Ausgabenverwaltung

Erfassen Sie Geschäftsausgaben mit Belegen und KI-Unterstützung.

Übersicht

Die Ausgabenverwaltung bietet:

• Belegerfassung: Fotos von Quittungen hochladen
• KI-Texterkennung: Automatische Datenextraktion
• Kategorisierung: Ausgaben nach Kategorien ordnen
• Multi-Währung: Ausgaben in verschiedenen Währungen
• Projektzuordnung: Ausgaben Projekten zuweisen
• Weiterverrechnung: Projektspesen als Rechnungsposition an den Kunden
• Genehmigungsworkflow: Optionale Freigabe

Berechtigungen

Ausgabe erfassen

Manuell

1. Navigieren Sie zu Ausgaben
2. Klicken Sie auf Neue Ausgabe
3. Füllen Sie aus:

4. Optional: Beleg hochladen
5. Klicken Sie auf Speichern

Mit KI-Belegerfassung

1. Klicken Sie auf Beleg erfassen (📷)
2. Fotografieren Sie den Beleg oder laden Sie ein Bild hoch
3. Die KI extrahiert automatisch:
   • Betrag und Währung
   • Datum
   • Lieferant
   • MwSt (falls erkennbar)
   • Buchungsvorschläge (Aufwandskonto, MwSt-Code, Zahlungskonto)
4. Prüfen und korrigieren Sie die Daten
5. Speichern Sie die Ausgabe

Neben Fotos werden auch PDF-Belege gelesen: ein digitales PDF wird über seinen Text ausgewertet, ein eingescanntes über die erste Seite als Bild.

Hinweis: KI-Funktionen erfordern den Standard- oder AI Pro-Plan.

Mehrere Belege aufs Mal

Für einen ganzen Stapel Lieferantenrechnungen gibt es auf der Ausgabenseite die Aktion Stapel scannen: bis zu 20 Bilder oder PDF aufs Mal, danach eine Prüfseite mit einer Karte pro Beleg, die Sie per Tastendruck übernehmen, verwerfen oder neu scannen.

Übernehmen erstellt dort die Ausgabe und verbucht sie im Journal. Details, Grenzen und Kontingent: Stapel-Scan.

Direkte Verbuchung

Bei der Belegerfassung ist die Option Direkt verbuchen standardmässig aktiviert. Die KI schlägt basierend auf dem Beleg vor:

• Aufwandskonto: z.B. "Büromaterial", "Reisekosten", "Bewirtungsaufwand"
• MwSt-Code: z.B. V77 (7.7%), V81 (8.1%) oder ohne MwSt
• Zahlungskonto: Falls eine IBAN erkannt wird, wird das passende Bankkonto vorgeschlagen

Sie können die Vorschläge übernehmen oder manuell anpassen.

Datenschutz: Sensible Daten wie E-Mails, Telefonnummern, IBANs und AHV-Nummern werden vor der KI-Analyse automatisch anonymisiert.

Ausgabentypen

Materialausgaben

Für Materialausgaben können zusätzlich erfasst werden:

• Menge
• Einzelpreis
• Einheit (Stk., kg, m, etc.)

Ausgabenstatus

Genehmigungsworkflow

Falls aktiviert:

1. Mitarbeiter reicht Ausgabe ein (Status: pending)
2. Buchhalter/Admin prüft und genehmigt
3. Status wechselt zu "approved"
4. Nach Erstattung: "reimbursed"

Kategorien

Standardkategorien

Beim Setup werden Standardkategorien erstellt:

• Büromaterial
• Reisekosten
• Software & IT
• Marketing
• Bewirtung
• Sonstiges

Eigene Kategorien

Als Administrator:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kategorien (oder auf der Ausgabenseite)
2. Erstellen Sie neue Kategorien mit:
   • Name
   • Icon
   • Farbe

Multi-Währung

Fremdwährungen

Ausgaben können in verschiedenen Währungen erfasst werden:

• CHF (Schweizer Franken)
• EUR (Euro)
• USD (US-Dollar)
• GBP (Britisches Pfund)

Umrechnung

Für Ausgaben in Fremdwährungen:

• Der CHF-Gegenwert wird berechnet
• Der Wechselkurs wird gespeichert
• In Berichten wird alles in CHF aggregiert

Wechselkurse

Für gespeicherte Ausgaben wird der Kurs vom Buchungstag verwendet. Wenn keiner hinterlegt ist, ruft Slonge Billing den Tageskurs automatisch von der Frankfurter API ab (kostenfrei, EZB-basiert) und speichert ihn dauerhaft, sobald die Ausgabe verbucht wird.

