Stapel-Scan

Laden Sie bis zu 20 Belege aufs Mal hoch – als Bild oder als PDF. Die KI liest sie nacheinander aus, Sie prüfen jeden Vorschlag und übernehmen ihn mit einem Tastendruck.

Das Wichtigste zuerst: Übernehmen bucht

Der Scan selbst schreibt nichts in Ihre Zahlen. Er erzeugt nur Vorschläge.

Erst wenn Sie einen Beleg übernehmen, passiert beides auf einmal:

1. Die Ausgabe wird erstellt, mit dem Original als Beleg.
2. Die Ausgabe wird im Journal verbucht – Soll auf das vorgeschlagene Aufwandkonto, Haben auf das Bankkonto 1020.

Es gibt also keinen Zwischenschritt, in dem eine übernommene Ausgabe noch unverbucht wartet. Verwerfen Sie einen Beleg, wird nichts erstellt und nichts gebucht – das ist ein echter Leerlauf.

Voraussetzungen

Mitarbeitende ohne Buchungsberechtigung sehen statt der Seite einen Hinweis und können Belege weiterhin einzeln über Neue Ausgabe erfassen.

Schritt 1: Stapel hochladen

1. Gehen Sie zu Ausgaben und klicken Sie auf Stapel scannen – oder rufen Sie /expenses/scan direkt auf.
2. Ziehen Sie die Dateien in das Feld oder wählen Sie sie aus. Auf dem Handy steht zusätzlich Foto aufnehmen zur Verfügung und öffnet direkt die Kamera.
3. Über der Liste sehen Sie laufend 12 / 20 ausgewählt und wie viele Scans Ihr Kontingent diesen Monat noch hergibt.
4. Klicken Sie auf Scan starten.

Wählen Sie mehr als 20 Dateien aus, werden die überzähligen nicht übernommen und die Seite sagt Ihnen, wie viele es waren. Läuft bereits ein Stapel, wird kein zweiter angelegt – die Seite meldet den laufenden Stapel. Rufen Sie Stapel scannen erneut auf, öffnet sich dieser Stapel automatisch.

Schritt 2: Scannen

Die Belege werden nacheinander ausgewertet, nicht alle gleichzeitig. Sie müssen nicht warten, bis der Stapel fertig ist:

• Der Fortschritt steht oben – 7 von 20 gescannt.
• Fertige Belege erscheinen sofort als prüfbare Karte, während die restlichen noch als Platzhalter darunter stehen.
• Sie können Beleg 1 bereits übernehmen, während Beleg 12 noch gescannt wird.

Schliessen Sie den Tab, läuft der Stapel im Hintergrund weiter. Öffnen Sie ihn später über Letzte Importe auf der Scan-Seite wieder.

Schritt 3: Prüfen und übernehmen

Jeder gescannte Beleg wird zu einer Karte:

• Links das Original – Bild oder erste Seite des PDF. Original öffnen zeigt die vollständige Datei.
• Rechts der Vorschlag, vollständig editierbar, mit einer Konfidenzmarke (Sicher · Bitte prüfen · Unsicher).

Korrigieren Sie, was nicht stimmt – gespeichert wird, was in den Feldern steht, nicht was die KI vorgeschlagen hat. Schlägt die KI ein Konto vor, das es in Ihrem Kontenplan nicht gibt, bleibt der Vorschlag sichtbar stehen, damit Sie ihn bewusst ersetzen, statt ihn unbemerkt zu verlieren.

Aktionen

Verwerfen lässt sich 5 Sekunden lang mit Rückgängig zurückholen; erst danach wird es tatsächlich abgeschickt. Übernehmen lässt sich nicht rückgängig machen – die Ausgabe existiert dann und ist verbucht. Korrigieren Sie sie wie jede andere Buchung über die Buchhaltung.

Tastenkürzel

Zwanzig Belege sind so eher eine Minute Arbeit als zehn:

Nach einer Entscheidung springt der Fokus auf den Beleg, der nachrückt – Sie können A also durchhalten und den Stapel von oben nach unten abarbeiten. In einem Eingabefeld haben die Tasten keine Wirkung, dort tippen Sie normal.

Neu scannen mit eigenem Hinweis

Wenn die KI den falschen Betrag erwischt, sagen Sie ihr, wo der richtige steht. Neu scannen öffnet ein Textfeld:

Der Totalbetrag inkl. MwSt. steht unten rechts.

Der Hinweis gilt für genau diesen Beleg, der Vorschlag wird verworfen und neu erstellt. Ein Neuscan ist ein zusätzlicher KI-Aufruf.

Was beim Übernehmen genau passiert

1. Die Ausgabe wird mit den Feldern der Karte angelegt.
2. Die hochgeladene Datei wird als Beleg an die Ausgabe gehängt.
3. Der Status wird gesetzt: verbucht im Solo-Modus, erfasst im Team-Modus.
4. Es wird eine Journalbuchung mit der Belegnummer EXP-XXXXXXXX erstellt: Soll das vorgeschlagene Aufwandkonto, Haben das Bankkonto 1020, in CHF.
5. Der Vorgang wird im Audit-Trail protokolliert.

