Smart Inbox

Smart Inbox consente di inoltrare giustificativi di spesa e fatture fornitori PDF a Slonge Billing. Slonge crea bozze da verificare prima del salvataggio o della registrazione.

Flusso principale supportato

Giustificativi di spesa dal testo e-mail o da immagini allegate → bozza di spesa
Fatture fornitori PDF con testo leggibile → bozza di fattura fornitore
Messaggi ambigui → verifica manuale

Altri flussi e-mail possono essere visibili in base alla configurazione, ma non fanno parte del flusso contabile principale supportato. In particolare, Smart Inbox non elabora attualmente registrazioni delle ore e non archivia automaticamente documenti generici.

Funzionamento

Inoltrare l’e-mail → classificare il messaggio → verificare la bozza → salvare, registrare o scartare

Inoltrate un giustificativo o una fattura fornitore al vostro indirizzo Inbox personale.
Slonge valuta l’oggetto, il testo dell’e-mail e gli allegati supportati.
Viene creata una bozza di spesa o di fattura fornitore.
Verificate e completate i dati riconosciuti.
Salvate, registrate o scartate la bozza. La registrazione rispetta ruoli e autorizzazioni del tenant.

I risultati dell’IA possono essere incompleti o imprecisi. Smart Inbox non sostituisce una verifica professionale.

Configurazione

Aprite Impostazioni > Smart Inbox.
Attivate Smart Inbox.
Utilizzate l’indirizzo personale visualizzato nel formato:

inbox-{nome-azienda}@inbox.slonge-billing.ch

Giustificativi di spesa

Per le spese, Slonge tenta prima di riconoscere i dati dal testo dell’e-mail. Se mancano informazioni, un’immagine sufficientemente grande può essere elaborata come fonte di riconoscimento assistita dall’IA.

Possibili proposte:

importo e valuta,
data,
fornitore,
descrizione e categoria,
conto di costo,
codice IVA.

Le proposte vengono salvate in una bozza. Controllate in particolare importo, data, conto e codice IVA.

Valute estere

L’importo originale viene mantenuto. Durante la registrazione, Slonge può recuperare un cambio CHF per la data del giustificativo. Se non è disponibile, verificate o completate la conversione.

Fatture fornitori

Il flusso supportato richiede un’e-mail con una fattura PDF leggibile. Slonge usa l’estrazione locale del testo e, quando l’IA è disponibile per il piano, può analizzare anche il testo estratto dal PDF.

Possibili campi:

numero fattura,
date di emissione e scadenza,
importo, valuta e importo IVA,
fornitore.

I dati non riconosciuti restano vuoti o ricevono un valore tecnico di ripiego. Verificate la bozza e il PDF originale prima dell’approvazione.

Gli allegati diventano giustificativi

Ogni allegato idoneo viene allegato alla voce creata come giustificativo a sé stante, con il proprio nome file, formato e dimensione. Un'e-mail con tre fatture PDF produce quindi tre giustificativi, non uno solo.

Non tutti gli allegati sono giustificativi. Slonge seleziona così:

Allegato	Diventa giustificativo?
PDF	✅ – tutti i PDF dell'e-mail
Immagini	✅ – ma solo se l'e-mail non contiene alcun PDF
Immagini incorporate nel testo del messaggio (logo della firma, separatori, pixel di tracciamento)	❌ – appartengono all'impaginazione, non al giustificativo
Immagini sotto i 20 KB	❌ – troppo piccole per essere un giustificativo
Altri formati (per es. Word, ZIP)	❌

Ulteriori limiti:

Al massimo 10 giustificativi per e-mail. Se ne risultassero di più, i restanti non vengono allegati e l'inbox annota sull'e-mail quanti erano.
Al massimo 10 MB per allegato. Un allegato troppo grande o non supportato fallisce da solo: gli altri allegati della stessa e-mail vengono comunque allegati e il motivo viene annotato sull'e-mail nell'inbox.

L'IA legge tuttora un solo allegato: il primo PDF, altrimenti la prima immagine. Allegare più giustificativi non costa quindi ulteriori chiamate IA. Gli altri allegati vengono salvati e restano disponibili come giustificativi sulla voce.

Aggiungere giustificativi a posteriori

Le e-mail elaborate prima di questa modifica hanno conservato al massimo un allegato. I file originali sono ancora salvati, quindi i giustificativi mancanti possono essere aggiunti in seguito.

Sulla voce interessata, fate clic su Riallega i giustificativi nell'Inbox. Vedrete quindi quanti giustificativi sono stati aggiunti. La stessa azione è disponibile tramite l'API:

POST /api/inbox/{id}/reattach

L'azione applica la stessa selezione agli allegati salvati e allega ciò che manca. È idempotente: un giustificativo già presente viene saltato, mai duplicato. Richiede il ruolo di contabile o amministratore e riporta quanti giustificativi sono stati aggiunti, saltati o rifiutati.

Controllo e autorizzazioni

L’Inbox mostra i campi riconosciuti e le possibili proposte di conto e IVA. Potete:

salvare la bozza,
registrare una spesa con l’autorizzazione richiesta,
oppure scartare la bozza.

La registrazione delle spese è protetta dai ruoli. I valori configurabili per l’approvazione automatica non vengono attualmente utilizzati per registrazioni automatiche.

Limitare i mittenti

Nelle impostazioni si possono inserire indirizzi e-mail o domini consentiti. Questa whitelist integra la protezione dell’indirizzo Inbox personale. Mantenetela formattata correttamente e controllate regolarmente l’elaborazione.

Privacy

A seconda del documento, possono essere trasmessi a OpenAI:

alcuni contenuti e-mail,
immagini di giustificativi,
testo letto da fatture PDF.

Questi contenuti possono includere dati personali e finanziari. Inoltrate solo documenti aziendali il cui trattamento è consentito e consultate l’informativa sulla privacy. Slonge conserva l’e-mail in entrata, i dati di elaborazione e gli allegati per il flusso Inbox; non presumete che le e-mail vengano eliminate immediatamente dopo l’elaborazione.

Ottenere buoni risultati

Usate il formato PDF per le fatture fornitori.
Inviate possibilmente una fattura per e-mail.
Utilizzate un oggetto descrittivo.
Usate immagini leggibili invece di piccole anteprime o loghi della firma.
Confrontate ogni bozza con l’originale.

Risoluzione dei problemi

Nessuna bozza creata

Verificate che Smart Inbox sia attiva.
Verificate che il mittente sia presente nella whitelist.
Utilizzate un PDF o un’immagine leggibile.
Riavviate l’elaborazione dall’Inbox.

Classificazione errata o dati mancanti

Aprite la bozza e correggete manualmente i campi.
Usate un oggetto più chiaro.
Inviate un PDF leggibile invece di un’immagine sfocata.

Le correzioni non addestrano attualmente un modello di apprendimento specifico del tenant.

Documentation