Einstellungen

Konfigurieren Sie Ihre Firma, Benutzer und Systemoptionen.

Übersicht

Die Einstellungen umfassen:

• Firmendaten: Name, Adresse, Bankverbindung
• Branding: Logo und Design (Pro-Plan)
• Benutzer: Teammitglieder verwalten
• Sicherheit: MFA und Zugriffsrechte
• Rechnungsoptionen: Präfix, Zahlungsfristen
• Smart Inbox: E-Mail-zu-Aktion Automatisierung
• Dashboard: Widget-Konfiguration
• Navigation: Menü-Sichtbarkeit

Berechtigungen

Firmendaten

Basisdaten

1. Gehen Sie zu Einstellungen
2. Füllen Sie die Firmendaten aus:

Bankverbindung

QR-IBAN vs. IBAN:

• QR-IBAN: Beginnt mit "CH" und ist für QR-Rechnungen mit QR-Referenz (QRR)
• Standard-IBAN: Für SCOR-Referenz oder keine Referenz

Rechnungsoptionen

Abrechnungsrhythmus

E-Rechnung automatisch beilegen

Unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen finden Sie das Häkchen „E-Rechnung (UBL XML) automatisch beilegen". Ist es aktiviert, hängt Slonge Billing die Peppol-BIS-3.0-UBL-XML automatisch an jede ausgehende Rechnungs-E-Mail an — zusätzlich zur bestehenden PDF und (falls konfiguriert) Swiss-QR-Rechnung.

Nur für CHF-Rechnungen aktiv. Bei anderen Währungen wird die Einstellung ignoriert und nur die PDF versendet (kein Fehler, keine Warnung).

Empfohlen, wenn Ihre Kunden:

• Bundesverwaltung oder Kantone sind (Peppol-pflichtig ab gewissen Volumen)
• Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import (Bexio, Abacus, SAP, etc.) nutzen
• explizit nach „E-Rechnung im XML-Format" fragen

Jeder Versand mit aktivem Häkchen registriert zusätzlich einen tamper-evident DocumentArtifact (kind: invoice_xml_ubl_sent) mit SHA-256-Prüfsumme im Compliance-Ledger.

Hinweis: Schlägt der UBL-Aufbau aus irgendeinem Grund fehl (z. B. fehlende IBAN in den Einstellungen), wird die E-Mail trotzdem mit nur der PDF versendet — ein erfolgreicher Versand hat Vorrang vor einem perfekten Anhang. Die Ursache erscheint im Log.

Compliance-Export

Unter Einstellungen > Compliance können Administratoren ein Compliance-Dossier als ZIP-Datei exportieren. Der Export unterstützt interne Kontrollen, Treuhänder-Anfragen und Revisionen mit:

• einem Manifest mit Exportzeitraum, Tenant und SHA-256-Prüfsumme
• verketteten Compliance-Ereignissen mit Hash-Werten
• Dokument-Artefakten mit Prüfsummen, zum Beispiel versendete Rechnungs-PDFs

Optional können Sie einen Zeitraum eingrenzen. Ohne Zeitraum enthält der Export alle verfügbaren Compliance-Daten des Tenants.

Der Export ist ein prüfunterstützendes Dossier. Er ersetzt keine zertifizierte unveränderbare Archivierung mit externer Zeitstempelung oder WORM-Speicher.

Branding (AI Pro)

Mit dem AI Pro-Plan können Sie:

Logo hochladen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Branding
2. Klicken Sie auf Logo hochladen
3. Wählen Sie eine Datei (PNG, JPG, SVG)
4. Das Logo erscheint auf:
   • Dashboard
   • Rechnungen
   • E-Mails

Logo-Anforderungen

• Format: PNG, JPG oder SVG
• Empfohlene Grösse: 200x60 Pixel
• Max. Dateigrösse: 2 MB

Benutzerverwaltung

Benutzer einladen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer
2. Klicken Sie auf Einladen
3. Geben Sie ein:
   • E-Mail-Adresse
   • Rolle (Mitarbeiter, Buchhalter, Administrator)
4. Der Benutzer erhält eine Einladungs-E-Mail

Rollen ändern

1. Klicken Sie auf den Benutzer
2. Wählen Sie die neue Rolle
3. Speichern Sie

Benutzer deaktivieren

1. Klicken Sie auf den Benutzer
2. Klicken Sie auf Deaktivieren
3. Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden

Mahnwesen testen

Unter Einstellungen > Abrechnung > Test-Mahnung versenden können Sie als Administrator jederzeit eine Test-Mahnung an Ihre eigene Adresse oder an einen anderen Empfänger schicken — ohne dass eine echte Rechnung überfällig sein muss.

