Solleciti

Slonge Billing gestisce i solleciti in modo completamente automatico — ogni giorno vengono individuate le fatture scadute, viene determinato il livello di sollecito adeguato e, a seconda della modalità, il sollecito viene inviato direttamente oppure sottoposto ad approvazione.

Panoramica

• Tre livelli di sollecito con i propri modelli e spese di sollecito facoltative
• Due modalità — auto (completamente automatica) o semi_auto (con approvazione)
• Processo cron giornaliero che verifica tutte le fatture alle 07:00 UTC e attiva i solleciti
• Modelli personalizzabili singolarmente per ciascun livello di sollecito
• Allegato PDF nell'e-mail di sollecito — generato dallo stesso modello della stampa, con le spese di sollecito e gli interessi di mora nella riga del totale e nell'importo del codice QR

Contenuto dell'e-mail di sollecito

Il sollecito viene inviato con lo stesso layout di un'e-mail di fattura:

• Formula di saluto con il livello di sollecito, i giorni di ritardo e il termine di pagamento
• Elenco delle voci della fattura originale
• Totali: importo della fattura → spese di sollecito → interessi di mora → importo totale
• Fattura QR svizzera con l'importo dovuto attuale (spese e interessi compresi)
• Allegato PDF con valori identici

L'e-mail non contiene alcun collegamento alla pagina della fattura nell'app — quest'ultima si trova dietro l'autenticazione del mittente e non è quindi accessibile ai destinatari esterni. L'allegato PDF è la versione canonica che il cliente conserva.

Autorizzazioni

Come si svolge il processo di sollecito

Fattura scaduta → il cron la rileva → livello di sollecito determinato → la modalità decide
                                                              ├─ auto:    invio diretto
                                                              └─ semi_auto: per approvazione

1. Attivazione: una fattura con stato sent risulta scaduta una volta trascorso il termine di pagamento (predefinito: 30 giorni).
2. Processo cron: ogni giorno alle 07:00 UTC, il job dunning-cronjob esamina tutti i tenant.
3. Livello di sollecito: in base al numero di solleciti precedenti e ai giorni trascorsi, il sistema determina quale livello sia il prossimo da emettere.
4. Decisione della modalità:
   • auto: il sollecito viene inviato direttamente al cliente con un PDF e un documento viene archiviato nel tenant.
   • semi_auto: viene creata una bozza e una richiesta di approvazione viene inviata ai contabili/amministratori.
5. Invio: dopo l'invio, il livello di sollecito successivo viene pianificato (waitDays giorni più tardi).

Livelli di sollecito

Slonge Billing prevede tre livelli di sollecito:

Ogni livello dispone di un proprio modello di e-mail e di un proprio tipo di modello PDF, entrambi personalizzabili in Impostazioni > Modelli.

Modalità di sollecito

auto — Completamente automatica

• Adatta a: attività B2B standard con un certo volume di solleciti, condizioni definite, scarsa necessità di decisioni caso per caso.
• Il sollecito viene inviato direttamente.
• Viene comunque creato un documento nel sistema, che potete consultare, scaricare o conservare come prova in un secondo momento.
• Consigliata in combinazione con un termine di pagamento sufficientemente lungo e CG chiare.

semi_auto — Con approvazione

• Adatta a: attività orientata alla relazione, clienti sensibili, oppure quando desiderate valutare singolarmente almeno il secondo/terzo sollecito.
• Il sollecito viene creato come bozza e una richiesta di approvazione viene registrata nel sistema.
• I contabili o gli amministratori vedono la richiesta in Approvazioni e possono:
  • Approvare → il sollecito viene inviato direttamente
  • Rifiutare → nessun invio, la bozza rimane disponibile per un'azione manuale successiva
• Ricevete una notifica push/e-mail non appena una richiesta è in attesa.

Configurazione

In Impostazioni > Solleciti impostate:

Spese di sollecito

Se attivate, le spese di sollecito vengono aggiunte come voce supplementare alla fattura originale (visibili nel PDF di sollecito). La spesa è cumulativa — il livello 3 include le spese di tutti i livelli precedenti.

Visualizzare i solleciti

Nella pagina delle fatture vedete:

• Scheda «Scaduto» — tutte le fatture la cui data di scadenza è superata
• Sezione solleciti per ciascuna fattura — un elenco cronologico dei solleciti inviati con data, livello e spese indicate
• Scaricare il PDF di sollecito — ogni sollecito emesso come PDF

Domande frequenti

Cosa succede se il cliente paga durante un ciclo di sollecito?

Non appena la fattura riceve lo stato paid, tutti i livelli di sollecito pianificati per quella fattura vengono interrotti. I solleciti già inviati rimangono conservati come documenti.

Posso disattivare i solleciti per singoli clienti?

Per ogni cliente potete attivare Sospendi solleciti nelle impostazioni del contatto. Questi clienti vengono saltati dal cron.

Come personalizzo i testi dei solleciti?

In Impostazioni > Modelli trovate per ciascuno dei tre livelli di sollecito un modello di e-mail. Potete adattarne l'oggetto, la formula di saluto, il testo principale e la formula di chiusura — variabili come {{rechnungsnummer}}, {{betrag}}, {{faelligkeit}} vengono sostituite al momento dell'invio.

I solleciti vengono inviati nel fine settimana?

Il cron viene eseguito ogni giorno. Se desiderate evitarlo, impostate il tempo di attesa in Impostazioni > Solleciti in modo da favorire un invio in un giorno feriale — oppure utilizzate la modalità semi_auto e approvate i solleciti manualmente durante l'orario d'ufficio.

Qual è la differenza rispetto all'azione «Invia sollecito» sulla fattura?

Potete attivare in qualsiasi momento un sollecito manuale — questo passa attraverso lo stesso codice di invio, ma ignora i tempi di attesa del cron. Utile quando desiderate sollecitare al di fuori del ritmo standard.

Funzioni correlate

• Fatturazione — Stato delle fatture e scadenze
• Impostazioni — Configurazione dei solleciti
• Rapporti — Panoramica dei crediti aperti