Projektverwaltung

Organisieren Sie Ihre Arbeit in Projekten mit Stories, Zeiterfassung, Materialkosten und Spesen.

Übersicht

Ein Projekt in Slonge Billing umfasst:

• Stories: Aufgaben oder Arbeitspakete
• Zeiteinträge: Erfasste Arbeitsstunden
• Materialkosten: Eingekaufte Materialien für das Projekt
• Spesen: Ausgaben für das Projekt, optional an den Kunden weiterverrechnet
• Rechnungen: Generierte Rechnungen

Berechtigungen

Mitarbeiter und Buchhalter können Zeit erfassen, aber keine Projekte erstellen oder ändern.

Projekt erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Projekt zu erstellen:

Manuell erstellen

1. Navigieren Sie zu Projekte
2. Klicken Sie auf Neues Projekt
3. Füllen Sie das Formular aus:

4. Klicken Sie auf Speichern

Aus Dokument importieren (KI)

Erstellen Sie ein Projekt automatisch aus einem Projektangebot, Offerte oder Projektplan:

1. Navigieren Sie zu Projekte
2. Klicken Sie auf Aus Dokument importieren
3. Laden Sie ein PDF oder DOCX hoch
4. Die KI analysiert das Dokument und extrahiert:
   • Projektname und Beschreibung
   • Kundendaten (mit automatischer Zuordnung zu bestehenden Kunden)
   • Stundensatz und Budget
   • Start- und Enddatum
   • Aufgaben/Arbeitspakete als Stories
5. Prüfen und bearbeiten Sie die extrahierten Daten
6. Wählen Sie die gewünschten Aufgaben aus
7. Klicken Sie auf Projekt erstellen

Automatische Kundenzuordnung: Das System vergleicht den extrahierten Kundennamen mit Ihrer Kundendatenbank und schlägt passende Kunden vor. Bei hoher Übereinstimmung (>70%) wird der Kunde automatisch zugeordnet.

Unterstützte Formate: PDF, DOCX, TXT

Datenschutz: Sensible Daten (E-Mails, Telefonnummern, IBANs) werden vor der KI-Analyse automatisch anonymisiert.

Hinweis: Diese Funktion erfordert den Standard- oder AI Pro-Plan.

Projektstatus

Status ändern

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Wählen Sie den neuen Status
3. Speichern Sie die Änderung

Hinweis: Falls in den Einstellungen "Genehmigung für Projektabschluss" aktiviert ist, wird ein Genehmigungsantrag erstellt.

Stundensatz ändern

Wenn sich der Vertragssatz während eines laufenden Projekts ändert (z. B. von 125.– auf 145.– pro Stunde), passen Sie ihn direkt in der Projektansicht an.

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Klicken Sie auf der Kachel Stundensatz auf Satz ändern
3. Geben Sie den neuen Stundensatz ein
4. Entscheiden Sie, ob bereits erfasste Stunden mit angepasst werden sollen:
   • Bestehende offene Zeiteinträge anpassen aktiviert: alle noch nicht verrechneten Einträge erhalten den neuen Satz
   • Gültig ab setzen: nur Einträge ab diesem Datum werden angepasst — ideal, wenn der neue Vertrag mitten im Projekt beginnt
   • Schalter deaktiviert: der neue Satz gilt nur für neu erfasste Stunden
5. Die Vorschau zeigt vor dem Speichern, wie viele Einträge betroffen sind und wie sich der Projektwert verändert
6. Bestätigen Sie mit Satz ändern

Bereits verrechnete Stunden bleiben immer unverändert. Einträge mit dem Status Verrechnet oder Bezahlt sowie Einträge, die bereits auf einer Rechnung stehen, werden nie neu bewertet — sonst würden Rechnungsbeträge nachträglich abweichen.

Einzelnen Zeiteintrag anpassen

Für Ausnahmen (z. B. ein vergünstigter Beratungstermin) können Sie den Satz auch pro Zeiteintrag setzen: Zeiteintrag Bearbeiten → Feld Satz. Weicht der Satz eines Eintrags vom Projektsatz ab, wird er in der Liste mit @ 145 CHF/h ausgewiesen.

