Smart Inbox

Automatisez la saisie des justificatifs, des factures et des demandes par e-mail.

Vue d'ensemble

Avec la Smart Inbox, vous pouvez simplement transférer des documents par e-mail et slonge-billing s'occupe du reste :

• Justificatifs → saisis automatiquement comme dépenses
• Factures fournisseurs → import avec les détails de paiement
• Demandes de clients → créées comme leads
• Documents → archivés dans le système

Comment ça fonctionne

Envoyer l'e-mail → l'IA analyse → entrée créée → notification

1. Vous transférez un e-mail à votre adresse Inbox personnelle
2. Notre IA analyse le contenu et les pièces jointes
3. Une entrée correspondante est créée automatiquement
4. Vous recevez une notification à des fins de vérification

Configuration

Activer Smart Inbox

1. Allez dans Paramètres > Smart Inbox
2. Cliquez sur Activer Smart Inbox
3. Votre adresse e-mail personnelle est générée

Votre adresse Inbox

Après l'activation, vous recevez une adresse au format :

inbox-{nom-entreprise}@inbox.slonge-billing.ch

Exemple : [email protected]

💡 Astuce : enregistrez cette adresse comme contact dans votre programme de messagerie pour un accès rapide.

Utilisation

Saisir des justificatifs

Transférez des tickets de caisse ou des e-mails de justificatifs :

Ce que l'IA reconnaît :

• le montant et la monnaie
• la date d'achat
• le vendeur/commerce
• le mode de paiement (s'il est indiqué)

Justificatifs en devise étrangère

Les justificatifs en EUR, USD ou d'autres monnaies sont reconnus automatiquement. Dans la liste Inbox, vous voyez une approximation en CHF à côté du montant d'origine (p. ex. EUR 45.00 ≈ CHF 48.50) :

• Si un cours est déjà enregistré pour la date du justificatif, il est utilisé.
• Sinon, Slonge Billing récupère automatiquement le cours du jour au moment de la comptabilisation auprès de l'API Frankfurter (BCE) et l'enregistre durablement sur la dépense.

Vous n'avez ainsi pas à gérer les taux de change à la main, et tous les rapports et écritures totalisent de manière fiable en CHF.

Exemples d'e-mails :

• justificatifs de carburant
• notes de restaurant
• justificatifs d'achat (Migros, Coop, etc.)
• confirmations de commande en ligne

Importer des factures fournisseurs

Transférez les factures entrantes de vos fournisseurs :

Ce que l'IA reconnaît :

• le numéro de facture
• le montant et la TVA
• la date d'échéance
• l'IBAN/les informations de paiement
• les coordonnées du fournisseur

Formats pris en charge :

• pièces jointes PDF
• texte d'e-mail avec détails de facture
• QR-factures (scannées)

Créer des leads à partir des demandes

Les demandes des clients sont automatiquement saisies comme leads :

Ce que l'IA extrait :

• le nom et l'e-mail du contact
• l'entreprise (si indiquée)
• le résumé de la demande
• l'intérêt/le type de projet

Archiver des documents

Les autres documents sont stockés en toute sécurité :

• contrats
• correspondance
• justificatifs sans catégorie claire

Paramètres

Configurer le traitement

Automatisation

Paramètres recommandés

Pour un contrôle maximal :

• ✅ Créer comme brouillon
• ✅ Notifications actives
• ❌ Approbation automatique désactivée

Pour une automatisation maximale :

• ❌ Pas de brouillon (directement actif)
• ✅ Approbation automatique en dessous de CHF 50
• ✅ Notifications actives

Bonnes pratiques

Configurer le transfert d'e-mails

Option 1 : transfert manuel

• Transférez les e-mails pertinents au besoin

Option 2 : règle automatique

Dans Gmail/Outlook, vous pouvez créer des règles :

1. les e-mails de certains expéditeurs (p. ex. fournisseurs)
2. transférés automatiquement à votre adresse Inbox

Exemple de filtre Gmail :

De : @swisscom.ch OR @sunrise.ch OR @salt.ch
Action : Transférer à [email protected]

Optimiser les pièces jointes

• Privilégier le PDF : meilleure reconnaissance de texte que les images
• Scans nets : au moins 150 DPI
• Une facture par e-mail : simplifie l'affectation

Utiliser l'objet

L'IA tient également compte de l'objet :

✅ Bien : Facture n° 2026-001 - Matériel de bureau ✅ Bien : Justificatif station-service 28.02.2026 ❌ Mauvais : Fwd: Fwd: Re: Document

Dépannage

L'e-mail n'est pas traité

Causes possibles :

1. L'Inbox est désactivée → activez-la dans les paramètres
2. Format d'e-mail non pris en charge → joignez un PDF
3. Expéditeur bloqué → vérifiez la liste blanche

Mauvaise catégorisation

L'IA apprend du contexte. En cas d'erreurs :

1. Corrigez l'entrée manuellement
2. L'IA s'améliore au fil du temps

Données manquantes

Si des champs restent vides :

• vérifiez la qualité de la pièce jointe
• complétez les informations manquantes manuellement
• utilisez un PDF plutôt qu'une image

Protection des données et sécurité

Traitement des données

• Hébergement 100 % suisse : toutes les données restent en Suisse
• Transmission chiffrée : TLS pour tous les e-mails
• Aucun tiers : aucun service de messagerie externe

Conservation

• Les e-mails sont supprimés après traitement
• Seules les données extraites et les pièces jointes sont conservées
• Les pièces jointes sont stockées dans un espace S3 suisse

Limites

Questions fréquentes

Quels formats d'e-mail sont pris en charge ?

Texte brut et HTML. Pièces jointes : PDF, PNG, JPG, HEIC.

Puis-je modifier l'adresse Inbox ?

Non, l'adresse est basée sur le nom de votre entreprise et est fixe.

Que se passe-t-il en cas de spam ?

Le spam évident est filtré automatiquement et n'est pas traité.

Cela fonctionne-t-il avec des e-mails chiffrés ?

Non, les e-mails chiffrés de bout en bout ne peuvent pas être traités.

Puis-je aussi téléverser des e-mails manuellement ?

Actuellement uniquement par transfert d'e-mail. Une fonction de téléversement est prévue.

Fonctions associées

• Dépenses – Saisie manuelle des dépenses
• Factures fournisseurs – Gestion des factures
• Paramètres – Configuration supplémentaire