Smart Inbox

Automatisieren Sie die Erfassung von Belegen, Rechnungen und Anfragen per E-Mail.

Übersicht

Mit der Smart Inbox können Sie Dokumente einfach per E-Mail weiterleiten und slonge-billing erledigt den Rest:

Quittungen → Automatisch als Ausgaben erfassen
Lieferantenrechnungen → Import mit Zahlungsdetails
Kundenanfragen → Als Leads anlegen
Dokumente → Im System archivieren

So funktioniert's

E-Mail senden → KI analysiert → Eintrag erstellt → Benachrichtigung

Sie leiten eine E-Mail an Ihre persönliche Inbox-Adresse weiter
Unsere KI analysiert den Inhalt und Anhänge
Ein entsprechender Eintrag wird automatisch erstellt
Sie erhalten eine Benachrichtigung zur Überprüfung

Einrichtung

Smart Inbox aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen > Smart Inbox
Klicken Sie auf Smart Inbox aktivieren
Ihre persönliche E-Mail-Adresse wird generiert

Ihre Inbox-Adresse

Nach der Aktivierung erhalten Sie eine Adresse im Format:

inbox-{firmenname}@inbox.slonge-billing.ch

Beispiel: [email protected]

💡 Tipp: Speichern Sie diese Adresse als Kontakt in Ihrem E-Mail-Programm für schnellen Zugriff.

Verwendung

Quittungen erfassen

Leiten Sie Kassenbelege oder Quittungs-E-Mails weiter:

Was die KI erkennt:

Betrag und Währung
Datum des Kaufs
Verkäufer/Geschäft
Zahlungsmethode (wenn angegeben)

Fremdwährungsbelege

Belege in EUR, USD oder anderen Währungen werden automatisch erkannt. In der Inbox-Liste sehen Sie eine CHF-Annäherung neben dem Originalbetrag (z.B. EUR 45.00 ≈ CHF 48.50):

Ist für den Belegtag bereits ein Kurs hinterlegt, wird dieser verwendet.
Andernfalls fragt Slonge Billing den Tageskurs beim Verbuchen automatisch von der Frankfurter API (EZB) ab und speichert ihn dauerhaft auf der Ausgabe.

So müssen Sie keine Wechselkurse von Hand pflegen, und alle Berichte und Buchungen rechnen verlässlich in CHF.

Beispiel-E-Mails:

Tankquittungen
Restaurantbelege
Einkaufsbelege (Migros, Coop, etc.)
Online-Bestellbestätigungen

Lieferantenrechnungen importieren

Leiten Sie eingehende Rechnungen von Lieferanten weiter:

Was die KI erkennt:

Rechnungsnummer
Betrag und MwSt
Fälligkeitsdatum
IBAN/Zahlungsinformationen
Lieferantendetails

Unterstützte Formate:

PDF-Anhänge
E-Mail-Text mit Rechnungsdetails
QR-Rechnungen (werden gescannt)

Leads aus Anfragen erstellen

Kundenanfragen werden automatisch als Leads erfasst:

Was die KI extrahiert:

Kontaktname und E-Mail
Firma (wenn angegeben)
Anfrage-Zusammenfassung
Interesse/Projekt-Art

Dokumente archivieren

Andere Dokumente werden sicher gespeichert:

Verträge
Korrespondenz
Belege ohne klare Kategorie

Einstellungen

Verarbeitung konfigurieren

Einstellung	Beschreibung	Standard
Ausgaben verarbeiten	Quittungen als Ausgaben erfassen	✅ Ein
Lieferantenrechnungen	Rechnungen importieren	✅ Ein
Leads erstellen	Anfragen als Leads anlegen	✅ Ein
Zeiterfassung	Stundenberichte verarbeiten	❌ Aus
Dokumente	Anhänge archivieren	✅ Ein

Automatisierung

Einstellung	Beschreibung
Als Entwurf erstellen	Einträge zur Überprüfung als Entwurf speichern
Auto-Genehmigung unter	Ausgaben unter diesem Betrag automatisch genehmigen
Benachrichtigungen	Bei neuen E-Mails benachrichtigen

Empfohlene Einstellungen

Für maximale Kontrolle:

✅ Als Entwurf erstellen
✅ Benachrichtigungen aktiv
❌ Auto-Genehmigung deaktiviert

Für maximale Automatisierung:

❌ Nicht als Entwurf (direkt aktiv)
✅ Auto-Genehmigung unter CHF 50
✅ Benachrichtigungen aktiv

Best Practices

E-Mail-Weiterleitung einrichten

Option 1: Manuelle Weiterleitung

Leiten Sie relevante E-Mails bei Bedarf weiter

Option 2: Automatische Regel

In Gmail/Outlook können Sie Regeln erstellen:

E-Mails von bestimmten Absendern (z.B. Lieferanten)
Automatisch an Ihre Inbox-Adresse weiterleiten

Beispiel Gmail-Filter:

Von: @swisscom.ch OR @sunrise.ch OR @salt.ch
Aktion: Weiterleiten an [email protected]

Anhänge optimieren

PDF bevorzugen: Bessere Texterkennung als Bilder
Klare Scans: Mindestens 150 DPI
Eine Rechnung pro E-Mail: Vereinfacht die Zuordnung

Betreff nutzen

Die KI berücksichtigt auch den Betreff:

✅ Gut: Rechnung Nr. 2026-001 - Büromaterial ✅ Gut: Quittung Tankstelle 28.02.2026 ❌ Schlecht: Fwd: Fwd: Re: Dokument

Fehlerbehebung

E-Mail wird nicht verarbeitet

Mögliche Ursachen:

Inbox ist deaktiviert → Aktivieren unter Einstellungen
E-Mail-Format nicht unterstützt → PDF anhängen
Absender blockiert → Whitelist prüfen

Falsche Kategorisierung

Die KI lernt aus Kontext. Bei Fehlern:

Korrigieren Sie den Eintrag manuell
Die KI verbessert sich über Zeit

Fehlende Daten

Wenn Felder leer bleiben:

Prüfen Sie die Qualität des Anhangs
Ergänzen Sie fehlende Infos manuell
PDF statt Bild verwenden

Datenschutz & Sicherheit

Datenverarbeitung

100% Schweizer Hosting: Alle Daten bleiben in der Schweiz
Verschlüsselte Übertragung: TLS für alle E-Mails
Keine Drittanbieter: Keine externen E-Mail-Services

Aufbewahrung

E-Mails werden nach Verarbeitung gelöscht
Nur extrahierte Daten und Anhänge werden gespeichert
Anhänge in Schweizer S3-Speicher

Limits

Plan	E-Mails/Monat	Anhangsgrösse
Standard	100	10 MB
AI Pro	Unbegrenzt	25 MB

Häufige Fragen

Welche E-Mail-Formate werden unterstützt?

Plain Text und HTML. Anhänge: PDF, PNG, JPG, HEIC.

Kann ich die Inbox-Adresse ändern?

Nein, die Adresse basiert auf Ihrem Firmennamen und ist fix.

Was passiert bei Spam?

Offensichtlicher Spam wird automatisch gefiltert und nicht verarbeitet.

Funktioniert es mit verschlüsselten E-Mails?

Nein, Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails können nicht verarbeitet werden.

Kann ich E-Mails auch manuell hochladen?

Aktuell nur per E-Mail-Weiterleitung. Upload-Funktion ist geplant.

Dokumentation