Fatture fornitori
Gestite le fatture in entrata dei fornitori con flusso di approvazione, monitoraggio dei pagamenti e scansione assistita dall'AI.
Panoramica
Le fatture fornitori permettono:
- La registrazione delle fatture in entrata con le relative voci
- Lo scanner AI per l'estrazione automatica dei dati dalle immagini
- Il flusso di approvazione per un rilascio controllato
- Il monitoraggio dei pagamenti fino al saldo completo
- Gli allegati PDF per l'archiviazione dei giustificativi
Creare una fattura fornitore
Registrazione manuale
- Accedete a Fatture fornitori
- Cliccate su Nuova fattura
- Compilate:
- Fornitore: selezionare un fornitore esistente o crearne uno nuovo
- Numero di fattura: numero di riferimento del fornitore
- Data della fattura: data della fattura
- Data di scadenza: termine di pagamento
- Voci: articoli con importi e IVA
- Facoltativo: caricare un giustificativo PDF
Scanner AI (consigliato)
- Cliccate su Scan nella vista Fatture fornitori
- Caricate un'immagine o un PDF
- L'AI estrae automaticamente:
- Il fornitore (con suggerimento dei contatti esistenti)
- L'importo e la valuta
- La data della fattura e la data di scadenza
- L'IBAN e il numero di riferimento
- Le singole voci (quando riconoscibili)
- Indicatore di confidenza per ciascun campo:
- Alto (verde): l'AI è sicura, spesso direttamente acquisibile
- Medio (giallo): da verificare
- Basso (rosso): da completare o correggere manualmente
- Verificate, correggete e salvate
Formati supportati:
- JPG / PNG — foto di fatture cartacee o screenshot
- PDF — fatture fornitori ricevute direttamente (con o senza sezione pagamento QR svizzera)
- Fatture QR svizzere vengono riconosciute in modo ottimale — il codice QR viene letto e fornisce destinatario, importo, riferimento e scadenza senza interpretazione da parte dell'AI
Abbinamento dei fornitori:
L'AI confronta il fornitore estratto con i vostri contatti esistenti (abbinamento approssimativo su nome + IBAN). Quando trova una corrispondenza con confidenza elevata, il contatto viene collegato automaticamente. In caso contrario, viene proposto un nuovo fornitore, che potete creare con un clic.
Flusso degli stati
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| In sospeso | Appena registrata, in attesa di approvazione |
| Approvato | Rilasciata per il pagamento |
| Scaduto | Data di scadenza superata |
| Pagato | Saldata integralmente |
Schede e filtri
- Tutte: tutte le fatture fornitori
- In sospeso: in attesa di approvazione
- Approvato: pronte per il pagamento
- Scaduto: termine di pagamento mancato (contrassegnate in rosso)
- Pagato: completate
Approvazione e pagamento
Approvare una fattura
- Aprite una fattura in sospeso
- Verificate i dettagli
- Cliccate su Approva
Registrare un pagamento
- Aprite una fattura approvata
- Cliccate su Registra pagamento
- Inserite:
- La data di pagamento
- L'importo (pagamento parziale possibile)
- Il conto di pagamento
- In caso di pagamento integrale, lo stato passa a Pagato
Contabilizzazione
Le fatture fornitori approvate possono essere contabilizzate direttamente:
- Conto costi proposto (in base al fornitore/alla categoria)
- Codice IVA rilevato automaticamente
- Conto creditori come contropartita
Buone pratiche
- Utilizzare lo scanner: fa risparmiare tempo e riduce gli errori di battitura
- Registrare subito: scansionare le fatture non appena arrivano
- Tenere d'occhio le scadenze: le fatture scadute vengono evidenziate in rosso
- Archiviare i PDF: allegare sempre il giustificativo originale