Gestione dei progetti
Organizza il tuo lavoro in progetti con story, registrazione del tempo, costi di materiale e spese.
Panoramica
Un progetto in Slonge Billing comprende:
- Story: attività o pacchetti di lavoro
- Registrazioni di tempo: ore di lavoro registrate
- Costi di materiale: materiali acquistati per il progetto
- Spese: costi sostenuti per il progetto, riaddebitabili al cliente
- Fatture: fatture generate
Autorizzazioni
| Ruolo | Visualizzare i progetti | Gestire i progetti |
|---|---|---|
| Collaboratore | ✅ | ❌ |
| Contabile | ✅ | ❌ |
| Amministratore | ✅ | ✅ |
I collaboratori e i contabili possono registrare il tempo, ma non possono creare né modificare progetti.
Creare un progetto
Esistono due modi per creare un progetto:
Creazione manuale
- Vai su Progetti
- Clicca su Nuovo progetto
- Compila il modulo:
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Cliente | Cliente assegnato | ✅ |
| Nome del progetto | Denominazione del progetto | ✅ |
| Descrizione | Descrizione dettagliata del progetto | ❌ |
| Tariffa oraria | Tariffa oraria standard (CHF) | ✅ |
| Valuta | Valuta del progetto (predefinita: CHF) | ✅ |
| Stato | active, completed, on-hold | ✅ |
- Clicca su Salva
Importare da un documento (IA)
Crea un progetto automaticamente a partire da una proposta di progetto, un’offerta o un piano di progetto:
- Vai su Progetti
- Clicca su Importa da documento
- Carica un file PDF o DOCX
- L’IA analizza il documento ed estrae:
- Nome e descrizione del progetto
- Dati del cliente (con corrispondenza automatica ai clienti esistenti)
- Tariffa oraria e budget
- Date di inizio e fine
- Attività/pacchetti di lavoro come story
- Verifica e modifica i dati estratti
- Seleziona le attività desiderate
- Clicca su Crea progetto
Corrispondenza automatica dei clienti: il sistema confronta il nome del cliente estratto con il tuo database clienti e propone i clienti corrispondenti. In caso di elevata concordanza (>70%), il cliente viene assegnato automaticamente.
Formati supportati: PDF, DOCX, TXT
Protezione dei dati: i dati sensibili (e-mail, numeri di telefono, IBAN) vengono anonimizzati automaticamente prima dell’analisi dell’IA.
Nota: questa funzione richiede il piano Standard o AI Pro.
Stato del progetto
| Stato | Significato |
|---|---|
| active | Progetto in corso, è possibile registrare il tempo |
| on-hold | Progetto in pausa |
| completed | Completato, non è più possibile registrare il tempo |
Modificare lo stato
- Apri il progetto
- Seleziona il nuovo stato
- Salva la modifica
Nota: se nelle impostazioni è attivata l’opzione «Approvazione per la chiusura del progetto», viene creata una richiesta di approvazione.
Modificare la tariffa oraria
Quando la tariffa contrattuale cambia a progetto in corso (p. es. da 125.– a 145.– all’ora), modificatela direttamente dalla pagina del progetto.
- Aprite il progetto
- Nella scheda Tariffa oraria cliccate su Modifica tariffa
- Inserite la nuova tariffa oraria
- Decidete cosa succede alle ore già registrate:
- Ricalcola le registrazioni di tempo aperte attivo: tutte le registrazioni non fatturate passano alla nuova tariffa
- Impostate In vigore dal: vengono ricalcolate solo le registrazioni a partire da quella data — ideale se il nuovo contratto inizia a progetto in corso
- Interruttore disattivato: la nuova tariffa vale solo per le ore registrate in seguito
- L’anteprima mostra, prima del salvataggio, quante registrazioni sono interessate e come cambia il valore del progetto
- Confermate con Modifica tariffa
Le ore già fatturate restano sempre invariate. Le registrazioni con stato Fatturato o Pagato, e qualsiasi registrazione già collegata a una fattura, non vengono mai ricalcolate — altrimenti gli importi delle fatture emesse divergerebbero.