Fehlt eine Voraussetzung für die Journalbuchung – kein passendes Aufwandkonto im Kontenplan, kein Konto 1020, oder bei einer Fremdwährung kein abrufbarer Tageskurs –, wird die Ausgabe trotzdem erstellt, aber ohne Journalbuchung. Sie holen die Buchung dann in der Buchhaltung von Hand nach.

Bei Belegen in Fremdwährung wird der CHF-Gegenwert beim Übernehmen automatisch über den Tageskurs des Belegdatums ermittelt (siehe Umrechnung).

AI-Kontingent

Jeder gescannte Beleg kostet einen KI-Aufruf, jeder Neuscan einen weiteren. Ein Stapel mit 20 Dateien belegt also 20 Aufrufe Ihres Monatskontingents.

Das Kontingent wird für den ganzen Stapel im Voraus geprüft: Reicht es nicht für alle Dateien, wird der Stapel gar nicht erst angenommen. Es wird nichts hochgeladen und nichts angefangen – ein halb gescannter Stapel wäre schlechter als keiner.

• Auf der Upload-Seite steht, wie viel übrig ist: Noch 384 von 500 Scans in diesem Monat.
• Reicht es für die aktuelle Auswahl nicht, sagt die Seite das, bevor Sie starten: Nur noch 5 Scans übrig – bitte weniger Dateien wählen.
• Kontingente, Nachkauf und Zurücksetzung sind unter Abonnements beschrieben.

PDF-Belege

PDF-Belege werden jetzt sowohl im Stapel als auch beim einzelnen Beleg-Scan gelesen:

• Digitale PDF (mit auslesbarem Text) – der Text wird direkt ausgewertet. Das ist schnell und genau.
• Gescannte PDF (ein Bild im PDF-Mantel) – die erste Seite wird in ein Bild umgewandelt und wie ein Foto erkannt.

Mehrseitige PDF werden aus der ersten Seite beurteilt. Senden Sie deshalb möglichst eine Rechnung pro Datei.

CLI und MCP

Dieselben Abläufe stehen über die CLI und die MCP-Tools zur Verfügung:

slonge expense scan rechnungen/*.pdf
slonge expense scan rechnungen/*.pdf --prompt "Total inkl. MwSt. steht unten rechts"
slonge expense scan rechnungen/*.pdf --approve-all

slonge expense scans                              # letzte Stapel
slonge expense scan-status <batch-id>             # Fortschritt und Vorschläge
slonge expense scan-approve <batch-id> <item-id>
slonge expense scan-reject  <batch-id> <item-id>
slonge expense scan-rescan  <batch-id> <item-id> --prompt "Betrag ist das zweite Total"

Es gelten dieselben Regeln wie im Dashboard: Plan, Kontingent, 20 Dateien, ein Stapel gleichzeitig – und scan-approve bucht ins Journal und verlangt deshalb die Buchhalterrolle. Siehe API & MCP.

Häufige Fragen

Kann ich ein Übernehmen rückgängig machen?

Nein. Die Ausgabe ist erstellt und verbucht. Korrigieren Sie sie wie jede andere Buchung – oder stornieren Sie die Journalbuchung in der Buchhaltung.

Ein Beleg ist fehlgeschlagen – was nun?

Versuchen Sie Neu scannen, am besten mit einem Hinweis, wo der Betrag steht. Hilft das nicht, erfassen Sie den Beleg von Hand über Neue Ausgabe; die Datei ist bereits hochgeladen und lässt sich über Original öffnen herunterladen.

Warum wird mein Stapel abgelehnt?

Entweder läuft bereits ein Stapel, oder das monatliche KI-Kontingent reicht nicht für alle Dateien, oder eine Datei ist grösser als 10 MB bzw. hat ein nicht unterstütztes Format.

Warum sehe ich Stapel scannen nicht?

Die Seite ist der Buchhaltung vorbehalten, weil das Übernehmen ins Journal bucht. Ohne diese Berechtigung erfassen Sie Ausgaben einzeln.

Was passiert, wenn ich den Browser schliesse?

Der Stapel wird im Hintergrund fertig gescannt. Öffnen Sie ihn später über Letzte Importe und prüfen Sie in Ruhe.

Wer sieht meine Stapel?

Im Team-Modus sehen Mitarbeitende nur die Stapel, die sie selbst hochgeladen haben – inklusive der hochgeladenen Dateien. Buchhaltung und Administration sehen alle. Das ist dieselbe Regel wie bei den Ausgaben.

Verwandte Funktionen

• Ausgaben – einzelne Belege und Spesen
• Smart Inbox – Belege per E-Mail einliefern
• Buchhaltung – Journal und Kontenplan
• KI-Funktionen – die übrigen KI-Funktionen
• Abonnements – Kontingente und Pläne