Gestion des projets
Organisez votre travail en projets avec des stories, le suivi du temps, les coûts de matériel et les frais.
Aperçu
Un projet dans Slonge Billing comprend :
- Stories : tâches ou lots de travail
- Saisies de temps : heures de travail enregistrées
- Coûts de matériel : matériaux achetés pour le projet
- Frais : dépenses engagées pour le projet, refacturables au client
- Factures : factures générées
Autorisations
| Rôle | Afficher les projets | Gérer les projets |
|---|---|---|
| Collaborateur | ✅ | ❌ |
| Comptable | ✅ | ❌ |
| Administrateur | ✅ | ✅ |
Les collaborateurs et les comptables peuvent saisir du temps, mais ne peuvent pas créer ni modifier de projets.
Créer un projet
Il existe deux manières de créer un projet :
Création manuelle
- Accédez à Projets
- Cliquez sur Nouveau projet
- Remplissez le formulaire :
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Client | Client attribué | ✅ |
| Nom du projet | Désignation du projet | ✅ |
| Description | Description détaillée du projet | ❌ |
| Tarif horaire | Tarif horaire standard (CHF) | ✅ |
| Monnaie | Monnaie du projet (par défaut : CHF) | ✅ |
| Statut | active, completed, on-hold | ✅ |
- Cliquez sur Enregistrer
Importer depuis un document (IA)
Créez un projet automatiquement à partir d’une proposition de projet, d’une offre ou d’un plan de projet :
- Accédez à Projets
- Cliquez sur Importer depuis un document
- Téléversez un fichier PDF ou DOCX
- L’IA analyse le document et en extrait :
- Le nom et la description du projet
- Les données du client (avec mise en correspondance automatique des clients existants)
- Le tarif horaire et le budget
- Les dates de début et de fin
- Les tâches/lots de travail sous forme de stories
- Vérifiez et modifiez les données extraites
- Sélectionnez les tâches souhaitées
- Cliquez sur Créer le projet
Mise en correspondance automatique des clients : le système compare le nom du client extrait avec votre base de données clients et propose les clients correspondants. En cas de forte concordance (>70 %), le client est attribué automatiquement.
Formats pris en charge : PDF, DOCX, TXT
Protection des données : les données sensibles (e-mails, numéros de téléphone, IBAN) sont automatiquement anonymisées avant l’analyse par l’IA.
Remarque : cette fonction nécessite le plan Standard ou AI Pro.
Statut du projet
| Statut | Signification |
|---|---|
| active | Projet en cours, le temps peut être saisi |
| on-hold | Projet en pause |
| completed | Terminé, plus aucune saisie de temps possible |
Modifier le statut
- Ouvrez le projet
- Sélectionnez le nouveau statut
- Enregistrez la modification
Remarque : si l’option « Approbation pour la clôture de projet » est activée dans les paramètres, une demande d’approbation est créée.
Modifier le tarif horaire
Lorsque le tarif contractuel change en cours de projet (p. ex. de 125.– à 145.– de l’heure), ajustez-le directement depuis la page du projet.
- Ouvrez le projet
- Sur la tuile Tarif horaire, cliquez sur Modifier le tarif
- Saisissez le nouveau tarif horaire
- Décidez du sort des heures déjà saisies :
- Recalculer les saisies de temps ouvertes activé : toutes les saisies non facturées passent au nouveau tarif
- Renseignez En vigueur dès le : seules les saisies à partir de cette date sont recalculées — idéal si le nouveau contrat démarre en cours de projet
- Interrupteur désactivé : le nouveau tarif s’applique uniquement aux heures saisies ensuite
- L’aperçu indique, avant l’enregistrement, combien de saisies sont concernées et comment la valeur du projet évolue
- Confirmez avec Modifier le tarif
Les heures déjà facturées restent toujours inchangées. Les saisies au statut Facturé ou Payé, ainsi que toute saisie déjà rattachée à une facture, ne sont jamais recalculées — sinon les montants des factures émises divergeraient.