Eine gespeicherte Umrechnung gehört zu genau einer Kombination aus Betrag, Währung und Datum. Ändern Sie eines dieser drei Felder nachträglich, wird der bisherige CHF-Gegenwert verworfen, statt einen Kurs stehen zu lassen, der nicht mehr zum Beleg passt. Bei einer weiterverrechenbaren Spese ist das der Betrag, den der Kunde bezahlt — tragen Sie den Kurs deshalb neu nach, bevor Sie sie erneut verrechnen.

Direkt aus dem Smart Inbox

Belege in Fremdwährung können auch direkt aus dem Smart Inbox verbucht werden:

• Im Smart Inbox sehen Sie den ungefähren CHF-Betrag (z.B. EUR 45.00 ≈ CHF 48.50).
• Falls noch kein Kurs hinterlegt ist, erscheint ein Hinweis, dass der Kurs beim Verbuchen abgerufen wird.
• Nach dem Verbuchen ist die Umrechnung permanent in der Ausgabe gespeichert.

Belege (Quittungen)

Hochladen

1. Öffnen Sie die Ausgabe
2. Klicken Sie auf Beleg hinzufügen
3. Wählen Sie eine Datei oder nehmen Sie ein Foto auf
4. Unterstützte Formate: JPG, PNG, PDF

Mit der Handy-Kamera

Auf Mobilgeräten steht neben der Dateiauswahl die Aktion Foto aufnehmen. Sie öffnet direkt die Kamera Ihres Geräts; das Bild wird als Beleg angehängt und – sofern Ihr Plan die KI-Funktionen enthält – sofort ausgewertet, sodass Betrag, Lieferant und Datum bereits ausgefüllt sind.

Auf dem Desktop erscheint diese Aktion nicht, weil dort nur derselbe Dateidialog aufgehen würde.

Anzeigen

Belege können in der Ausgabendetailansicht angezeigt und heruntergeladen werden.

OCR (Texterkennung)

Die KI-Texterkennung (OCR):

• Extrahiert Text aus Belegen
• Erkennt Beträge und Daten
• Schlägt Kategorien vor

Projektzuordnung

Ordnen Sie Ausgaben Projekten zu:

1. Wählen Sie bei der Erstellung ein Projekt
2. Die Ausgabe erscheint auf der Projektdetailseite im Abschnitt Spesen
3. Sie kann bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden

Spesen an Kunden weiterverrechnen

Eine Ausgabe, die für ein Projekt angefallen ist, lässt sich direkt an den Kunden weiterverrechnen. Sie erfassen sie nicht ein zweites Mal als Materialkosten: dieselbe Ausgabe ist gleichzeitig der bezahlte Beleg und die Rechnungsposition. Beleg, Kategorie, Genehmigung und Verbuchung bleiben damit an einem einzigen Datensatz und können nicht auseinanderdriften.

Voraussetzungen

• Die Ausgabe ist einem Projekt zugeordnet. Ohne Projekt gibt es keinen Kunden, dem verrechnet werden könnte – der Schalter erscheint erst nach der Projektauswahl.
• Weicht die Währung der Ausgabe von der Projektwährung ab, muss der CHF-Gegenwert vorliegen (siehe Umrechnung). Fehlt er, bleibt der Schalter deaktiviert und ein Hinweis erklärt warum. Einen EUR-Betrag als CHF zu verrechnen wäre schlechter, als die Verrechnung zu verweigern.

Spese als verrechenbar markieren

1. Öffnen Sie die Ausgabe (Ausgaben → Bearbeiten) – oder erfassen Sie sie direkt im Projekt im Abschnitt Spesen
2. Wählen Sie das Projekt
3. Aktivieren Sie An Kunde verrechnen
4. Optional: Verrechnungsbetrag setzen (siehe unten)
5. Speichern

In der Ausgabenliste erhält jede verrechenbare Spese eine farbige Statusmarke, und die Kachel über der Liste zeigt, wie viele verrechenbare Spesen noch offen sind.

Verrechnungsbetrag (Überschreibung)

Bleibt das Feld leer, wird die Spese zum Selbstkostenpreis verrechnet – dem erfassten Betrag, bei Fremdwährung dem CHF-Gegenwert. Der Verrechnungsbetrag überschreibt diesen Wert:

Einen separaten Margen- oder Zuschlagsbegriff gibt es nicht; der Verrechnungsbetrag ist die einzige Stellschraube.

Beleg zur Spese

Fotografieren Sie den Beleg direkt mit dem Handy (Foto aufnehmen, siehe Belege). Eine verrechenbare Spese ohne Beleg wird ausdrücklich gewarnt: Sie wird dem Kunden belastet, und der Kunde darf den Nachweis verlangen.

