Paramètres

Configurez votre entreprise, vos utilisateurs et les options système.

Vue d'ensemble

Les paramètres comprennent :

• Données de l'entreprise : nom, adresse, coordonnées bancaires
• Identité visuelle : logo et design (plan Pro)
• Utilisateurs : gérer les membres de l'équipe
• Sécurité : MFA et droits d'accès
• Options de facturation : préfixe, délais de paiement
• Smart Inbox : automatisation e-mail vers action
• Tableau de bord : configuration des widgets
• Navigation : visibilité du menu

Autorisations

Données de l'entreprise

Données de base

1. Allez dans Paramètres
2. Renseignez les données de l'entreprise :

Coordonnées bancaires

QR-IBAN vs IBAN :

• QR-IBAN : commence par « CH » et sert aux QR-factures avec référence QR (QRR)
• IBAN standard : pour une référence SCOR ou sans référence

Options de facturation

Rythme de facturation

Joindre automatiquement la facture électronique

Sous Paramètres → Options de facturation, vous trouverez la case à cocher « Joindre automatiquement la facture électronique (UBL XML) ». Lorsqu'elle est activée, Slonge Billing joint automatiquement le fichier UBL XML Peppol BIS 3.0 à chaque e-mail de facture sortant — en plus du PDF existant et (si configurée) de la facture Swiss QR.

Actif uniquement pour les factures en CHF. Pour les autres monnaies, le paramètre est ignoré sans avertissement et seul le PDF est envoyé (aucune erreur, aucun avertissement).

Recommandé lorsque vos clients :

• sont des administrations fédérales ou cantonales (soumises à Peppol au-delà de certains volumes)
• utilisent un logiciel de comptabilité avec import de facture électronique (Bexio, Abacus, SAP, etc.)
• demandent explicitement une « facture électronique au format XML »

Chaque envoi avec la case cochée enregistre en plus un DocumentArtifact infalsifiable (kind : invoice_xml_ubl_sent) avec empreinte SHA-256 dans le registre de conformité.

Remarque : si la génération de l'UBL échoue pour une raison quelconque (p. ex. IBAN manquant dans les paramètres), l'e-mail est tout de même envoyé avec le PDF seul — un envoi réussi prime sur une pièce jointe parfaite. La cause apparaît dans le journal.

Export de conformité

Sous Paramètres > Conformité, les administrateurs peuvent exporter un dossier de conformité sous forme de fichier ZIP. L'export prend en charge les contrôles internes, les demandes des fiduciaires et les révisions, avec :

• un manifeste contenant la période d'export, le tenant et l'empreinte SHA-256
• des événements de conformité chaînés avec valeurs de hachage
• des artefacts de documents avec sommes de contrôle, par exemple les PDF de factures envoyées

Vous pouvez éventuellement restreindre une période. Sans période, l'export contient toutes les données de conformité disponibles du tenant.

L'export est un dossier d'aide à la révision. Il ne remplace pas un archivage certifié inaltérable avec horodatage externe ou stockage WORM.

Identité visuelle (AI Pro)

Avec le plan AI Pro, vous pouvez :

Téléverser un logo

1. Allez dans Paramètres > Identité visuelle
2. Cliquez sur Téléverser le logo
3. Sélectionnez un fichier (PNG, JPG, SVG)
4. Le logo apparaît sur :
   • le tableau de bord
   • les factures
   • les e-mails

Exigences relatives au logo

• Format : PNG, JPG ou SVG
• Taille recommandée : 200x60 pixels
• Taille max. du fichier : 2 MB

Gestion des utilisateurs

Inviter des utilisateurs

1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs
2. Cliquez sur Inviter
3. Saisissez :
   • l'adresse e-mail
   • le rôle (Collaborateur, Comptable, Administrateur)
4. L'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation

Modifier les rôles

1. Cliquez sur l'utilisateur
2. Sélectionnez le nouveau rôle
3. Enregistrez

Désactiver des utilisateurs

1. Cliquez sur l'utilisateur
2. Cliquez sur Désactiver
3. L'utilisateur ne peut plus se connecter

Tester les rappels

Sous Paramètres > Facturation > Envoyer un rappel de test, en tant qu'administrateur, vous pouvez à tout moment envoyer un rappel de test à votre propre adresse ou à un autre destinataire — sans qu'une véritable facture soit en retard.