Ajuster une saisie de temps individuelle
Pour les exceptions (p. ex. un entretien de conseil à tarif réduit), vous pouvez
définir le tarif par saisie : Modifier la saisie → champ Tarif. Si le tarif
d’une saisie diffère du tarif du projet, la liste l’affiche sous la forme
@ 145 CHF/h.
Dès qu’une saisie de temps est facturée, elle ne peut plus être modifiée — la note comprise. Une facture affiche ses positions à partir des saisies de temps : les heures et le tarif donnent le montant, la tâche le libellé de la position et la note la note de position imprimée sur le document. Une modification ultérieure réécrirait une facture déjà émise. Modifier n’est donc plus proposé sur les saisies facturées ; corrigez la facture avec une note de crédit.
Stories (tâches)
Les stories subdivisent un projet en lots de travail.
Créer une story
- Ouvrez le projet
- Cliquez sur Nouvelle story
- Saisissez :
- Le nom de la story
- La description (facultatif)
- Les heures estimées (facultatif)
- Enregistrez la story
Statut de la story
| Statut | Signification |
|---|---|
| open | Ouverte, le travail peut être saisi |
| in_progress | En cours de traitement |
| done | Terminée |
Suivi du temps
Voir Suivi du temps pour plus de détails.
Saisie rapide
- Ouvrez une story
- Cliquez sur Saisir le temps
- Saisissez la date, les heures et une note
- Le tarif horaire est automatiquement repris du projet
Saisies de temps par mois
À l’intérieur d’une story, les saisies de temps sont regroupées par mois. Chaque groupe mensuel peut être déplié et replié ; l’en-tête affiche le total des heures et le montant total du mois. À l’ouverture d’une story, le mois en cours est déplié et les mois antérieurs sont repliés.
Coûts de matériel
Enregistrez les matériaux achetés pour le projet.
Ajouter des coûts de matériel
- Ouvrez le projet
- Allez dans l’onglet Coûts de matériel
- Cliquez sur Ajouter
- Remplissez :
- La description
- La quantité
- L’unité (pce, kg, m, etc.)
- Le prix unitaire
- Le taux de TVA (facultatif)
- Le fournisseur (facultatif)
- La date (par défaut : aujourd’hui) – à définir sur la date souhaitée pour les coûts récurrents tels que les frais d’hébergement web mensuels
Modifier ou supprimer un coût de matériel
Chaque ligne du tableau de matériel dispose des actions Modifier et Supprimer – comme pour les saisies de temps.
- Modifier ouvre le formulaire pré-rempli avec les valeurs actuelles ; enregistrez vos modifications.
- Supprimer retire la ligne après confirmation. Les coûts de matériel déjà facturés ou payés ne peuvent pas être supprimés, car ils appartiennent à une facture émise.
Facturation
Les coûts de matériel peuvent être facturés avec les saisies de temps lors de la création d’une facture.
Frais
Les frais sont des dépenses engagées pour ce projet – un billet de train, un hôtel, un coursier. La section Frais de la page de détail du projet reprend la structure de la section matériel : tableau sur ordinateur, lignes en cartes sur téléphone, formulaire de saisie intégré.
Saisir un frais
- Ouvrez le projet
- Dans la section Frais, cliquez sur Ajouter des frais
- Photographiez le justificatif (Prendre une photo) ou téléversez-le – montant, fournisseur et date sont reconnus automatiquement (fonctions IA à partir du forfait Standard)
- Vérifiez la description, le montant, la monnaie et la date
- Facultatif : activez Refacturer au client et définissez un montant à refacturer différent
- Enregistrez
Chaque frais affiche son justificatif en miniature ; un clic l’ouvre. Un frais facturable sans justificatif est signalé explicitement.
