Smart Inbox

Mit Smart Inbox leiten Sie Ausgabenbelege und PDF-Lieferantenrechnungen an Slonge Billing weiter. Slonge erstellt daraus Entwürfe, die Sie vor dem Speichern oder Buchen prüfen.

Unterstützter Kernablauf

Ausgabenbelege aus E-Mail-Text oder Bildanhängen → Ausgabenentwurf
PDF-Lieferantenrechnungen mit lesbarem Text → Lieferantenrechnungsentwurf
Unklare Nachrichten → manuelle Prüfung

Andere E-Mail-Arbeitsabläufe können je nach Konfiguration sichtbar sein, sind aber nicht Teil des belegten Buchhaltungs-Kernablaufs. Smart Inbox verarbeitet insbesondere keine Zeiteinträge und archiviert allgemeine Dokumente derzeit nicht automatisch.

So funktioniert es

E-Mail weiterleiten → Nachricht einordnen → Entwurf prüfen → speichern, buchen oder verwerfen

Leiten Sie einen Beleg oder eine Lieferantenrechnung an Ihre persönliche Inbox-Adresse weiter.
Slonge wertet Betreff, E-Mail-Text und unterstützte Anhänge aus.
Ein Ausgaben- oder Lieferantenrechnungsentwurf wird erstellt.
Prüfen und ergänzen Sie die erkannten Angaben.
Speichern, buchen oder verwerfen Sie den Entwurf. Für Buchungen gelten die Rollen und Berechtigungen Ihres Mandanten.

KI-Ergebnisse können unvollständig oder ungenau sein. Smart Inbox ersetzt keine fachliche Prüfung.

Einrichtung

Gehen Sie zu Einstellungen > Smart Inbox.
Aktivieren Sie Smart Inbox.
Verwenden Sie die angezeigte persönliche Adresse im Format:

inbox-{firmenname}@inbox.slonge-billing.ch

Ausgabenbelege

Bei Ausgaben versucht Slonge zunächst Angaben aus dem E-Mail-Text zu erkennen. Wenn Angaben fehlen, kann ein ausreichend grosses Bild als KI-gestützte Erkennungshilfe verarbeitet werden.

Mögliche Vorschläge:

Betrag und Währung
Datum
Lieferant
Beschreibung und Kategorie
Aufwandskonto
MwSt.-Code

Vorschläge werden in einem Entwurf gespeichert. Kontrollieren Sie insbesondere Betrag, Datum, Konto und MwSt.-Code.

Fremdwährungen

Bei Fremdwährungsbelegen bleibt der Originalbetrag erhalten. Beim Buchen kann Slonge einen CHF-Kurs für den Belegtag abrufen. Falls kein Kurs verfügbar ist, muss die Umrechnung geprüft oder ergänzt werden.

Lieferantenrechnungen

Für den belegten Ablauf muss die E-Mail eine lesbare PDF-Rechnung enthalten. Slonge nutzt lokale Texterkennung und kann – wenn KI für den Plan verfügbar ist – den ausgelesenen PDF-Text zusätzlich analysieren.

Mögliche Felder:

Rechnungsnummer
Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
Betrag, Währung und MwSt.-Betrag
Lieferant

Nicht erkannte Angaben bleiben leer oder erhalten einen technischen Standardwert. Prüfen Sie den Entwurf und das Original-PDF vor der Freigabe.

Anhänge werden zu Belegen

Jeder ausgewertete Anhang wird als eigener Beleg an den erstellten Eintrag gehängt – mit seinem eigenen Dateinamen, Format und seiner Grösse. Eine E-Mail mit drei PDF-Rechnungen ergibt also drei Belege, nicht einen.