Utilisation

1. Choisissez le niveau de rappel souhaité (M1, M2 ou M3).
2. Facultatif : saisissez une autre adresse e-mail de destinataire. Si le champ reste vide, l'e-mail est envoyé à votre propre adresse.
3. Cliquez sur Envoyer l'e-mail de test.

Le modèle de rappel est généré avec des données d'exemple et envoyé immédiatement. Vous pouvez ainsi vérifier la mise en page, l'identité visuelle et la configuration Resend avant de mettre le processus de rappel en production. Aucune facture réelle n'est modifiée.

Sécurité

Authentification à deux facteurs (MFA)

Les utilisateurs peuvent activer la MFA :

1. Allez dans Paramètres > Sécurité
2. Cliquez sur Configurer la MFA
3. Scannez le QR code avec une application d'authentification
4. Saisissez le code
5. Enregistrez les codes de récupération

Réinitialisation du mot de passe

En tant qu'administrateur, vous pouvez :

• déclencher des e-mails de réinitialisation de mot de passe
• autoriser/interdire la réinitialisation en libre-service

Gestion des sessions

Les utilisateurs peuvent voir leurs sessions actives et s'en déconnecter.

Smart Inbox

Automatisez la saisie des justificatifs et des factures par e-mail.

Activation

1. Allez dans Paramètres > Smart Inbox
2. Cliquez sur Activer Smart Inbox
3. Votre adresse Inbox personnelle est générée

Votre adresse Inbox

Format : inbox-{nom-entreprise}@inbox.slonge-billing.ch

Transférez les e-mails contenant des justificatifs, des factures ou des demandes à cette adresse – l'IA s'occupe du reste.

Qu'est-ce qui est traité ?

→ Guide détaillé : Tutoriel Smart Inbox

Workflow d'approbation

Approbation de clôture de projet

1. Activez Approbation pour la clôture de projet
2. Lorsqu'un collaborateur souhaite clôturer un projet :
   • une demande est créée
   • l'administrateur est notifié
   • après approbation, le projet est clôturé

Gérer les approbations

1. Allez dans Paramètres > Approbations
2. Consultez les demandes en attente
3. Approuvez ou refusez

Modèles de documents

Sous Paramètres > Modèles, vous gérez l'apparence de vos documents.

Modèles système

4 modèles préconfigurés sont disponibles :

• Modern : design épuré et contemporain
• Classic : mise en page d'affaires traditionnelle
• Minimal : réduit à l'essentiel
• Bold : design percutant aux couleurs marquées

Sélection visuelle et aperçu

Lors de la création d'une facture ou d'une offre, les modèles sont affichés sous forme de grille avec vignettes :

• Survoler un modèle charge un aperçu
• Cliquer ouvre un aperçu A4 complet dans une fenêtre modale
• Le dernier modèle sélectionné est enregistré par utilisateur et présélectionné la prochaine fois

Personnalisations

Pour chaque modèle, vous pouvez configurer :

• Couleur principale : couleur d'accentuation pour les titres et les éléments
• Afficher les coordonnées bancaires : interrupteur Activé/Désactivé
• En-tête : texte personnalisé en haut
• Pied de page : texte personnalisé en bas

Aperçu

Cliquez sur Aperçu pour voir le modèle avec des données d'exemple.

Modèles par défaut par tenant

En tant qu'administrateur, vous pouvez définir différents modèles par défaut pour :

• les factures
• les offres
• les notes de crédit
• les rappels (voir Rappels)

Le modèle par défaut du tenant s'applique tant qu'un utilisateur n'a pas défini sa propre préférence.

Actions rapides (tableau de bord)

Le tableau de bord contient une série de boutons d'actions rapides configurables. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le widget Actions rapides pour personnaliser la sélection.

Actions disponibles

10 actions sont disponibles :

• Nouvelle dépense
• Scanner un justificatif
• Nouvelle facture
• Nouvelle offre
• Nouveau projet
• Nouveau client
• Nouveau produit
• Nouveau lead
• Saisie des temps
• Écriture au journal

Sélection et ordre

• Vous pouvez sélectionner jusqu'à 8 actions
• Sur les appareils mobiles, les 4 premières actions sont affichées
• Réorganisez par glisser-déposer
• Votre sélection est enregistrée par utilisateur — les autres membres de l'équipe conservent leur propre configuration

Notifications

Slonge Billing envoie des notifications dans l'application pour les événements importants : nouvelles entrées Smart Inbox, rappels arrivant à échéance, demandes d'approbation en attente, encaissements de paiements.

