Gestione delle spese
Registri le spese aziendali con giustificativi e assistenza AI.
Panoramica
La gestione delle spese offre:
- Acquisizione dei giustificativi: caricamento di foto delle ricevute
- Riconoscimento del testo tramite AI: estrazione automatica dei dati
- Categorizzazione: organizzazione delle spese per categoria
- Multivaluta: spese in diverse valute
- Assegnazione ai progetti: associazione delle spese ai progetti
- Flusso di approvazione: approvazione facoltativa
Autorizzazioni
| Ruolo | Spese proprie | Tutte le spese | Approvare |
|---|---|---|---|
| Collaboratore | ✅ | ❌ | ❌ |
| Contabile | ✅ | ✅ | ✅ |
| Amministratore | ✅ | ✅ | ✅ |
Registrare una spesa
Manualmente
- Acceda a Spese
- Faccia clic su Nuova spesa
- Compili i campi:
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Descrizione | Cosa è stato acquistato? | ✅ |
| Importo | Importo della spesa | ✅ |
| Valuta | CHF, EUR, USD, ecc. | ✅ |
| Data | Data di acquisto | ✅ |
| Categoria | Categoria di spesa | ❌ |
| Progetto | Riferimento al progetto (facoltativo) | ❌ |
| Fornitore | Venditore/prestatore | ❌ |
| Note | Informazioni aggiuntive | ❌ |
- Facoltativo: carichi un giustificativo
- Faccia clic su Salva
Con l’acquisizione del giustificativo tramite AI
- Faccia clic su Acquisisci giustificativo (📷)
- Fotografi il giustificativo o carichi un’immagine
- L’AI estrae automaticamente:
- L’importo e la valuta
- La data
- Il fornitore
- L’IVA (se riconoscibile)
- Proposte di registrazione (conto di costi, codice IVA, conto di pagamento)
- Verifichi e corregga i dati
- Salvi la spesa
Nota: le funzioni AI richiedono il piano Standard o AI Pro.
Contabilizzazione diretta
Durante l’acquisizione del giustificativo, l’opzione Contabilizza direttamente è attivata per impostazione predefinita. Sulla base del giustificativo, l’AI propone:
- Conto di costi: p. es. «Materiale d’ufficio», «Spese di viaggio», «Spese di rappresentanza»
- Codice IVA: p. es. V77 (7.7 %), V81 (8.1 %) o senza IVA
- Conto di pagamento: se viene riconosciuto un IBAN, viene proposto il conto bancario corrispondente
Può accettare le proposte o modificarle manualmente.
Protezione dei dati: i dati sensibili come e-mail, numeri di telefono, IBAN e numeri AVS vengono anonimizzati automaticamente prima dell’analisi tramite AI.
Tipi di spesa
| Tipo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| GENERAL | Spese generali | Materiale d’ufficio |
| MATERIAL | Materiale di progetto | Materiali da costruzione, hardware |
| TRAVEL | Spese di viaggio | Biglietti del treno, hotel |
| SERVICE | Prestazioni di servizi | Consulenza, manutenzione |
Spese di materiale
Per le spese di materiale è possibile registrare anche:
- La quantità
- Il prezzo unitario
- L’unità (pz, kg, m, ecc.)
Stato delle spese
| Stato | Significato |
|---|---|
| pending | Inoltrata, in attesa di verifica |
| approved | Approvata |
| rejected | Rifiutata |
| reimbursed | Rimborsata |
Flusso di approvazione
Se attivato:
- Il collaboratore inoltra la spesa (stato: pending)
- Il contabile/l’amministratore verifica e approva
- Lo stato passa a «approved»
- Dopo il rimborso: «reimbursed»
Categorie
Categorie predefinite
Durante la configurazione vengono create delle categorie predefinite:
- Materiale d’ufficio
- Spese di viaggio
- Software & IT
- Marketing
- Spese di rappresentanza
- Varie
Categorie personalizzate
In qualità di amministratore:
- Acceda a Impostazioni > Categorie (oppure dalla pagina delle spese)
- Crei nuove categorie con:
- Un nome
- Un’icona
- Un colore
Multivaluta
Valute estere
Le spese possono essere registrate in diverse valute:
- CHF (franco svizzero)
- EUR (euro)
- USD (dollaro statunitense)
- GBP (sterlina britannica)
Conversione
Per le spese in valuta estera:
- Viene calcolato il controvalore in CHF
- Il tasso di cambio viene salvato
- Nei rapporti tutto viene aggregato in CHF
Tassi di cambio
Per le spese salvate viene utilizzato il tasso del giorno di contabilizzazione. Se non ne è registrato alcuno, Slonge Billing recupera automaticamente il tasso del giorno dalla Frankfurter API (gratuita, basata sulla BCE) e lo salva in modo permanente non appena la spesa viene contabilizzata.
Direttamente dallo Smart Inbox
I giustificativi in valuta estera possono essere contabilizzati anche direttamente dallo Smart Inbox:
- Nello Smart Inbox viene mostrato l’importo approssimativo in CHF (p. es.
EUR 45.00 ≈ CHF 48.50). - Se non è ancora registrato alcun tasso, una nota indica che il tasso verrà recuperato al momento della contabilizzazione.
- Dopo la contabilizzazione, la conversione viene salvata in modo permanente nella spesa.
Giustificativi (ricevute)
Caricare
- Apra la spesa
- Faccia clic su Aggiungi giustificativo
- Scelga un file o scatti una foto
- Formati supportati: JPG, PNG, PDF
Visualizzare
I giustificativi possono essere visualizzati e scaricati nella vista dettagliata della spesa.
OCR (riconoscimento del testo)
Il riconoscimento del testo tramite AI (OCR):
- Estrae il testo dai giustificativi
- Riconosce gli importi e le date
- Propone delle categorie
Assegnazione ai progetti
Associ le spese ai progetti:
- Selezioni un progetto durante la creazione
- La spesa compare nella panoramica del progetto
- Può essere considerata durante la creazione della fattura
Funzioni correlate
- Contabilità – Contabilizzare le spese
- Progetti – Spese legate ai progetti
- Rapporti – Analisi delle spese
Domande frequenti
Come elimino una spesa?
Apra la spesa e faccia clic su Elimina. Le spese già contabilizzate dovrebbero essere annullate, non eliminate.
Posso aggiungere i giustificativi in un secondo momento?
Sì, apra la spesa e carichi un giustificativo.
Perché il riconoscimento tramite AI non funziona?
Verifichi:
- La qualità dell’immagine (nitida, ben illuminata)
- Il Suo abbonamento (funzioni AI a partire dal piano Standard)
- Il contingente AI mensile
Come esporto le spese?
Utilizzi la funzione di esportazione in Rapporti oppure Contabilità > Esporta.