Nicht jeder Anhang ist ein Beleg. Slonge wählt so aus:

Anhang	Wird Beleg?
PDF	✅ – alle PDF der E-Mail
Bilder	✅ – aber nur, wenn die E-Mail kein PDF enthält
Bilder, die im E-Mail-Text eingebettet sind (Signaturlogo, Trennlinien, Zählpixel)	❌ – sie gehören zum Layout, nicht zum Beleg
Bilder unter 20 KB	❌ – zu klein, um ein Beleg zu sein
Andere Formate (z. B. Word, ZIP)	❌

Weitere Grenzen:

Maximal 10 Belege pro E-Mail. Kommen mehr in Frage, werden die übrigen nicht angehängt und die Inbox vermerkt bei der E-Mail, wie viele es waren.
Maximal 10 MB pro Anhang. Ein zu grosser oder nicht unterstützter Anhang schlägt allein fehl: die übrigen Anhänge derselben E-Mail werden trotzdem angehängt, und der Grund steht bei der E-Mail in der Inbox.

Die KI-Auswertung liest weiterhin nur einen Anhang – die erste PDF, sonst das erste Bild. Mehr Belege anzuhängen kostet also nicht mehr KI-Aufrufe. Die übrigen Anhänge werden gespeichert und stehen beim Eintrag als Beleg zur Verfügung.

Belege nachtragen

E-Mails, die vor dieser Änderung verarbeitet wurden, haben höchstens einen Anhang bekommen. Die Originaldateien sind weiterhin gespeichert, die fehlenden Belege lassen sich also nachtragen.

Klicken Sie beim betreffenden Eintrag in der Inbox auf Belege nachtragen. Sie sehen anschliessend, wie viele Belege ergänzt wurden. Dieselbe Aktion steht auch über die API zur Verfügung:

POST /api/inbox/{id}/reattach

Die Aktion wendet dieselbe Auswahl auf die gespeicherten Anhänge an und hängt an, was fehlt. Sie ist idempotent: ein bereits vorhandener Beleg wird übersprungen, nie doppelt angelegt. Sie erfordert die Buchhalter- oder Administratorrolle und meldet zurück, wie viele Belege nachgetragen, übersprungen oder abgelehnt wurden.

Kontrolle und Berechtigungen

Die Inbox zeigt erkannte Felder sowie mögliche Konten- und MwSt.-Vorschläge. Sie können:

den Entwurf speichern,
eine Ausgabe mit entsprechender Berechtigung buchen,
oder den Entwurf verwerfen.

Das Buchen von Ausgaben ist rollenbasiert geschützt. Konfigurierbare Auto-Genehmigungswerte werden derzeit nicht für eine automatische Buchung verwendet.

Absender einschränken

In den Einstellungen können erlaubte E-Mail-Adressen oder Domains hinterlegt werden. Diese Whitelist ergänzt den Schutz der persönlichen Inbox-Adresse. Halten Sie die Liste korrekt formatiert und prüfen Sie die Verarbeitung regelmässig.

Datenschutz

Je nach Dokument können folgende Inhalte an OpenAI übermittelt werden:

ausgewählte E-Mail-Inhalte,
Belegbilder,
aus PDF-Rechnungen gelesener Text.

Diese Inhalte können Personendaten und finanzielle Angaben enthalten. Leiten Sie nur Geschäftsdokumente weiter, deren Verarbeitung zulässig ist, und beachten Sie die Datenschutzerklärung. Slonge speichert die eingegangene E-Mail, Verarbeitungsdaten und Anhänge für den Inbox-Arbeitsablauf; behaupten Sie daher nicht, dass E-Mails unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht werden.

Gute Ergebnisse

Verwenden Sie PDF für Lieferantenrechnungen.
Senden Sie möglichst eine Rechnung pro E-Mail.
Nutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff.
Verwenden Sie gut lesbare Bilder statt kleiner Vorschauen oder Signaturlogos.
Vergleichen Sie jeden Entwurf mit dem Original.

Fehlerbehebung

Kein Entwurf erstellt

Prüfen Sie, ob Smart Inbox aktiv ist.
Prüfen Sie, ob der Absender auf der Whitelist steht.
Verwenden Sie ein lesbares PDF oder Bild.
Starten Sie die Verarbeitung in der Inbox erneut.

Falsche Einordnung oder fehlende Angaben

Öffnen Sie den Entwurf und korrigieren Sie die Felder manuell.
Verwenden Sie einen klareren Betreff.
Senden Sie eine lesbare PDF-Datei statt eines unscharfen Bildes.

Korrekturen trainieren derzeit kein mandantenspezifisches Lernmodell.

Dokumentation