Mahnwesen

Slonge Billing übernimmt das Mahnwesen vollautomatisch — täglich werden überfällige Rechnungen erkannt, die passende Mahnstufe ermittelt und je nach Modus direkt versendet oder zur Genehmigung vorgelegt.

Übersicht

• Drei Mahnstufen mit eigenen Vorlagen und optionalen Mahngebühren
• Zwei Modi — auto (vollautomatisch) oder semi_auto (mit Genehmigung)
• Täglicher Cron-Job prüft um 07:00 UTC alle Rechnungen und löst Mahnungen aus
• Vorlagen je Mahnstufe individuell anpassbar
• PDF-Anhang in der Mahn-E-Mail — gerendert aus derselben Vorlage wie der Druckausdruck, mit Mahngebühren und Verzugszinsen in der Totalzeile und im QR-Code-Betrag

Inhalt der Mahn-E-Mail

Die Mahnung wird im selben Layout wie eine Rechnungs-E-Mail versendet:

• Anrede mit Mahnstufe, Tagen Verzug und Zahlungsfrist
• Positionsliste der ursprünglichen Rechnung
• Totale: Rechnungsbetrag → Mahngebühren → Verzugszinsen → Gesamtbetrag
• Swiss QR-Rechnung mit dem aktuellen Schuldbetrag (inkl. Gebühren und Zinsen)
• PDF-Anhang mit identischen Werten

Die E-Mail enthält keinen Link auf die App-Rechnungsseite — diese ist hinter dem Login des Versenders, also für externe Empfänger nicht erreichbar. Der PDF-Anhang ist die kanonische Version, die der Kunde behält.

Berechtigungen

Wie der Mahnprozess läuft

Rechnung überfällig → Cron erkennt es → Mahnstufe bestimmt → Modus entscheidet
                                                              ├─ auto:    direkt senden
                                                              └─ semi_auto: zur Genehmigung

1. Auslöser: Eine Rechnung mit Status sent ist nach Ablauf der Zahlungsfrist (Standard: 30 Tage) überfällig.
2. Cron-Job: Täglich um 07:00 UTC prüft der Job dunning-cronjob alle Tenants.
3. Mahnstufe: Anhand der Anzahl bisheriger Mahnungen und der vergangenen Tage ermittelt das System, welche Stufe als nächstes fällig ist.
4. Modus-Entscheidung:
   • auto: Mahnung wird direkt mit PDF an den Kunden versendet, ein Dokument wird im Tenant abgelegt.
   • semi_auto: Mahnung wird als Entwurf erstellt und ein Genehmigungsantrag an Buchhalter/Admin geschickt.
5. Versand: Nach Versand wird die nächste Mahnstufe vorgemerkt (waitDays Tage später).

Mahnstufen

Slonge Billing kennt drei Mahnstufen:

Jede Stufe hat eine eigene E-Mail-Vorlage und einen eigenen PDF-Vorlagen-Typ, beides anpassbar unter Einstellungen > Vorlagen.

Mahnmodi

auto — Vollautomatisch

• Geeignet für: Standard-B2B-Geschäft mit gewissem Mahnvolumen, festgelegten Bedingungen, geringer Notwendigkeit für Einzelfallentscheidung.
• Mahnung wird direkt versendet.
• Es entsteht weiterhin ein Dokument im System, das Sie nachträglich einsehen, herunterladen oder als Beweis aufbewahren können.
• Empfehlenswert in Kombination mit ausreichend langer Zahlungsfrist und klaren AGB.

semi_auto — Mit Genehmigung

• Geeignet für: Beziehungsorientiertes Geschäft, sensible Kunden, oder wenn Sie zumindest die zweite/dritte Mahnung individuell beurteilen möchten.
• Mahnung wird als Entwurf erstellt, ein Genehmigungsantrag wird im System hinterlegt.
• Buchhalter oder Administrator sehen den Antrag unter Genehmigungen und können:
  • Genehmigen → Mahnung wird direkt versendet
  • Ablehnen → Kein Versand, der Entwurf bleibt für eine spätere manuelle Aktion erhalten
• Sie erhalten eine Push-/E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein Antrag wartet.

Konfiguration

Unter Einstellungen > Mahnwesen stellen Sie ein:

Mahngebühren

Wenn aktiviert, werden Mahngebühren als zusätzliche Position auf die ursprüngliche Rechnung addiert (in der Mahn-PDF sichtbar). Die Gebühr ist kumulativ — Stufe 3 enthält die Gebühren aller bisherigen Stufen.

Mahnungen einsehen

Auf der Rechnungsseite sehen Sie:

• Tab «Überfällig» — alle Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist
• Mahn-Sektion je Rechnung — eine chronologische Liste der versendeten Mahnungen mit Datum, Stufe und ausgewiesenen Gebühren
• Mahn-PDF herunterladen — jede ausgegebene Mahnung als PDF

Häufige Fragen

Was passiert, wenn der Kunde während eines Mahnzyklus bezahlt?

Sobald die Rechnung den Status paid erhält, werden alle vorgemerkten Mahnstufen für diese Rechnung gestoppt. Bereits versendete Mahnungen bleiben als Dokumente erhalten.

Kann ich für einzelne Kunden das Mahnwesen deaktivieren?

Pro Kunde können Sie in den Kontakteinstellungen Mahnwesen aussetzen aktivieren. Diese Kunden werden vom Cron übersprungen.

Wie passe ich die Mahn-Texte an?

Unter Einstellungen > Vorlagen finden Sie für jede der drei Mahnstufen eine E-Mail-Vorlage. Sie können den Betreff, die Anrede, den Haupttext und die Schlussformel anpassen — Variablen wie {{rechnungsnummer}}, {{betrag}}, {{faelligkeit}} werden beim Versand ersetzt.

Werden Mahnungen am Wochenende versendet?

Der Cron läuft täglich. Wenn Sie das verhindern möchten, setzen Sie unter Einstellungen > Mahnwesen die Wartezeit so, dass eine Werktagsversetzung wahrscheinlich ist — oder nutzen Sie den semi_auto-Modus und genehmigen die Mahnungen manuell zu Bürozeiten.

Was ist der Unterschied zur «Mahnung senden»-Aktion auf der Rechnung?

Sie können jederzeit eine manuelle Mahnung auslösen — diese durchläuft denselben Versand-Code, ignoriert aber die Cron-Wartezeiten. Nützlich, wenn Sie ausserhalb des Standard-Rhythmus mahnen möchten.

Verwandte Funktionen

• Rechnungsstellung — Rechnungsstatus und Fälligkeiten
• Einstellungen — Mahn-Konfiguration
• Berichte — Übersicht offener Forderungen