Impostazioni

Configuri la sua azienda, gli utenti e le opzioni di sistema.

Panoramica

Le impostazioni comprendono:

• Dati aziendali: nome, indirizzo, coordinate bancarie
• Identità visiva: logo e design (piano Pro)
• Utenti: gestire i membri del team
• Sicurezza: MFA e diritti di accesso
• Opzioni di fatturazione: prefisso, termini di pagamento
• Smart Inbox: automazione e-mail verso azione
• Dashboard: configurazione dei widget
• Navigazione: visibilità del menu

Autorizzazioni

Dati aziendali

Dati di base

1. Vada in Impostazioni
2. Compili i dati aziendali:

Coordinate bancarie

QR-IBAN vs IBAN:

• QR-IBAN: inizia con «CH» ed è destinato alle QR-fatture con riferimento QR (QRR)
• IBAN standard: per un riferimento SCOR o senza riferimento

Opzioni di fatturazione

Ritmo di fatturazione

Allegare automaticamente la fattura elettronica

In Impostazioni → Opzioni di fatturazione trova la casella di controllo «Allegare automaticamente la fattura elettronica (UBL XML)». Quando è attivata, Slonge Billing allega automaticamente il file UBL XML Peppol BIS 3.0 a ogni e-mail di fattura in uscita — oltre al PDF esistente e (se configurata) alla fattura Swiss QR.

Attivo solo per le fatture in CHF. Per le altre valute l'impostazione viene ignorata senza avviso e viene inviato solo il PDF (nessun errore, nessun avviso).

Consigliato quando i suoi clienti:

• sono amministrazioni federali o cantonali (soggette a Peppol oltre determinati volumi)
• utilizzano un software di contabilità con importazione di fattura elettronica (Bexio, Abacus, SAP, ecc.)
• richiedono esplicitamente una «fattura elettronica in formato XML»

Ogni invio con la casella attivata registra inoltre un DocumentArtifact a prova di manomissione (kind: invoice_xml_ubl_sent) con impronta SHA-256 nel registro di conformità.

Nota: se la generazione dell'UBL fallisce per qualsiasi motivo (p. es. IBAN mancante nelle impostazioni), l'e-mail viene comunque inviata con il solo PDF — un invio riuscito ha la precedenza su un allegato perfetto. La causa appare nel log.

Esportazione di conformità

In Impostazioni > Conformità, gli amministratori possono esportare un dossier di conformità come file ZIP. L'esportazione supporta i controlli interni, le richieste dei fiduciari e le revisioni, con:

• un manifesto contenente il periodo di esportazione, il tenant e l'impronta SHA-256
• eventi di conformità concatenati con valori di hash
• artefatti di documenti con somme di controllo, ad esempio i PDF delle fatture inviate

Può eventualmente delimitare un periodo. Senza periodo, l'esportazione contiene tutti i dati di conformità disponibili del tenant.

L'esportazione è un dossier di supporto alla revisione. Non sostituisce un archiviazione certificata inalterabile con marcatura temporale esterna o memoria WORM.

Identità visiva (AI Pro)

Con il piano AI Pro può:

Caricare un logo

1. Vada in Impostazioni > Identità visiva
2. Clicchi su Caricare il logo
3. Selezioni un file (PNG, JPG, SVG)
4. Il logo appare su:
   • la dashboard
   • le fatture
   • le e-mail

Requisiti del logo

• Formato: PNG, JPG o SVG
• Dimensione consigliata: 200x60 pixel
• Dimensione max. del file: 2 MB

Gestione degli utenti

Invitare utenti

1. Vada in Impostazioni > Utenti
2. Clicchi su Invita
3. Inserisca:
   • l'indirizzo e-mail
   • il ruolo (Collaboratore, Contabile, Amministratore)
4. L'utente riceve un'e-mail di invito

Modificare i ruoli

1. Clicchi sull'utente
2. Selezioni il nuovo ruolo
3. Salvi

Disattivare utenti

1. Clicchi sull'utente
2. Clicchi su Disattiva
3. L'utente non può più accedere

Testare i solleciti

In Impostazioni > Fatturazione > Inviare un sollecito di prova, come amministratore può inviare in qualsiasi momento un sollecito di prova al suo stesso indirizzo o a un altro destinatario — senza che una fattura reale debba essere scaduta.