Was auf der Rechnung erscheint

Offene verrechenbare Spesen eines Projekts stehen in der Abrechnungsübersicht des Projekts und werden bei der Rechnungserstellung als eigene Position übernommen:

Die Position erscheint identisch auf dem PDF, in der Druckansicht, in der Kunden-E-Mail und in der elektronischen Rechnung (UBL).

Notizen erscheinen nicht auf der Rechnung. Das Feld Notizen ist Ihre interne Bemerkung zur eigenen Lieferantenrechnung – es wird dem Kunden nie gezeigt. Was der Kunde liest, ist ausschliesslich die Beschreibung.

Währung: Verrechnet wird immer in der Währung des Projekts. Eine Spese, die bereits in dieser Währung erfasst ist, wird zum erfassten Betrag verrechnet; der CHF-Gegenwert kommt nur zum Zug, wenn das Projekt tatsächlich in CHF fakturiert. Eine Spese in einer dritten Währung – für die es also gar keinen Betrag in der Projektwährung gibt – lässt sich nicht verrechnen.

Abgelehnte Spesen werden nicht verrechnet: Wird eine Spese im Freigabeprozess abgelehnt, entfällt die Weiterverrechnung, und sie verschwindet aus den offenen Positionen des Projekts.

MwSt: Spesen übernehmen den MwSt-Satz der Rechnung; ein eigener Satz pro Position ist nicht vorgesehen.

Belege werden der Rechnung nicht angehängt. Sie bleiben bei der Ausgabe und lassen sich bei Bedarf separat an den Kunden senden.

Status und Sperre

Sobald die Spese auf einer Rechnung steht, ist ihre Substanz gesperrt:

Gesperrt sind Beschreibung, Betrag, Währung, CHF-Gegenwert, Verrechnungsbetrag, Datum und Projektzuordnung – genau die Felder, die auf der Rechnung gedruckt werden. Auch Löschen ist gesperrt. Korrigieren Sie eine falsche Spese mit einer Gutschrift auf der Rechnung.

Buchhalterische Einordnung (wichtig)

Eine weiterverrechnete Spese erscheint zweimal in Ihren Zahlen – und das ist richtig so:

• als Aufwand, weil Sie sie bezahlt haben (die Ausgabe),
• als Ertrag, weil Sie sie dem Kunden belasten (die Rechnungsposition).

Das ist korrekte doppelte Buchführung, keine Doppelzählung. Ihr Ergebnis wird dadurch nicht verzerrt: die beiden Beträge heben sich auf – übrig bleibt genau der Zuschlag, falls Sie einen Verrechnungsbetrag über den Selbstkosten gesetzt haben. Umsatz und Aufwand steigen aber beide. Erwarten Sie also nicht, dass eine weiterverrechnete Spese in der Erfolgsrechnung «verschwindet».

CLI und MCP

Dieselben Felder stehen über die CLI und die MCP-Tools zur Verfügung:

slonge expense create --description "Bahn Zürich–Bern" --amount 92 --date 2026-08-04 \
  --project-id <id> --billable --billable-amount 95
slonge expense list --billable --billing-status unbilled

Siehe API & MCP.

Verwandte Funktionen

• Stapel-Scan – bis zu 20 Belege aufs Mal
• Buchhaltung – Ausgaben verbuchen
• Projekte – Projektbezogene Ausgaben
• Berichte – Ausgabenauswertungen

Häufige Fragen

Wie lösche ich eine Ausgabe?

Öffnen Sie die Ausgabe und klicken Sie auf Löschen. Bereits verbuchte Ausgaben sollten storniert, nicht gelöscht werden. Eine bereits verrechnete Spese lässt sich nicht löschen – sie gehört zu einer ausgestellten Rechnung.

Warum erscheint eine weiterverrechnete Spese als Aufwand und als Umsatz?

Weil sie beides ist: Sie haben sie bezahlt (Aufwand) und Sie belasten sie dem Kunden (Ertrag). Das ist korrekte doppelte Buchführung, keine Doppelzählung – siehe Buchhalterische Einordnung.

Warum kann ich An Kunde verrechnen nicht aktivieren?

Entweder ist der Ausgabe kein Projekt zugeordnet, oder die Ausgabe ist in einer anderen Währung als das Projekt und es fehlt der CHF-Gegenwert. Ergänzen Sie die Umrechnung; danach lässt sich der Schalter setzen.

Kann ich Belege nachträglich hinzufügen?

Ja, öffnen Sie die Ausgabe und laden Sie einen Beleg hoch.

Warum funktioniert die KI-Erkennung nicht?

Prüfen Sie:

• Bildqualität (scharf, gut beleuchtet)
• Ihr Abo (AI-Funktionen ab Standard-Plan)
• Monatliches AI-Kontingent

Wie exportiere ich Ausgaben?

Nutzen Sie die Export-Funktion unter Berichte oder Buchhaltung > Export.