Modifier ou supprimer
Modifier et Supprimer ne sont disponibles que tant que le frais est encore Ouvert. Dès qu’il figure sur une facture, il est verrouillé – comme les saisies de temps et les coûts de matériel.
Tout sur la refacturation, le montant à refacturer, la règle de monnaie et le traitement comptable : Refacturer des frais au client.
Aperçu de la facturation
L’aperçu de la facturation de la page de détail du projet regroupe toutes les positions facturables du projet – saisies de temps, coûts de matériel et frais facturables – et les répartit sur quatre états :
| Tuile | Signification |
|---|---|
| Ouvert | sur aucune facture pour l’instant |
| Planifié | sur une facture dont l’envoi est planifié |
| Facturé | sur une facture émise |
| Payé | la facture est payée |
La barre de progression en dessous montre les mêmes quatre états sous forme de segments. Les quatre tuiles réunies donnent la valeur totale du projet – Planifié inclus.
Une cinquième tuile, Ce mois-ci, figure à côté. Elle compte le mois civil en cours et ne fait pas partie de la répartition en quatre états.
Sous chaque tuile figure la composition du chiffre, par exemple 12.5 h · matériel CHF 340 · frais CHF 180.
Détailler « Ouvert »
Afficher le détail déploie la tuile Ouvert en un tableau des positions ouvertes par mois (le plus récent en premier) : par mois les heures et leur montant, les coûts de matériel et les frais. Le pied de tableau additionne les mois et indique que ce total correspond à la tuile Ouvert. Si ce n’est pas le cas, le détail le dit explicitement – vous voyez donc l’écart immédiatement, et non sur la facture.
Créer une facture à partir d’un projet
Dans l’aperçu de la facturation de la page de détail du projet, Créer une facture lance une facture à partir des positions ouvertes. Le bouton apparaît dès que quelque chose est ouvert – même s’il ne s’agit que de frais.
À côté du bouton, vous choisissez la période à facturer :
- Toutes les positions ouvertes (par défaut) : toutes les saisies de temps, tous les coûts de matériel et tous les frais facturables non encore facturés.
- Un seul mois : uniquement les positions ouvertes de ce mois – idéal pour facturer un mandat récurrent mois par mois.
La liste déroulante affiche tous les mois comportant encore des positions ouvertes (le plus récent en premier) – les frais y comptent avec leur date de dépense. L’assistant de facturation ouvre ensuite la sélection des positions déjà filtrée sur ce mois. Vous pouvez encore y changer de mois ou désélectionner certaines positions avant de créer la facture.
Un mois va de son premier à son dernier jour – c’est la date de la saisie de temps, du coût de matériel ou du frais qui compte, pas la date de la facture.
Aperçu du projet
Sur la page de détail du projet, vous voyez :
- Résumé : total des heures, montant total, non facturé
- Stories : toutes les tâches avec leur avancement
- Saisies de temps : liste de tous les temps enregistrés
- Coûts de matériel : toutes les positions de matériel
- Frais : toutes les dépenses du projet avec justificatif et statut de facturation
- Aperçu de la facturation : Ouvert / Planifié / Facturé / Payé
- Factures : factures générées
Fonctions associées
- Suivi du temps
- Facturation
- Dépenses – Dépenses liées au projet et refacturation
Questions fréquentes
Puis-je copier des projets ?
Pas pour le moment. Vous devez créer un nouveau projet.
Comment transférer un projet à un autre client ?
Ce n’est pas possible. Les projets sont liés de manière fixe aux clients.
Qu’advient-il des saisies de temps lors de la suppression d’un projet ?
Toutes les saisies de temps sont supprimées en même temps. Créez au préalable une facture ou un export.
Puis-je avoir plusieurs tarifs horaires par projet ?
Oui. Chaque saisie de temps conserve son propre tarif. Modifiez le tarif du projet via Modifier le tarif (avec une date de référence facultative) ou définissez le tarif directement en modifiant une saisie de temps. Voir Modifier le tarif horaire.