Utilizzo

1. Scelga il livello di sollecito desiderato (M1, M2 o M3).
2. Facoltativo: inserisca un altro indirizzo e-mail del destinatario. Se il campo rimane vuoto, l'e-mail viene inviata al suo stesso indirizzo.
3. Clicchi su Inviare l'e-mail di prova.

Il modello di sollecito viene generato con dati di esempio e inviato immediatamente. In questo modo può verificare il layout, l'identità visiva e la configurazione Resend prima di mettere in produzione il processo di sollecito. Nessuna fattura reale viene modificata.

Sicurezza

Autenticazione a due fattori (MFA)

Gli utenti possono attivare l'MFA:

1. Vada in Impostazioni > Sicurezza
2. Clicchi su Configurare l'MFA
3. Scansioni il QR code con un'app di autenticazione
4. Inserisca il codice
5. Salvi i codici di recupero

Reimpostazione della password

Come amministratore può:

• attivare e-mail di reimpostazione della password
• consentire/vietare la reimpostazione self-service

Gestione delle sessioni

Gli utenti possono vedere le proprie sessioni attive e disconnettersi.

Smart Inbox

Automatizzi l'acquisizione di giustificativi e fatture tramite e-mail.

Attivazione

1. Vada in Impostazioni > Smart Inbox
2. Clicchi su Attivare Smart Inbox
3. Il suo indirizzo Inbox personale viene generato

Il suo indirizzo Inbox

Formato: inbox-{nome-azienda}@inbox.slonge-billing.ch

Inoltri le e-mail contenenti giustificativi, fatture o richieste a questo indirizzo – l'IA si occupa del resto.

Che cosa viene elaborato?

→ Guida dettagliata: Tutorial Smart Inbox

Workflow di approvazione

Approvazione di chiusura progetto

1. Attivi Approvazione per la chiusura del progetto
2. Quando un collaboratore desidera chiudere un progetto:
   • viene creata una richiesta
   • l'amministratore viene notificato
   • dopo l'approvazione, il progetto viene chiuso

Gestire le approvazioni

1. Vada in Impostazioni > Approvazioni
2. Consulti le richieste in sospeso
3. Approvi o rifiuti

Modelli di documento

In Impostazioni > Modelli, gestisce l'aspetto dei suoi documenti.

Modelli di sistema

Sono disponibili 4 modelli preconfigurati:

• Modern: design pulito e contemporaneo
• Classic: layout aziendale tradizionale
• Minimal: ridotto all'essenziale
• Bold: design d'impatto con colori marcati

Selezione visiva e anteprima

Durante la creazione di una fattura o di un'offerta, i modelli vengono mostrati come griglia con miniature:

• Passare il mouse su un modello carica un'anteprima
• Cliccare apre un'anteprima A4 completa in una finestra modale
• L'ultimo modello selezionato viene salvato per utente e preselezionato la volta successiva

Personalizzazioni

Per ogni modello può configurare:

• Colore primario: colore di accento per i titoli e gli elementi
• Mostrare le coordinate bancarie: interruttore Attivato/Disattivato
• Intestazione: testo personalizzato in alto
• Piè di pagina: testo personalizzato in basso

Anteprima

Clicchi su Anteprima per vedere il modello con dati di esempio.

Modelli predefiniti per tenant

Come amministratore, può definire modelli predefiniti diversi per:

• le fatture
• le offerte
• le note di credito
• i solleciti (vedere Solleciti)

Il modello predefinito del tenant si applica finché un utente non ha impostato la propria preferenza.

Azioni rapide (dashboard)

La dashboard contiene una serie di pulsanti di azioni rapide configurabili. Clicchi sull'icona a ingranaggio nel widget Azioni rapide per personalizzare la selezione.

Azioni disponibili

Sono disponibili 10 azioni:

• Nuova spesa
• Scansionare un giustificativo
• Nuova fattura
• Nuova offerta
• Nuovo progetto
• Nuovo cliente
• Nuovo prodotto
• Nuovo lead
• Registrazione delle ore
• Registrazione a giornale

Selezione e ordine

• Può selezionare fino a 8 azioni
• Sui dispositivi mobili vengono mostrate le prime 4 azioni
• Riordini tramite trascinamento (drag-and-drop)
• La sua selezione viene salvata per utente — gli altri membri del team mantengono la propria configurazione

Notifiche

Slonge Billing invia notifiche all'interno dell'applicazione per gli eventi importanti: nuove voci Smart Inbox, solleciti in scadenza, richieste di approvazione in sospeso, pagamenti ricevuti.

