Fatturazione

Crea fatture svizzere professionali con codice QR.

Panoramica

La fatturazione in Slonge Billing offre:

• Fattura QR svizzera: sezione pagamento QR generata automaticamente
• Esportazione PDF: fatture professionali in formato PDF
• Invio via e-mail: invio diretto ai clienti
• Pianificazione: pianifica le fatture in anticipo
• Monitoraggio dello stato: dalla bozza al pagamento

Autorizzazioni

Creare una fattura

Passo dopo passo

1. Vai a Fatture
2. Clicca su Nuova fattura
3. Seleziona:
   • Progetto: il progetto da fatturare
   • Registrazioni di tempo: seleziona le ore non fatturate
   • Costi materiali: seleziona i materiali non fatturati
4. Verifica l’anteprima
5. Clicca su Crea fattura

Aggiungere posizioni dai prodotti

Nella sezione Posizioni sono disponibili due modi per aggiungere una posizione:

• Aggiungi posizione – inserisce una riga vuota da compilare manualmente.
• Scegli dai prodotti – apre una finestra di dialogo con tutti i prodotti e servizi del catalogo prodotti. Puoi cercare per nome, numero articolo o descrizione, selezionare più voci e riprenderle come posizioni con un clic. Descrizione, unità e prezzo unitario vengono ripresi direttamente dal prodotto — la quantità è impostata su 1 per impostazione predefinita e può essere modificata.

La selezione dei prodotti funziona sia durante la creazione di una nuova fattura sia durante la modifica di una fattura esistente con stato draft.

Dettagli della fattura

Registrare una fattura pagata

Per gli ordini già pagati (ad es. tramite PayPal), puoi registrare una fattura direttamente come pagata.

1. Nella panoramica delle fatture, clicca su Bezahlte Rechnung erfassen (Registra fattura pagata).
2. Inserisci il cliente e le posizioni come per una fattura normale.
3. L’opzione Già pagata è attivata. In Pagato tramite, indica la modalità di pagamento (ad es. PayPal).
4. Salva la fattura.

La fattura viene registrata immediatamente come pagata. Non contiene alcuna polizza di pagamento QR e non passa attraverso alcun processo di sollecito. Appare nell’elenco principale sotto Tutte e Pagato con il badge Bezahlt (Pagato) (oppure Verbucht (Contabilizzato) non appena la registrazione è stata effettuata in contabilità). Sul documento appare l’indicazione «Pagato il … tramite …».

Pagato vs Contabilizzato (Bezahlt vs Verbucht)

Ogni fattura pagata — sia che venga contrassegnata come pagata dopo un sollecito, sia che venga registrata come già pagata — riporta uno dei due badge:

• Bezahlt (Pagato, blu): il pagamento è registrato, ma la fattura non è ancora stata contabilizzata nel giornale.
• Verbucht (Contabilizzato, verde): esistono righe di giornale per questa fattura. Nella cronologia degli stati in cima alla fattura, il passaggio Verbucht (Contabilizzato) diventa verde dopo Bezahlt (Pagato).

Stato della fattura

Modificare lo stato

1. Apri la fattura
2. Clicca sull’azione di stato (ad es. «Contrassegna come pagata»)

Fattura QR svizzera

Slonge Billing genera automaticamente la sezione pagamento QR svizzera:

Requisiti

In Impostazioni deve essere configurato:

• IBAN o QR-IBAN: le tue coordinate bancarie
• Indirizzo dell’azienda: indirizzo completo

Tipi di riferimento

Codice QR

Il codice QR contiene:

• I dati del beneficiario (la tua azienda)
• L’importo e la valuta
• Il numero di riferimento
• Il beneficiario del pagamento

Esportazione PDF

Singola fattura

1. Apri la fattura
2. Clicca su Scarica PDF

Contenuto del PDF

Il PDF contiene:

• L’intestazione con il logo e i dati dell’azienda
• L’indirizzo del cliente
• I dettagli della fattura
• L’elenco delle posizioni (tempo + materiale)
• L’importo totale IVA inclusa
• La sezione pagamento QR (in basso)

Invio via e-mail

Inviare una fattura

1. Apri la fattura (stato: draft o scheduled)
2. Clicca su Invia via e-mail
3. Verifica l’indirizzo e-mail del destinatario
4. Clicca su Invia

La fattura viene inviata come allegato PDF.

Requisiti

• Il cliente dispone di un indirizzo e-mail
• Le impostazioni e-mail sono configurate (a livello di sistema)

Pianificazione delle fatture

Fatturazione automatica

Pianifica fatture ricorrenti:

1. Crea la fattura come bozza
2. Clicca su Pianifica
3. Seleziona la data di invio
4. La fattura viene inviata automaticamente

Ritmo di fatturazione (impostazioni)

Nelle impostazioni puoi definire:

• Fine mese: fatture a fine mese
• Quindicinale: ogni 14 giorni
• Settimanale: ogni settimana
• Personalizzato: il tuo ritmo personale

Funzioni correlate

• Progetti – Registrazioni di tempo e costi materiali
• Contabilità – Contabilizzare le fatture
• Impostazioni – Opzioni di fatturazione

Domande frequenti

Posso annullare una fattura inviata?