Verwendung

1. Wählen Sie die gewünschte Mahnstufe (M1, M2 oder M3).
2. Optional: Geben Sie eine andere Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Bleibt das Feld leer, geht die E-Mail an Ihre eigene Adresse.
3. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden.

Die Mahnvorlage wird mit Beispieldaten gerendert und sofort versendet. So können Sie Layout, Branding und Resend-Konfiguration prüfen, bevor Sie den Mahnprozess produktiv schalten. Es werden keine echten Rechnungen verändert.

Sicherheit

Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Benutzer können MFA aktivieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit
2. Klicken Sie auf MFA einrichten
3. Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App
4. Geben Sie den Code ein
5. Speichern Sie die Wiederherstellungscodes

Passwort-Reset

Als Administrator können Sie:

• Passwort-Reset-E-Mails auslösen
• Self-Service-Reset erlauben/verbieten

Sitzungsverwaltung

Benutzer können ihre aktiven Sitzungen sehen und abmelden.

Smart Inbox

Automatisieren Sie die Erfassung von Belegen und Rechnungen per E-Mail.

Aktivierung

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Smart Inbox
2. Klicken Sie auf Smart Inbox aktivieren
3. Ihre persönliche Inbox-Adresse wird generiert

Ihre Inbox-Adresse

Format: inbox-{firmenname}@inbox.slonge-billing.ch

Leiten Sie E-Mails mit Quittungen, Rechnungen oder Anfragen an diese Adresse weiter – die KI erledigt den Rest.

Was wird verarbeitet?

→ Ausführliche Anleitung: Smart Inbox Tutorial

Genehmigungsworkflow

Projektabschluss-Genehmigung

1. Aktivieren Sie Genehmigung für Projektabschluss
2. Wenn ein Mitarbeiter ein Projekt abschliessen will:
   • Ein Antrag wird erstellt
   • Administrator wird benachrichtigt
   • Nach Genehmigung wird das Projekt abgeschlossen

Genehmigungen verwalten

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Genehmigungen
2. Sehen Sie offene Anträge
3. Genehmigen oder lehnen Sie ab

Dokumentvorlagen

Unter Einstellungen > Vorlagen verwalten Sie das Aussehen Ihrer Dokumente.

System-Vorlagen

4 vorkonfigurierte Vorlagen stehen zur Verfügung:

• Modern: Klares, zeitgemässes Design
• Classic: Traditionelles Geschäftslayout
• Minimal: Reduziert auf das Wesentliche
• Bold: Auffälliges Design mit starken Farben

Visuelle Auswahl & Vorschau

Beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots werden Vorlagen als Raster mit Thumbnails angezeigt:

• Hover über eine Vorlage lädt eine Vorschau
• Klick öffnet eine vollständige A4-Vorschau im Modal
• Ihre zuletzt gewählte Vorlage wird pro Benutzer gespeichert und beim nächsten Mal vorausgewählt

Anpassungen

Für jede Vorlage können Sie konfigurieren:

• Primärfarbe: Akzentfarbe für Überschriften und Elemente
• Bankdaten anzeigen: Ein/Aus-Schalter
• Kopfzeile: Benutzerdefinierter Text oben
• Fusszeile: Benutzerdefinierter Text unten

Vorschau

Klicken Sie auf Vorschau, um die Vorlage mit Beispieldaten zu sehen.

Standard-Vorlagen pro Tenant

Als Administrator können Sie unterschiedliche Standardvorlagen festlegen für:

• Rechnungen
• Angebote
• Gutschriften
• Mahnungen (siehe Mahnwesen)

Die Tenant-Standardvorlage greift, sofern ein Benutzer keine eigene Präferenz gesetzt hat.

Schnellaktionen (Dashboard)

Das Dashboard enthält eine Reihe konfigurierbarer Schnellaktions-Buttons. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon im Schnellaktions-Widget, um die Auswahl zu personalisieren.

