Scansione in blocco

Carica fino a 20 giustificativi in una volta – come immagine o come PDF. L'IA li legge uno dopo l'altro, tu verifichi ogni proposta e la riprendi con un solo tasto.

Prima di tutto: Riprendi registra

La scansione in sé non scrive nulla nei tuoi numeri. Produce soltanto proposte.

Solo quando riprendi un giustificativo accadono entrambe le cose insieme:

1. Viene creata la spesa, con l'originale allegato come giustificativo.
2. La spesa viene registrata a giornale – in dare il conto di costo proposto, in avere il conto bancario 1020.

Non esiste quindi un passaggio intermedio in cui una spesa ripresa resta ancora da registrare. Se scarti un giustificativo, non viene creato né registrato nulla: è davvero un'operazione a vuoto.

Presupposti

I collaboratori senza autorizzazione alla registrazione vedono un avviso al posto della pagina e possono comunque acquisire i giustificativi uno alla volta con Nuova spesa.

Passo 1: caricare il lotto

1. Vai su Spese e clicca su Scansiona lotto – oppure apri direttamente /expenses/scan.
2. Trascina i file nell'area o selezionali. Su mobile è disponibile anche Scatta foto, che apre direttamente la fotocamera.
3. Sopra l'elenco vedi sempre 12 / 20 selezionati e quante scansioni la tua quota consente ancora questo mese.
4. Clicca su Avvia scansione.

Se selezioni più di 20 file, quelli in eccesso non vengono presi e la pagina indica quanti sono stati esclusi. Se un lotto è già in corso, non ne viene creato un secondo: la pagina segnala il lotto in corso. Riapri Scansiona lotto e quel lotto si apre automaticamente.

Passo 2: la scansione

I giustificativi vengono letti uno dopo l'altro, non tutti insieme. Non devi attendere la fine del lotto:

• L'avanzamento è in alto – 7 su 20 scansionati.
• I giustificativi pronti compaiono subito come scheda da verificare, mentre gli altri restano sotto come segnaposto.
• Puoi riprendere il giustificativo 1 mentre il 12 è ancora in scansione.

Se chiudi la scheda del browser, il lotto continua a essere scansionato in background. Riaprilo più tardi da Ultimi import nella pagina di scansione.

Passo 3: verificare e riprendere

Ogni giustificativo scansionato diventa una scheda:

• A sinistra l'originale – immagine o prima pagina del PDF. Apri l'originale mostra il file completo.
• A destra la proposta, completamente modificabile, con un indicatore di confidenza (Affidabile · Da verificare · Incerto).

Correggi ciò che non torna: viene salvato quello che sta nei campi, non quello che l'IA ha proposto. Se l'IA propone un conto che il tuo piano dei conti non contiene, la proposta resta visibile, così la sostituisci consapevolmente invece di perderla senza accorgertene.

Azioni

Scarta si può annullare per 5 secondi con Annulla; solo dopo l'azione viene inviata davvero. Riprendi non è reversibile: la spesa esiste ed è registrata. Correggila come qualsiasi altra registrazione tramite la Contabilità.

Scorciatoie da tastiera

Sono ciò che rende venti giustificativi il lavoro di un minuto invece di dieci:

Dopo una decisione il fuoco passa al giustificativo che prende il posto – puoi quindi tenere premuto A e percorrere il lotto dall'alto verso il basso. Dentro un campo di immissione i tasti non hanno effetto: lì si scrive normalmente.

Riscansionare con un'indicazione propria

Quando l'IA prende l'importo sbagliato, dille dov'è quello giusto. Riscansiona apre un campo di testo:

Il totale IVA inclusa si trova in basso a destra.

L'indicazione vale solo per questo giustificativo; la proposta viene scartata e ricostruita. Una riscansione è una chiamata IA aggiuntiva.

Cosa succede esattamente quando riprendi

1. La spesa viene creata con i campi della scheda.
2. Il file caricato viene allegato alla spesa come giustificativo.
3. Lo stato viene impostato: verbucht (registrata) in modalità solo, erfasst (acquisita) in modalità team.
4. Viene creata una registrazione a giornale con numero documento EXP-XXXXXXXX: in dare il conto di costo proposto, in avere il conto bancario 1020, in CHF.
5. L'operazione viene annotata nella pista di controllo.