Sobald ein Zeiteintrag verrechnet ist, lässt er sich nicht mehr ändern — auch die Notiz nicht. Eine Rechnung stellt ihre Positionen aus den Zeiteinträgen dar: Stunden und Satz ergeben den Betrag, die Aufgabe den Positionstext, die Notiz die Positionsnotiz auf dem Dokument. Eine nachträgliche Änderung würde eine bereits ausgestellte Rechnung umschreiben. Die Schaltfläche Bearbeiten wird bei verrechneten Einträgen daher nicht mehr angeboten; korrigieren Sie die Rechnung stattdessen mit einer Gutschrift.

Stories (Aufgaben)

Stories unterteilen ein Projekt in Arbeitspakete.

Story erstellen

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Klicken Sie auf Neue Story
3. Geben Sie ein:
   • Name der Story
   • Beschreibung (optional)
   • Geschätzte Stunden (optional)
4. Speichern Sie die Story

Story-Status

Zeiterfassung

Siehe Zeiterfassung für Details.

Schnellerfassung

1. Öffnen Sie eine Story
2. Klicken Sie auf Zeit erfassen
3. Geben Sie Datum, Stunden und Notiz ein
4. Der Stundensatz wird automatisch vom Projekt übernommen

Zeiteinträge nach Monat

Innerhalb einer Story sind die Zeiteinträge nach Monat gruppiert. Jede Monatsgruppe lässt sich ein- und ausklappen; der Kopf zeigt die Gesamtstunden und den Gesamtbetrag des Monats. Beim Öffnen einer Story ist der aktuelle Monat aufgeklappt, ältere Monate sind eingeklappt.

Materialkosten

Erfassen Sie Materialien, die für das Projekt eingekauft wurden.

Materialkosten hinzufügen

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Gehen Sie zum Tab Materialkosten
3. Klicken Sie auf Hinzufügen
4. Füllen Sie aus:
   • Beschreibung
   • Menge
   • Einheit (Stk., kg, m, etc.)
   • Einzelpreis
   • MwSt-Satz (optional)
   • Lieferant (optional)
   • Datum (Standard: heute) – z.B. für wiederkehrende Kosten wie monatliche Webhosting-Gebühren auf das gewünschte Datum setzen

Materialkosten bearbeiten oder löschen

In der Materialtabelle hat jede Position die Aktionen Bearbeiten und Löschen – wie bei den Zeiteinträgen.

• Bearbeiten öffnet das Formular mit den bestehenden Werten; speichern Sie die Änderungen.
• Löschen entfernt die Position nach einer Rückfrage. Bereits verrechnete oder bezahlte Materialkosten lassen sich nicht löschen, da sie zu einer ausgestellten Rechnung gehören.

Abrechnung

Materialkosten können bei der Rechnungserstellung zusammen mit Zeiteinträgen abgerechnet werden.

Spesen

Spesen sind Ausgaben, die für dieses Projekt angefallen sind – Bahnbillett, Hotel, Kurierdienst. Der Abschnitt Spesen auf der Projektdetailseite ist wie der Materialabschnitt aufgebaut: Tabelle auf dem Desktop, Kartenzeilen auf dem Smartphone, Erfassungsformular direkt darin.

Spese erfassen

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Klicken Sie im Abschnitt Spesen auf Spese erfassen
3. Beleg fotografieren (Foto aufnehmen) oder hochladen – Betrag, Lieferant und Datum werden automatisch erkannt (KI-Funktionen ab Standard-Plan)
4. Prüfen Sie Beschreibung, Betrag, Währung und Datum
5. Optional An Kunde verrechnen aktivieren und einen abweichenden Verrechnungsbetrag setzen
6. Speichern

Jede Spese zeigt ihren Beleg als Vorschaubild; ein Klick öffnet ihn. Eine verrechenbare Spese ohne Beleg wird ausdrücklich markiert.

Bearbeiten oder löschen

Bearbeiten und Löschen stehen nur zur Verfügung, solange die Spese den Status Offen hat. Sobald sie auf einer Rechnung steht, ist sie gesperrt – wie Zeiteinträge und Materialkosten auch.

Alles zur Weiterverrechnung, zum Verrechnungsbetrag, zum Währungsvorbehalt und zur buchhalterischen Einordnung: Spesen an Kunden weiterverrechnen.

