Rappels

Slonge Billing prend en charge les rappels de manière entièrement automatique — chaque jour, les factures en retard sont détectées, le niveau de rappel adéquat est déterminé et, selon le mode, le rappel est envoyé directement ou soumis à validation.

Aperçu

• Trois niveaux de rappel avec leurs propres modèles et des frais de rappel facultatifs
• Deux modes — auto (entièrement automatique) ou semi_auto (avec validation)
• Tâche cron quotidienne qui vérifie toutes les factures à 07:00 UTC et déclenche les rappels
• Modèles personnalisables individuellement par niveau de rappel
• Pièce jointe PDF dans l'e-mail de rappel — générée à partir du même modèle que l'impression, avec les frais de rappel et les intérêts moratoires dans la ligne de total et dans le montant du code QR

Contenu de l'e-mail de rappel

Le rappel est envoyé dans la même mise en page qu'un e-mail de facture:

• Formule d'appel avec le niveau de rappel, les jours de retard et le délai de paiement
• Liste des lignes de la facture d'origine
• Totaux: montant de la facture → frais de rappel → intérêts moratoires → montant total
• Facture QR suisse avec le montant dû actuel (frais et intérêts compris)
• Pièce jointe PDF avec des valeurs identiques

L'e-mail ne contient aucun lien vers la page de facture de l'application — celle-ci se trouve derrière l'authentification de l'expéditeur et n'est donc pas accessible aux destinataires externes. La pièce jointe PDF est la version canonique que le client conserve.

Autorisations

Comment se déroule le processus de rappel

Facture en retard → le cron le détecte → niveau de rappel déterminé → le mode décide
                                                              ├─ auto:    envoi direct
                                                              └─ semi_auto: pour validation

1. Déclencheur: une facture au statut sent est en retard une fois le délai de paiement écoulé (par défaut: 30 jours).
2. Tâche cron: chaque jour à 07:00 UTC, la tâche dunning-cronjob parcourt tous les tenants.
3. Niveau de rappel: sur la base du nombre de rappels précédents et des jours écoulés, le système détermine le niveau à émettre ensuite.
4. Décision du mode:
   • auto: le rappel est envoyé directement au client avec un PDF, et un document est classé dans le tenant.
   • semi_auto: un brouillon est créé et une demande de validation est envoyée aux comptables/administrateurs.
5. Envoi: après l'envoi, le niveau de rappel suivant est planifié (waitDays jours plus tard).

Niveaux de rappel

Slonge Billing connaît trois niveaux de rappel:

Chaque niveau dispose de son propre modèle d'e-mail et de son propre type de modèle PDF, tous deux personnalisables sous Réglages > Modèles.

Modes de rappel

auto — Entièrement automatique

• Adapté à: l'activité B2B standard avec un certain volume de rappels, des conditions définies, peu de besoin de décision au cas par cas.
• Le rappel est envoyé directement.
• Un document est tout de même créé dans le système, que vous pouvez consulter, télécharger ou conserver comme preuve par la suite.
• Recommandé en combinaison avec un délai de paiement suffisamment long et des CGV claires.

semi_auto — Avec validation

• Adapté à: l'activité axée sur la relation, les clients sensibles, ou lorsque vous souhaitez évaluer individuellement au moins le deuxième/troisième rappel.
• Le rappel est créé sous forme de brouillon et une demande de validation est déposée dans le système.
• Les comptables ou administrateurs voient la demande sous Validations et peuvent:
  • Approuver → le rappel est envoyé directement
  • Refuser → aucun envoi, le brouillon reste disponible pour une action manuelle ultérieure
• Vous recevez une notification push/e-mail dès qu'une demande est en attente.

Configuration

Sous Réglages > Rappels, vous définissez:

Frais de rappel

Lorsqu'ils sont activés, les frais de rappel sont ajoutés comme ligne supplémentaire à la facture d'origine (visibles sur le PDF de rappel). Les frais sont cumulatifs — le niveau 3 inclut les frais de tous les niveaux précédents.

Consulter les rappels

Sur la page des factures, vous voyez:

• Onglet «En retard» — toutes les factures dont la date d'échéance est dépassée
• Section de rappel par facture — une liste chronologique des rappels envoyés avec la date, le niveau et les frais indiqués
• Télécharger le PDF de rappel — chaque rappel émis sous forme de PDF

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si le client paie pendant un cycle de rappel?

Dès que la facture reçoit le statut paid, tous les niveaux de rappel planifiés pour cette facture sont arrêtés. Les rappels déjà envoyés sont conservés comme documents.

Puis-je désactiver les rappels pour certains clients?

Par client, vous pouvez activer Suspendre les rappels dans les réglages du contact. Ces clients sont ignorés par le cron.

Comment personnaliser les textes de rappel?

Sous Réglages > Modèles, vous trouvez pour chacun des trois niveaux de rappel un modèle d'e-mail. Vous pouvez en adapter l'objet, la formule d'appel, le texte principal et la formule de politesse — des variables telles que {{rechnungsnummer}}, {{betrag}}, {{faelligkeit}} sont remplacées lors de l'envoi.

Les rappels sont-ils envoyés le week-end?

Le cron s'exécute tous les jours. Si vous souhaitez l'éviter, réglez le délai d'attente sous Réglages > Rappels de manière à favoriser un envoi en jour ouvrable — ou utilisez le mode semi_auto et approuvez les rappels manuellement pendant les heures de bureau.

Quelle est la différence avec l'action «Envoyer un rappel» sur la facture?

Vous pouvez à tout moment déclencher un rappel manuel — celui-ci passe par le même code d'envoi, mais ignore les délais d'attente du cron. Utile lorsque vous souhaitez relancer en dehors du rythme standard.

Fonctions associées

• Facturation — Statut des factures et échéances
• Réglages — Configuration des rappels
• Rapports — Aperçu des créances ouvertes