Se manca un presupposto per la registrazione a giornale – nessun conto di costo corrispondente nel piano dei conti, nessun conto 1020, oppure nessun cambio disponibile per un giustificativo in valuta estera – la spesa viene comunque creata, ma senza registrazione a giornale. La registri poi a mano nella Contabilità.

Per i giustificativi in valuta estera il controvalore in CHF viene ricavato automaticamente al cambio del giorno della data del giustificativo al momento della ripresa (vedi Conversione).

Quota IA

Ogni giustificativo scansionato costa una chiamata IA, ogni riscansione un'altra. Un lotto di 20 file consuma quindi 20 chiamate della tua quota mensile.

La quota viene verificata in anticipo per l'intero lotto: se non copre tutti i file, il lotto viene rifiutato del tutto. Non viene caricato né avviato nulla – un lotto scansionato a metà sarebbe peggio di nessun lotto.

• La schermata di caricamento indica quanto resta: 384 scansioni su 500 rimaste questo mese.
• Se non basta per la selezione attuale, la pagina lo dice prima dell'avvio: Restano solo 5 scansioni: seleziona meno file.
• Quote, ricariche e azzeramento mensile sono descritti in Abbonamenti.

Giustificativi PDF

I giustificativi PDF ora vengono letti sia nel lotto sia nella scansione del singolo giustificativo:

• PDF digitali (con testo estraibile) – il testo viene analizzato direttamente. È veloce e preciso.
• PDF scansionati (un'immagine dentro un involucro PDF) – la prima pagina viene convertita in immagine e riconosciuta come una foto.

I PDF di più pagine vengono valutati dalla prima pagina: invia quindi possibilmente una fattura per file.

CLI e MCP

Gli stessi flussi sono disponibili tramite la CLI e gli strumenti MCP:

slonge expense scan fatture/*.pdf
slonge expense scan fatture/*.pdf --prompt "il totale IVA inclusa è in basso a destra"
slonge expense scan fatture/*.pdf --approve-all

slonge expense scans                              # ultimi lotti
slonge expense scan-status <batch-id>             # avanzamento e proposte
slonge expense scan-approve <batch-id> <item-id>
slonge expense scan-reject  <batch-id> <item-id>
slonge expense scan-rescan  <batch-id> <item-id> --prompt "l'importo è il secondo totale"

Valgono le stesse regole della dashboard: piano, quota, 20 file, un lotto alla volta – e scan-approve registra a giornale e richiede quindi il ruolo di contabile. Vedi API & MCP.

Domande frequenti

Posso annullare una ripresa?

No. La spesa esiste ed è registrata. Correggila come qualsiasi altra registrazione – oppure storna la registrazione a giornale nella Contabilità.

Un giustificativo non è riuscito – e adesso?

Prova Riscansiona, meglio con un'indicazione su dove si trova l'importo. Se non basta, acquisisci il giustificativo a mano con Nuova spesa; il file è già caricato e si può scaricare con Apri l'originale.

Perché il mio lotto viene rifiutato?

O è già in corso un lotto, oppure la quota IA mensile non copre tutti i file, oppure un file supera i 10 MB o ha un formato non supportato.

Perché non vedo Scansiona lotto?

La pagina è riservata alla contabilità, perché la ripresa registra a giornale. Senza questa autorizzazione acquisisci le spese una alla volta.

Cosa succede se chiudo il browser?

Il lotto termina la scansione in background. Riaprilo più tardi da Ultimi import e verifica con calma.

Chi vede i miei lotti?

In modalità team i collaboratori vedono solo i lotti che hanno caricato loro stessi, file compresi. Contabilità e amministrazione li vedono tutti. È la stessa regola che vale per le spese.

Funzioni correlate

• Spese – singoli giustificativi e spese riaddebitabili
• Smart Inbox – inviare giustificativi per e-mail
• Contabilità – giornale e piano dei conti
• Funzioni IA – le altre funzioni IA
• Abbonamenti – quote e piani