• L'icône de cloche dans la barre de navigation supérieure indique les notifications non lues
• Mise à jour en temps réel — aucune actualisation manuelle nécessaire
• Un clic sur une notification mène directement à l'enregistrement concerné

Import/Export

Sous Paramètres > Import/Export, vous gérez vos données.

Exporter des données

Tous les exports utilisent :

• Format de date suisse : JJ.MM.AAAA
• Format de nombre suisse : 1'234.56
• UTF-8 BOM : pour un affichage correct dans Excel

Importer des données

L'assistant d'import prend en charge :

• Bexio CSV : importez les contacts directement depuis Bexio
• D'autres formats sur demande

Étapes d'import

1. Cliquez sur Démarrer l'import
2. Sélectionnez le format (p. ex. Bexio)
3. Téléversez le fichier CSV
4. Vérifiez la correspondance des champs
5. Confirmez l'import

Configuration du tableau de bord

Activer/désactiver les widgets

1. Allez dans Paramètres > Tableau de bord
2. Sélectionnez les widgets à afficher :
   • Graphique de flux de trésorerie (12 mois)
   • Factures ouvertes (donut)
   • Factures fournisseurs en attente
   • Actions rapides
   • Activité récente
   • Liste de contrôle des premiers pas
   • Meilleurs clients
   • Prévision de flux de trésorerie (30 jours)

Par utilisateur

Chaque utilisateur peut configurer son propre tableau de bord (dans la barre latérale).

Navigation

Configurer les éléments du menu

1. Allez dans Paramètres > Navigation
2. Sélectionnez pour chaque élément de menu :
   • visible pour quels rôles
   • l'ordre

Navigation par défaut

Fonctions associées

• Premiers pas – Configuration initiale
• Abonnements – Changer de plan

Questions fréquentes

Comment modifier l'adresse de l'entreprise ?

Sous Paramètres, vous pouvez modifier toutes les données de l'entreprise.

Puis-je avoir plusieurs administrateurs ?

Oui, vous pouvez attribuer le rôle d'administrateur à plusieurs utilisateurs.

Comment supprimer un utilisateur ?

Les utilisateurs sont désactivés, pas supprimés. Cela préserve l'intégrité des données.

Que se passe-t-il lors d'un changement vers un plan inférieur ?

Des fonctions comme l'identité visuelle sont désactivées, mais vos données sont conservées.

Exercice comptable et TVA

Mois de début de l'exercice comptable

Sous Paramètres → Comptabilité, vous définissez le mois de début de l'exercice comptable (fiscalYearStartMonth). La valeur par défaut est janvier (valeur 1). Si votre exercice comptable commence à un autre mois (p. ex. juillet = 7), ajustez cette valeur avant la première période. Elle régit les limites de période pour le bouclement annuel et les comparaisons avec l'année précédente dans le bilan et le compte de résultat.

Saisie des trimestres de TVA

Sous Comptabilité → Décomptes TVA, vous consignez chaque décompte trimestriel AFC déposé (période, chiffre d'affaires brut, TVA due/préalable, date de dépôt). Les trimestres de TVA saisis sont pris en compte lors des contrôles du bouclement annuel (« décomptes TVA déposés ») — sans saisie complète, le bouclement annuel est bloqué.

Jetons d'API

Les jetons d'API permettent d'accéder à votre tenant via la CLI ou un agent compatible MCP (Claude Desktop, Cursor, Claude Code). La création et la gestion requièrent le rôle Administrateur.

Créer un jeton :

1. Naviguez vers Paramètres → Jetons d'API.
2. Cliquez sur Créer un jeton.
3. Saisissez un nom parlant (p. ex. « Claude Desktop »).
4. Sélectionnez éventuellement une expiration.
5. Copiez immédiatement le jeton complet — il n'est affiché qu'une seule fois.

Révoquer un jeton : dans le tableau, cliquez sur le bouton Révoquer. Le jeton devient immédiatement invalide.

Sécurité : les jetons sont stockés sous forme de hachage SHA-256. Le jeton complet ne quitte le serveur qu'une seule fois, lors de la création. Chaque accès est consigné dans le journal d'audit.