Modificare una singola registrazione di tempo
Per le eccezioni (p. es. una consulenza scontata) potete impostare la tariffa per
singola registrazione: Modifica la registrazione → campo Tariffa. Se la
tariffa di una registrazione differisce da quella del progetto, l’elenco la mostra
come @ 145 CHF/h.
Non appena una registrazione di tempo è fatturata non può più essere modificata — nota compresa. Una fattura genera le sue posizioni dalle registrazioni di tempo: ore e tariffa danno l’importo, l’attività il testo della posizione e la nota la nota di posizione stampata sul documento. Una modifica successiva riscriverebbe una fattura già emessa. Modifica non viene quindi più offerto sulle registrazioni fatturate; correggete la fattura con una nota di credito.
Story (attività)
Le story suddividono un progetto in pacchetti di lavoro.
Creare una story
- Apri il progetto
- Clicca su Nuova story
- Inserisci:
- Il nome della story
- La descrizione (facoltativa)
- Le ore stimate (facoltative)
- Salva la story
Stato della story
| Stato | Significato |
|---|---|
| open | Aperta, è possibile registrare il lavoro |
| in_progress | In lavorazione |
| done | Completata |
Registrazione del tempo
Vedi Registrazione del tempo per i dettagli.
Registrazione rapida
- Apri una story
- Clicca su Registra tempo
- Inserisci data, ore e nota
- La tariffa oraria viene ripresa automaticamente dal progetto
Registrazioni di tempo per mese
All’interno di una story, le registrazioni di tempo sono raggruppate per mese. Ogni gruppo mensile può essere espanso e compresso; l’intestazione mostra il totale delle ore e l’importo totale del mese. All’apertura di una story, il mese corrente è espanso e i mesi precedenti sono compressi.
Costi di materiale
Registra i materiali acquistati per il progetto.
Aggiungere costi di materiale
- Apri il progetto
- Vai alla scheda Costi di materiale
- Clicca su Aggiungi
- Compila:
- La descrizione
- La quantità
- L’unità (pz, kg, m, ecc.)
- Il prezzo unitario
- L’aliquota IVA (facoltativa)
- Il fornitore (facoltativo)
- La data (predefinita: oggi) – impostala sulla data desiderata per costi ricorrenti come i canoni mensili di web hosting
Modificare o eliminare un costo del materiale
Ogni riga della tabella dei materiali dispone delle azioni Modifica ed Elimina – come per le registrazioni di tempo.
- Modifica apre il modulo precompilato con i valori attuali; salva le modifiche.
- Elimina rimuove la riga dopo una conferma. I costi del materiale già fatturati o pagati non possono essere eliminati, perché appartengono a una fattura emessa.
Fatturazione
I costi di materiale possono essere fatturati insieme alle registrazioni di tempo al momento della creazione di una fattura.
Spese
Le spese sono costi sostenuti per questo progetto – un biglietto del treno, un albergo, un corriere. La sezione Spese della pagina di dettaglio del progetto rispecchia la sezione materiale: tabella su desktop, righe a scheda su smartphone, modulo di registrazione integrato.
Registrare una spesa
- Apri il progetto
- Nella sezione Spese fai clic su Aggiungi spesa
- Fotografa il giustificativo (Scatta foto) oppure caricalo – importo, fornitore e data vengono riconosciuti automaticamente (funzioni AI dal piano Standard)
- Verifica descrizione, importo, valuta e data
- Facoltativo: attiva Riaddebitare al cliente e imposta un importo da riaddebitare diverso
- Salva
Ogni spesa mostra il proprio giustificativo come miniatura; un clic lo apre. Una spesa fatturabile senza giustificativo viene segnalata esplicitamente.
Modificare o eliminare
Modifica ed Elimina sono disponibili solo finché la spesa è ancora Aperta. Non appena figura su una fattura è bloccata – come le registrazioni di tempo e i costi di materiale.
