Smart Inbox

Automatizzi l'acquisizione di giustificativi, fatture e richieste tramite e-mail.

Panoramica

Con la Smart Inbox può semplicemente inoltrare documenti tramite e-mail e slonge-billing si occupa del resto:

• Giustificativi → acquisiti automaticamente come spese
• Fatture fornitori → importazione con i dettagli di pagamento
• Richieste di clienti → create come lead
• Documenti → archiviati nel sistema

Come funziona

Inviare l'e-mail → l'IA analizza → voce creata → notifica

1. Inoltra un'e-mail al suo indirizzo Inbox personale
2. La nostra IA analizza il contenuto e gli allegati
3. Una voce corrispondente viene creata automaticamente
4. Riceve una notifica per la verifica

Configurazione

Attivare Smart Inbox

1. Vada in Impostazioni > Smart Inbox
2. Clicchi su Attivare Smart Inbox
3. Il suo indirizzo e-mail personale viene generato

Il suo indirizzo Inbox

Dopo l'attivazione, riceve un indirizzo nel formato:

inbox-{nome-azienda}@inbox.slonge-billing.ch

Esempio: [email protected]

💡 Suggerimento: salvi questo indirizzo come contatto nel suo programma di posta elettronica per un accesso rapido.

Utilizzo

Acquisire giustificativi

Inoltri scontrini di cassa o e-mail di giustificativi:

Ciò che l'IA riconosce:

• l'importo e la valuta
• la data di acquisto
• il venditore/negozio
• il metodo di pagamento (se indicato)

Giustificativi in valuta estera

I giustificativi in EUR, USD o altre valute vengono riconosciuti automaticamente. Nella lista Inbox vede un'approssimazione in CHF accanto all'importo originale (p. es. EUR 45.00 ≈ CHF 48.50):

• Se per la data del giustificativo è già registrato un cambio, viene utilizzato quello.
• Altrimenti Slonge Billing recupera automaticamente il cambio del giorno al momento della contabilizzazione dall'API Frankfurter (BCE) e lo salva in modo permanente sulla spesa.

In questo modo non deve gestire i tassi di cambio manualmente e tutti i rapporti e le registrazioni totalizzano in modo affidabile in CHF.

Esempi di e-mail:

• giustificativi di carburante
• scontrini di ristorante
• giustificativi di acquisto (Migros, Coop, ecc.)
• conferme di ordine online

Importare fatture fornitori

Inoltri le fatture in entrata dei suoi fornitori:

Ciò che l'IA riconosce:

• il numero di fattura
• l'importo e l'IVA
• la data di scadenza
• l'IBAN/le informazioni di pagamento
• i dati del fornitore

Formati supportati:

• allegati PDF
• testo dell'e-mail con i dettagli della fattura
• QR-fatture (scansionate)

Creare lead dalle richieste

Le richieste dei clienti vengono acquisite automaticamente come lead:

Ciò che l'IA estrae:

• il nome e l'e-mail del contatto
• l'azienda (se indicata)
• il riepilogo della richiesta
• l'interesse/il tipo di progetto

Archiviare documenti

Gli altri documenti vengono memorizzati in modo sicuro:

• contratti
• corrispondenza
• giustificativi senza una categoria chiara

Impostazioni

Configurare l'elaborazione

Automazione

Impostazioni consigliate

Per il massimo controllo:

• ✅ Creare come bozza
• ✅ Notifiche attive
• ❌ Approvazione automatica disattivata

Per la massima automazione:

• ❌ Nessuna bozza (direttamente attivo)
• ✅ Approvazione automatica al di sotto di CHF 50
• ✅ Notifiche attive

Buone pratiche

Configurare l'inoltro delle e-mail

Opzione 1: inoltro manuale

• Inoltri le e-mail pertinenti all'occorrenza

Opzione 2: regola automatica

In Gmail/Outlook può creare regole:

1. le e-mail di determinati mittenti (p. es. fornitori)
2. inoltrate automaticamente al suo indirizzo Inbox

Esempio di filtro Gmail:

Da: @swisscom.ch OR @sunrise.ch OR @salt.ch
Azione: Inoltrare a [email protected]

Ottimizzare gli allegati

• Preferire il PDF: migliore riconoscimento del testo rispetto alle immagini
• Scansioni nitide: almeno 150 DPI
• Una fattura per e-mail: semplifica l'assegnazione

Utilizzare l'oggetto

L'IA tiene conto anche dell'oggetto:

✅ Bene: Fattura n. 2026-001 - Materiale d'ufficio ✅ Bene: Giustificativo distributore 28.02.2026 ❌ Male: Fwd: Fwd: Re: Documento

Risoluzione dei problemi

L'e-mail non viene elaborata

Possibili cause:

1. L'Inbox è disattivata → la attivi nelle impostazioni
2. Formato e-mail non supportato → alleghi un PDF
3. Mittente bloccato → verifichi la lista bianca

Categorizzazione errata

L'IA apprende dal contesto. In caso di errori:

1. Corregga la voce manualmente
2. L'IA migliora nel tempo

Dati mancanti

Se alcuni campi rimangono vuoti:

• verifichi la qualità dell'allegato
• completi manualmente le informazioni mancanti
• utilizzi un PDF anziché un'immagine

Protezione dei dati e sicurezza

Trattamento dei dati

• Hosting 100% svizzero: tutti i dati rimangono in Svizzera
• Trasmissione crittografata: TLS per tutte le e-mail
• Nessun terzo: nessun servizio di posta elettronica esterno

Conservazione

• Le e-mail vengono eliminate dopo l'elaborazione
• Vengono conservati solo i dati estratti e gli allegati
• Gli allegati sono memorizzati in uno spazio S3 svizzero

Limiti

Domande frequenti

Quali formati di e-mail sono supportati?

Testo semplice e HTML. Allegati: PDF, PNG, JPG, HEIC.

Posso modificare l'indirizzo Inbox?

No, l'indirizzo si basa sul nome della sua azienda ed è fisso.

Cosa succede in caso di spam?

Lo spam evidente viene filtrato automaticamente e non viene elaborato.

Funziona con e-mail crittografate?

No, le e-mail crittografate end-to-end non possono essere elaborate.

Posso anche caricare le e-mail manualmente?

Attualmente solo tramite inoltro e-mail. Una funzione di caricamento è prevista.

Funzioni correlate

• Spese – Inserimento manuale delle spese
• Fatture fornitori – Gestione delle fatture
• Impostazioni – Configurazione supplementare