra annotazione interna sulla vostra fattura fornitore — il cliente non la vede mai. Il cliente legge esclusivamente la descrizione.

Valuta: una spesa viene sempre riaddebitata nella valuta del progetto. Una spesa già registrata in quella valuta viene fatturata all'importo registrato; il controvalore in CHF viene usato solo se il progetto fattura effettivamente in CHF. Una spesa in una terza valuta — per la quale non esiste alcun importo nella valuta del progetto — non può essere riaddebitata.

Le spese rifiutate non vengono riaddebitate: se una spesa viene rifiutata nel processo di approvazione, il riaddebito viene disattivato e la spesa scompare dalle posizioni aperte del progetto.

IVA: le spese riprendono l'aliquota IVA della fattura; un'aliquota per singola posizione non è prevista.

I giustificativi non vengono allegati alla fattura. Restano sulla spesa e possono essere inviati separatamente al cliente in caso di necessità.

Stato e blocco

Non appena la spesa figura su una fattura, la sua sostanza è bloccata:

Sono bloccati descrizione, importo, valuta, controvalore in CHF, importo da riaddebitare, data e assegnazione al progetto — esattamente i campi stampati sulla fattura. Anche l'eliminazione è bloccata. Corregga una spesa errata con una nota di credito sulla fattura.

Inquadramento contabile (importante)

Una spesa riaddebitata compare due volte nei suoi numeri, ed è corretto così:

• come costo, perché l'ha pagata (la spesa),
• come ricavo, perché la addebita al cliente (la posizione di fattura).

È una partita doppia corretta, non un doppio conteggio. Il suo risultato non ne viene falsato: i due importi si compensano — resta esattamente il ricarico, se ha impostato un importo da riaddebitare superiore al costo. Ma fatturato e costi aumentano entrambi. Non si aspetti quindi che una spesa riaddebitata «sparisca» dal conto economico.

CLI e MCP

Gli stessi campi sono disponibili tramite la CLI e gli strumenti MCP:

slonge expense create --description "Treno Zurigo–Berna" --amount 92 --date 2026-08-04 \
  --project-id <id> --billable --billable-amount 95
slonge expense list --billable --billing-status unbilled

Vedi API & MCP.

Funzioni correlate

• Scansione in blocco – fino a 20 giustificativi in una volta
• Contabilità – Contabilizzare le spese
• Progetti – Spese legate ai progetti
• Rapporti – Analisi delle spese

Domande frequenti

Come elimino una spesa?

Apra la spesa e faccia clic su Elimina. Le spese già contabilizzate dovrebbero essere annullate, non eliminate. Una spesa già fatturata non può essere eliminata — appartiene a una fattura emessa.

Perché una spesa riaddebitata compare sia come costo sia come ricavo?

Perché è entrambe le cose: l'ha pagata (costo) e la addebita al cliente (ricavo). È una partita doppia corretta, non un doppio conteggio — vedi Inquadramento contabile.

Perché non riesco ad attivare Riaddebitare al cliente?

O la spesa non è assegnata ad alcun progetto, oppure è in una valuta diversa da quella del progetto e manca il controvalore in CHF. Completi la conversione: dopodiché l'interruttore diventa disponibile.

Posso aggiungere i giustificativi in un secondo momento?

Sì, apra la spesa e carichi un giustificativo.

Perché il riconoscimento tramite AI non funziona?

Verifichi:

• La qualità dell’immagine (nitida, ben illuminata)
• Il Suo abbonamento (funzioni AI a partire dal piano Standard)
• Il contingente AI mensile

Come esporto le spese?

Utilizzi la funzione di esportazione in Rapporti oppure Contabilità > Esporta.