Smart Inbox

Smart Inbox vous permet de transférer des justificatifs de dépenses et des factures fournisseurs PDF à Slonge Billing. Slonge crée des brouillons que vous contrôlez avant l’enregistrement ou la comptabilisation.

Flux principal pris en charge

Justificatifs de dépenses provenant du texte d’un e-mail ou d’images jointes → brouillon de dépense
Factures fournisseurs PDF avec texte lisible → brouillon de facture fournisseur
Messages ambigus → contrôle manuel

D’autres flux d’e-mails peuvent être visibles selon la configuration, mais ils ne font pas partie du flux comptable principal pris en charge. Smart Inbox ne traite notamment pas les saisies de temps et n’archive pas automatiquement les documents généraux.

Fonctionnement

Transférer l’e-mail → classer le message → contrôler le brouillon → enregistrer, comptabiliser ou rejeter

Transférez un justificatif ou une facture fournisseur à votre adresse Inbox personnelle.
Slonge analyse l’objet, le texte de l’e-mail et les pièces jointes prises en charge.
Un brouillon de dépense ou de facture fournisseur est créé.
Contrôlez et complétez les informations reconnues.
Enregistrez, comptabilisez ou rejetez le brouillon. La comptabilisation respecte les rôles et autorisations de votre mandat.

Les résultats de l’IA peuvent être incomplets ou imprécis. Smart Inbox ne remplace pas un contrôle professionnel.

Configuration

Ouvrez Paramètres > Smart Inbox.
Activez Smart Inbox.
Utilisez l’adresse personnelle affichée au format :

inbox-{nom-entreprise}@inbox.slonge-billing.ch

Justificatifs de dépenses

Pour les dépenses, Slonge tente d’abord de reconnaître les informations dans le texte de l’e-mail. Si des données manquent, une image suffisamment grande peut servir de source de reconnaissance assistée par IA.

Propositions possibles :

montant et devise,
date,
fournisseur,
description et catégorie,
compte de charge,
code TVA.

Les propositions sont enregistrées dans un brouillon. Contrôlez en particulier le montant, la date, le compte et le code TVA.

Devises étrangères

Le montant d’origine est conservé. Lors de la comptabilisation, Slonge peut récupérer un cours CHF pour la date du justificatif. Si aucun cours n’est disponible, contrôlez ou complétez la conversion.

Factures fournisseurs

Le flux pris en charge nécessite un e-mail avec une facture PDF lisible. Slonge utilise une extraction de texte locale et, lorsque l’IA est disponible pour l’offre, peut analyser en plus le texte extrait du PDF.

Champs possibles :

numéro de facture,
dates d’émission et d’échéance,
montant, devise et montant de TVA,
fournisseur.

Les informations non reconnues restent vides ou reçoivent une valeur technique de remplacement. Contrôlez le brouillon et le PDF original avant validation.

Les pièces jointes deviennent des justificatifs

Chaque pièce jointe retenue est jointe à l’entrée créée comme justificatif à part entière – avec son propre nom de fichier, son format et sa taille. Un e-mail contenant trois factures PDF produit donc trois justificatifs, et non un seul.

Toutes les pièces jointes ne sont pas des justificatifs. Slonge sélectionne ainsi :

Pièce jointe	Devient un justificatif ?
PDF	✅ – tous les PDF de l’e-mail
Images	✅ – mais seulement si l’e-mail ne contient aucun PDF
Images intégrées dans le corps du message (logo de signature, séparateurs, pixels de suivi)	❌ – elles font partie de la mise en page, pas du justificatif
Images de moins de 20 Ko	❌ – trop petites pour être un justificatif
Autres formats (p. ex. Word, ZIP)	❌

Autres limites :

10 justificatifs au maximum par e-mail. S’il y en aurait davantage, les suivants ne sont pas joints et l’inbox note sur l’e-mail combien ils étaient.
10 Mo au maximum par pièce jointe. Une pièce jointe trop grande ou non prise en charge échoue seule : les autres pièces jointes du même e-mail sont tout de même jointes, et la raison est notée sur l’e-mail dans l’inbox.

L’IA ne lit toujours qu’une seule pièce jointe – le premier PDF, sinon la première image. Joindre davantage de justificatifs ne coûte donc pas d’appels IA supplémentaires. Les autres pièces jointes sont enregistrées et disponibles comme justificatifs sur l’entrée.

Ajouter des justificatifs a posteriori

Les e-mails traités avant cette modification n’ont conservé qu’une pièce jointe au maximum. Les fichiers d’origine sont toujours enregistrés : les justificatifs manquants peuvent donc être ajoutés après coup.

Sur l’entrée concernée, cliquez sur Rattacher les justificatifs dans l’Inbox. Vous voyez ensuite combien de justificatifs ont été ajoutés. La même action est disponible via l’API :

POST /api/inbox/{id}/reattach

L’action applique la même sélection aux pièces jointes enregistrées et joint ce qui manque. Elle est idempotente : un justificatif déjà présent est ignoré, jamais dupliqué. Elle requiert le rôle de comptable ou d’administrateur et indique combien de justificatifs ont été ajoutés, ignorés ou refusés.

Contrôle et autorisations

L’Inbox affiche les champs reconnus et les propositions éventuelles de compte et de TVA. Vous pouvez :

enregistrer le brouillon,
comptabiliser une dépense avec l’autorisation requise,
ou rejeter le brouillon.

La comptabilisation des dépenses est protégée par les rôles. Les valeurs d’approbation automatique configurables ne sont actuellement pas utilisées pour une comptabilisation automatique.

Limiter les expéditeurs

Les paramètres peuvent contenir des adresses e-mail ou domaines autorisés. Cette liste blanche complète la protection de l’adresse Inbox personnelle. Maintenez-la correctement formatée et contrôlez régulièrement le traitement.

Confidentialité

Selon le document, les contenus suivants peuvent être transmis à OpenAI :

certains contenus d’e-mails,
des images de justificatifs,
du texte lu dans des factures PDF.

Ces contenus peuvent inclure des données personnelles et financières. Ne transférez que des documents professionnels dont le traitement est autorisé et consultez la déclaration de confidentialité. Slonge conserve l’e-mail entrant, les données de traitement et les pièces jointes pour le flux Inbox; ne supposez pas que les e-mails sont supprimés immédiatement après traitement.

Obtenir de bons résultats

Utilisez le format PDF pour les factures fournisseurs.
Envoyez si possible une facture par e-mail.
Utilisez un objet explicite.
Utilisez des images lisibles plutôt que de petites vignettes ou logos de signature.
Comparez chaque brouillon avec l’original.

Dépannage

Aucun brouillon créé

Vérifiez que Smart Inbox est active.
Vérifiez que l’expéditeur figure sur la liste blanche.
Utilisez un PDF ou une image lisible.
Relancez le traitement depuis l’Inbox.

Mauvais classement ou informations manquantes

Ouvrez le brouillon et corrigez les champs manuellement.
Utilisez un objet plus clair.
Envoyez un PDF lisible plutôt qu’une image floue.

Les corrections n’entraînent actuellement aucun modèle d’apprentissage propre au mandat.

Documentation