Tutto sul riaddebito, sull'importo da riaddebitare, sulla regola della valuta e sull'inquadramento contabile: Riaddebitare le spese al cliente.
Panoramica della fatturazione
La panoramica della fatturazione della pagina di dettaglio del progetto raccoglie tutte le posizioni fatturabili del progetto – registrazioni di tempo, costi di materiale e spese fatturabili – e le suddivide in quattro stati:
| Riquadro | Significato |
|---|---|
| Aperto | non ancora su alcuna fattura |
| Pianificato | su una fattura con invio pianificato |
| Fatturato | su una fattura emessa |
| Pagato | la fattura è pagata |
La barra di avanzamento sottostante mostra gli stessi quattro stati come segmenti. I quattro riquadri insieme danno il valore complessivo del progetto – Pianificato incluso.
Accanto a essi si trova un quinto riquadro, Questo mese. Conta il mese civile in corso e non fa parte della suddivisione nei quattro stati.
Sotto ogni riquadro è indicata la composizione della cifra, ad esempio 12.5 h · materiale CHF 340 · spese CHF 180.
Dettagliare «Aperto»
Con Mostra dettaglio il riquadro Aperto si apre in una tabella delle posizioni aperte per mese (dal più recente): per ogni mese le ore con il relativo importo, i costi di materiale e le spese. Il piè di tabella somma i mesi e indica che questo totale corrisponde al riquadro Aperto. Se non corrisponde, il dettaglio lo dice esplicitamente – così la differenza si vede subito e non sulla fattura.
Creare una fattura da un progetto
Nella panoramica della fatturazione della pagina di dettaglio del progetto, Crea fattura avvia una fattura a partire dalle posizioni aperte. Il pulsante compare non appena c'è qualcosa di aperto – anche se sono soltanto spese.
Accanto al pulsante scegliete quale periodo fatturare:
- Tutte le posizioni aperte (predefinito): tutte le registrazioni di tempo, i costi di materiale e le spese fatturabili non ancora fatturati.
- Un singolo mese: solo le posizioni aperte di quel mese – ideale per fatturare mese per mese un mandato ricorrente.
L’elenco mostra tutti i mesi che hanno ancora posizioni aperte (dal più recente) – le spese contano con la loro data di spesa. Dopo la selezione, l’assistente di fatturazione apre la scelta delle posizioni già filtrata su quel mese. Lì potete ancora cambiare mese o deselezionare singole posizioni prima di creare la fattura.
Un mese va dal primo all’ultimo giorno – fa fede la data della registrazione di tempo, del costo del materiale o della spesa, non la data della fattura.
Panoramica del progetto
Nella pagina di dettaglio del progetto vedi:
- Riepilogo: totale delle ore, importo totale, non fatturato
- Story: tutte le attività con il relativo avanzamento
- Registrazioni di tempo: elenco di tutti i tempi registrati
- Costi di materiale: tutte le posizioni di materiale
- Spese: tutte le spese di progetto con giustificativo e stato di fatturazione
- Panoramica della fatturazione: Aperto / Pianificato / Fatturato / Pagato
- Fatture: fatture generate
Funzioni correlate
- Registrazione del tempo
- Fatturazione
- Spese – Spese legate al progetto e riaddebito
Domande frequenti
Posso copiare i progetti?
Al momento no. Devi creare un nuovo progetto.
Come trasferisco un progetto a un altro cliente?
Non è possibile. I progetti sono collegati in modo fisso ai clienti.
Cosa succede alle registrazioni di tempo quando si elimina un progetto?
Tutte le registrazioni di tempo vengono eliminate. Crea prima una fattura o un export.
Posso avere più tariffe orarie per progetto?
Sì. Ogni registrazione di tempo conserva la propria tariffa. Modificate la tariffa del progetto tramite Modifica tariffa (con data di riferimento facoltativa) oppure impostate la tariffa direttamente modificando una singola registrazione di tempo. Vedi Modificare la tariffa oraria.