Abrechnungsübersicht

Die Abrechnungsübersicht auf der Projektdetailseite fasst alle verrechenbaren Positionen des Projekts zusammen – Zeiteinträge, Materialkosten und verrechenbare Spesen – und teilt sie auf vier Zustände auf:

Die Fortschrittsleiste darunter zeigt dieselben vier Zustände als Segmente. Die vier Kacheln zusammen ergeben den gesamten Projektwert – Geplant eingeschlossen.

Daneben steht eine fünfte Kachel Diesen Monat. Sie zählt den laufenden Kalendermonat und gehört nicht zur Vierer-Aufteilung.

Unter jeder Kachel steht, woraus die Zahl besteht, zum Beispiel 12.5 h · Material CHF 340 · Spesen CHF 180.

«Offen» aufschlüsseln

Mit Aufschlüsselung anzeigen öffnet die Kachel Offen eine Tabelle der offenen Positionen nach Monat (neuester Monat zuerst): pro Monat die Stunden mit ihrem Betrag, die Materialkosten und die Spesen. Die Fusszeile summiert alle Monate und weist aus, dass diese Summe der Kachel Offen entspricht. Weicht sie ab, sagt die Aufschlüsselung das ausdrücklich – dann sehen Sie die Differenz sofort und nicht erst auf der Rechnung.

Rechnung aus einem Projekt erstellen

In der Abrechnungsübersicht auf der Projektdetailseite starten Sie mit Rechnung erstellen eine Rechnung aus den offenen Positionen. Die Schaltfläche erscheint, sobald überhaupt etwas offen ist – auch wenn das nur Spesen sind.

Daneben wählen Sie, welcher Zeitraum verrechnet werden soll:

• Alle offenen Positionen (Standard): alle noch nicht verrechneten Zeiteinträge, Materialkosten und verrechenbaren Spesen.
• Ein einzelner Monat: nur die offenen Positionen dieses Monats – ideal für die monatliche Abrechnung eines laufenden Mandats.

Zur Auswahl stehen alle Monate, in denen noch offene Positionen vorhanden sind (neueste zuerst) – Spesen zählen dabei mit ihrem Ausgabendatum mit. Nach der Auswahl öffnet der Rechnungsassistent die Positionsauswahl bereits auf diesen Monat gefiltert. Dort können Sie den Monat noch wechseln oder einzelne Positionen abwählen, bevor die Rechnung erstellt wird.

Ein Monat umfasst dabei den ersten bis letzten Tag des Monats – massgebend ist das Datum des Zeiteintrags, der Materialkosten bzw. der Spese, nicht das Rechnungsdatum.

Projektübersicht

Auf der Projektdetailseite sehen Sie:

• Zusammenfassung: Gesamtstunden, Gesamtbetrag, nicht abgerechnet
• Stories: Alle Aufgaben mit Fortschritt
• Zeiteinträge: Liste aller erfassten Zeiten
• Materialkosten: Alle Materialpositionen
• Spesen: Alle Projektausgaben mit Beleg und Verrechnungsstatus
• Abrechnungsübersicht: Offen / Geplant / Verrechnet / Bezahlt
• Rechnungen: Generierte Rechnungen

Verwandte Funktionen

• Zeiterfassung
• Rechnungen
• Ausgaben – Projektbezogene Ausgaben und Weiterverrechnung

Häufige Fragen

Kann ich Projekte kopieren?

Aktuell nicht. Sie müssen ein neues Projekt erstellen.

Wie übertrage ich ein Projekt an einen anderen Kunden?

Das ist nicht möglich. Projekte sind fest an Kunden gebunden.

Was passiert mit Zeiteinträgen bei Projektlöschung?

Alle Zeiteinträge werden mitgelöscht. Erstellen Sie vorher eine Rechnung oder einen Export.

Kann ich mehrere Stundensätze pro Projekt haben?

Ja. Jeder Zeiteintrag speichert seinen eigenen Satz. Ändern Sie den Projektsatz über Satz ändern (optional mit Stichtag) oder setzen Sie den Satz direkt beim Bearbeiten eines einzelnen Zeiteintrags. Siehe Stundensatz ändern.