Riporta lo stato su «draft» e crea una nuova versione o una nota di credito.

Come modifico il prefisso della fattura?

In Impostazioni > Opzioni di fatturazione puoi modificare il prefisso.

Perché manca il codice QR?

Verifica che l’IBAN e l’indirizzo dell’azienda siano completi nelle impostazioni.

Posso creare fatture in altre valute?

Sì, la valuta viene ripresa dal progetto. Supportate: CHF, EUR, USD.

Come invio un sollecito?

I solleciti vengono attivati automaticamente non appena una fattura è scaduta. A seconda della modalità di sollecito (auto o semi_auto), vengono inviati direttamente o sottoposti per approvazione. Dettagli: Solleciti.

E-fattura in formato UBL (Peppol BIS Billing 3.0)

Nella pagina di dettaglio della fattura, sotto «Esporta e-fattura», trovi un pulsante di download per un file XML UBL 2.1 conforme a Peppol BIS Billing 3.0. Il formato è compatibile con l’Amministrazione federale svizzera, i Cantoni e la norma europea EN 16931.

Oltre ai dati della fattura, il file UBL contiene anche il riferimento QR svizzero e l’IBAN di pagamento dalle tue impostazioni (in cac:PaymentMeans con rispettivamente cbc:PaymentID e cac:PayeeFinancialAccount/cbc:ID). Puoi trasmettere il file manualmente a un Peppol Access Point oppure inoltrarlo al tuo software di contabilità.

Limitazioni attuali:

• Solo fatture in CHF — le altre valute seguiranno non appena il Swiss QR-bill le supporterà.
• slonge verifica la fattura rispetto a circa 40 regole SLONGE-CHECK critiche (EN 16931, Peppol BIS 3.0, specifiche per la Svizzera) — ma non rispetto all’intero set Schematron Peppol (~150 regole) né alla validazione strutturale dell’XML (XSD). Lo Schematron completo sarà aggiunto con la fase 3 (collegamento a un Peppol Access Point), quando sarà richiesta una ricezione certificata.
• La trasmissione automatica tramite un provider Peppol (Swisscom, PostFinance, io-market) non è ancora attiva — fa parte della fase 3 della roadmap di conformità.

Validazione Peppol

Ogni generazione di UBL passa attraverso la validazione SLONGE-CHECK prima che il file venga scaricato, allegato automaticamente o reso disponibile tramite l’interfaccia. Nella scheda UBL della pagina di dettaglio della fattura vedi:

• Verde — «Controlli Peppol critici superati»: la fattura soddisfa le ~40 regole critiche. Puoi scaricare / inviare in sicurezza.
• Rosso — «N errori di validazione Peppol»: espandi l’elenco per vedere, per ogni ID di regola, la causa (ad es. paese del destinatario mancante, QR-IBAN errata, errore nelle cifre di controllo dell’IBAN). Il pulsante di download principale è disattivato.

Scarica comunque (forza): se hai il ruolo Contabilità o Amministratore/trice, sotto l’elenco rosso degli errori appare un piccolo link «Scarica comunque». Il clic apre una conferma; dopo la conferma, l’XML viene scaricato con un’intestazione X-Peppol-Validation: overridden e l’operazione viene registrata come evento invoice.ubl_validation_overridden nel registro di conformità concatenato tramite hash (distinto da una generazione normale).

Allegato automatico all’invio: se la validazione fallisce, l’e-mail viene inviata solo come PDF — mai con un XML difettoso. La causa della validazione viene registrata come invoice.ubl_validation_failed nel registro, in modo che un audit possa ricostruire perché non è stato allegato alcun UBL.

Disponibile anche tramite la CLI e il server MCP:

# esportazione normale (exit 1 in caso di errori di validazione, con elenco degli errori su stderr)
slonge invoice ubl <id> -o rechnung.xml

# verifica della sola validazione (nessuna esportazione XML, nessuna voce nel registro)
slonge invoice ubl-validate <id>

# scarica nonostante gli errori di validazione (ruolo Contabilità/Admin necessario;
# registrato come invoice.ubl_validation_overridden nel registro di conformità)
slonge invoice ubl <id> -o rechnung.xml --force

Ogni esportazione viene registrata come DocumentArtifact con checksum SHA-256 e annotata nel registro di conformità come evento invoice.ubl_generated.

Allegare automaticamente all’invio

Invece di scaricare il file UBL manualmente e inoltrarlo, puoi anche far allegare automaticamente l’XML a ogni e-mail di fattura in uscita: a tale scopo, in Impostazioni → Impostazioni di fatturazione, attiva la casella «Allega automaticamente l’e-fattura (UBL XML)» (dettagli: Impostazioni → Opzioni di fatturazione).