Factures fournisseurs
Gérez les factures entrantes de vos fournisseurs avec un flux de validation, le suivi des paiements et la numérisation assistée par IA.
Aperçu
Les factures fournisseurs permettent:
- La saisie des factures entrantes avec leurs lignes
- Le scanner IA pour l'extraction automatique des données à partir d'images
- Le flux de validation pour une libération contrôlée
- Le suivi des paiements jusqu'au règlement complet
- Les pièces jointes PDF pour l'archivage des justificatifs
Créer une facture fournisseur
Saisie manuelle
- Accédez à Factures fournisseurs
- Cliquez sur Nouvelle facture
- Remplissez:
- Fournisseur: choisir un fournisseur existant ou en créer un nouveau
- Numéro de facture: numéro de référence du fournisseur
- Date de facture: date de la facture
- Date d'échéance: délai de paiement
- Lignes: articles avec montants et TVA
- Facultatif: téléverser un justificatif PDF
Scanner IA (recommandé)
- Cliquez sur Scan dans la vue Factures fournisseurs
- Téléversez une image ou un PDF
- L'IA extrait automatiquement:
- Le fournisseur (avec suggestion des contacts existants)
- Le montant et la monnaie
- La date de facture et la date d'échéance
- L'IBAN et le numéro de référence
- Les lignes individuelles (lorsqu'elles sont reconnaissables)
- Indicateur de confiance par champ:
- Élevé (vert): l'IA est sûre, souvent directement reprenable
- Moyen (jaune): à contrôler
- Faible (rouge): à compléter ou corriger manuellement
- Vérifiez, corrigez et enregistrez
Formats pris en charge:
- JPG / PNG — photos de factures papier ou captures d'écran
- PDF — factures fournisseurs reçues directement (avec ou sans section paiement QR suisse)
- Factures QR suisses sont reconnues de manière optimale — le code QR est lu et fournit le destinataire, le montant, la référence et l'échéance sans interprétation par l'IA
Rapprochement des fournisseurs:
L'IA compare le fournisseur extrait à vos contacts existants (rapprochement approximatif sur le nom + l'IBAN). Lorsqu'elle trouve une correspondance avec un niveau de confiance élevé, le contact est lié automatiquement. Sinon, un nouveau fournisseur est proposé, que vous pouvez créer en un clic.
Flux de statuts
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | Nouvellement saisie, en attente de validation |
| Approuvé | Libérée pour le paiement |
| En retard | Date d'échéance dépassée |
| Payé | Réglée intégralement |
Onglets et filtres
- Tous: toutes les factures fournisseurs
- En attente: en attente de validation
- Approuvé: prêtes pour le paiement
- En retard: délai de paiement dépassé (marquées en rouge)
- Payé: terminées
Validation et paiement
Approuver une facture
- Ouvrez une facture en attente
- Vérifiez les détails
- Cliquez sur Approuver
Enregistrer un paiement
- Ouvrez une facture approuvée
- Cliquez sur Enregistrer le paiement
- Saisissez:
- La date de paiement
- Le montant (paiement partiel possible)
- Le compte de paiement
- Lors d'un paiement intégral, le statut passe à Payé
Comptabilisation
Les factures fournisseurs approuvées peuvent être comptabilisées directement:
- Compte de charges proposé (en fonction du fournisseur/de la catégorie)
- Code TVA détecté automatiquement
- Compte créanciers comme contre-écriture
Bonnes pratiques
- Utiliser le scanner: gagne du temps et réduit les fautes de frappe
- Saisir immédiatement: scanner les factures dès leur réception
- Surveiller les échéances: les factures en retard sont mises en évidence en rouge
- Archiver les PDF: toujours joindre le justificatif d'origine