• L'icona a campana nella barra di navigazione superiore indica le notifiche non lette
• Aggiornata in tempo reale — nessun aggiornamento manuale necessario
• Un clic su una notifica porta direttamente al record interessato

Importazione/Esportazione

In Impostazioni > Importazione/Esportazione, gestisce i suoi dati.

Esportare i dati

Tutte le esportazioni utilizzano:

• Formato data svizzero: GG.MM.AAAA
• Formato numerico svizzero: 1'234.56
• UTF-8 BOM: per una corretta visualizzazione in Excel

Importare i dati

L'assistente di importazione supporta:

• Bexio CSV: importi i contatti direttamente da Bexio
• Altri formati su richiesta

Fasi di importazione

1. Clicchi su Avviare l'importazione
2. Selezioni il formato (p. es. Bexio)
3. Carichi il file CSV
4. Verifichi la corrispondenza dei campi
5. Confermi l'importazione

Configurazione della dashboard

Attivare/disattivare i widget

1. Vada in Impostazioni > Dashboard
2. Selezioni i widget da mostrare:
   • Grafico del flusso di cassa (12 mesi)
   • Fatture aperte (donut)
   • Fatture fornitori in sospeso
   • Azioni rapide
   • Attività recente
   • Lista di controllo dei primi passi
   • Migliori clienti
   • Previsione del flusso di cassa (30 giorni)

Per utente

Ogni utente può configurare la propria dashboard (nella barra laterale).

Navigazione

Configurare le voci di menu

1. Vada in Impostazioni > Navigazione
2. Selezioni per ogni voce di menu:
   • visibile per quali ruoli
   • l'ordine

Navigazione predefinita

Funzioni correlate

• Primi passi – Configurazione iniziale
• Abbonamenti – Cambiare piano

Domande frequenti

Come modifico l'indirizzo dell'azienda?

In Impostazioni può modificare tutti i dati aziendali.

Posso avere più amministratori?

Sì, può assegnare il ruolo di amministratore a più utenti.

Come elimino un utente?

Gli utenti vengono disattivati, non eliminati. Questo preserva l'integrità dei dati.

Cosa succede in caso di passaggio a un piano inferiore?

Funzioni come l'identità visiva vengono disattivate, ma i suoi dati vengono conservati.

Esercizio contabile e IVA

Mese di inizio dell'esercizio contabile

In Impostazioni → Contabilità, definisce il mese di inizio dell'esercizio contabile (fiscalYearStartMonth). Il valore predefinito è gennaio (valore 1). Se il suo esercizio contabile inizia in un altro mese (p. es. luglio = 7), adatti questo valore prima del primo periodo. Esso regola i limiti di periodo per la chiusura annuale e i confronti con l'anno precedente nel bilancio e nel conto economico.

Registrazione dei trimestri IVA

In Contabilità → Rendiconti IVA, registra ogni rendiconto trimestrale AFC presentato (periodo, fatturato lordo, IVA dovuta/precedente, data di presentazione). I trimestri IVA registrati vengono presi in considerazione durante i controlli della chiusura annuale («rendiconti IVA presentati») — senza una registrazione completa, la chiusura annuale è bloccata.

Token API

I token API consentono l'accesso al suo tenant tramite la CLI o un agente compatibile MCP (Claude Desktop, Cursor, Claude Code). La creazione e la gestione richiedono il ruolo Amministratore.

Creare un token:

1. Navighi verso Impostazioni → Token API.
2. Clicchi su Creare un token.
3. Inserisca un nome significativo (p. es. «Claude Desktop»).
4. Selezioni eventualmente una scadenza.
5. Copi immediatamente il token completo — viene mostrato una sola volta.

Revocare un token: nella tabella, clicchi sul pulsante Revoca. Il token diventa immediatamente non valido.

Sicurezza: i token vengono memorizzati come hash SHA-256. Il token completo lascia il server una sola volta, al momento della creazione. Ogni accesso viene registrato nel log di audit.