Verfügbare Aktionen

10 Aktionen stehen zur Verfügung:

• Neue Ausgabe
• Beleg scannen
• Neue Rechnung
• Neues Angebot
• Neues Projekt
• Neuer Kunde
• Neues Produkt
• Neuer Lead
• Zeiterfassung
• Journalbuchung

Auswahl & Reihenfolge

• Sie können bis zu 8 Aktionen auswählen
• Auf mobilen Geräten werden die ersten 4 Aktionen angezeigt
• Reihenfolge per Drag & Drop anpassen
• Ihre Auswahl wird pro Benutzer gespeichert — andere Teammitglieder behalten ihre eigene Konfiguration

Benachrichtigungen

Slonge Billing verschickt In-App-Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse: neue Smart-Inbox-Einträge, fällige Mahnungen, ausstehende Genehmigungsanträge, Zahlungseingänge.

• Klingel-Icon in der oberen Navigationsleiste zeigt ungelesene Benachrichtigungen
• In Echtzeit aktualisiert — keine manuelle Aktualisierung nötig
• Klick auf eine Benachrichtigung führt direkt zum betroffenen Datensatz

Import/Export

Unter Einstellungen > Import/Export verwalten Sie Ihre Daten.

Daten exportieren

Alle Exporte verwenden:

• Schweizer Datumsformat: TT.MM.JJJJ
• Schweizer Zahlenformat: 1'234.56
• UTF-8 BOM: Für korrekte Excel-Darstellung

Daten importieren

Der Import-Assistent unterstützt:

• Bexio CSV: Kontakte direkt aus Bexio importieren
• Weitere Formate auf Anfrage

Import-Schritte

1. Klicken Sie auf Import starten
2. Wählen Sie das Format (z.B. Bexio)
3. Laden Sie die CSV-Datei hoch
4. Prüfen Sie die Feld-Zuordnung
5. Bestätigen Sie den Import

Dashboard-Konfiguration

Widgets aktivieren/deaktivieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Dashboard
2. Wählen Sie die anzuzeigenden Widgets:
   • Cashflow-Chart (12 Monate)
   • Offene Rechnungen (Donut)
   • Ausstehende Lieferantenrechnungen
   • Schnellaktionen
   • Letzte Aktivität
   • Erste-Schritte-Checkliste
   • Top-Kunden
   • Cashflow-Prognose (30 Tage)

Pro Benutzer

Jeder Benutzer kann sein eigenes Dashboard konfigurieren (in der Seitenleiste).

Navigation

Menüpunkte konfigurieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Navigation
2. Wählen Sie für jeden Menüpunkt:
   • Sichtbar für welche Rollen
   • Reihenfolge

Standard-Navigation

Verwandte Funktionen

• Erste Schritte – Initiale Einrichtung
• Abonnements – Plan wechseln

Häufige Fragen

Wie ändere ich die Firmenadresse?

Unter Einstellungen können Sie alle Firmendaten bearbeiten.

Kann ich mehrere Administratoren haben?

Ja, Sie können mehreren Benutzern die Administrator-Rolle zuweisen.

Wie lösche ich einen Benutzer?

Benutzer werden deaktiviert, nicht gelöscht. Das bewahrt die Datenintegrität.

Was passiert bei Plan-Downgrade?

Funktionen wie Branding werden deaktiviert, Ihre Daten bleiben erhalten.

Geschäftsjahr und MwSt

Geschäftsjahr-Startmonat

Unter Einstellungen → Buchhaltung legen Sie den Startmonat des Geschäftsjahres (fiscalYearStartMonth) fest. Standard ist Januar (Wert 1). Wenn Ihr Geschäftsjahr abweichend beginnt (z.B. Juli = 7), passen Sie diesen Wert vor der ersten Periode an. Er steuert Periodengrenzen für den Jahresabschluss und die Vorjahresvergleiche in der Bilanz und Erfolgsrechnung.

MwSt-Quartal-Erfassung

Unter Buchhaltung → MwSt-Abrechnungen protokollieren Sie jede eingereichte ESTV-Quartalsabrechnung (Periode, Brutto-Umsatz, geschuldete/vorgesteuerte MwSt, Einreichungsdatum). Erfasste MwSt-Quartale werden bei den Jahresabschluss-Prüfungen («MwSt-Abrechnungen eingereicht») berücksichtigt — ohne lückenlose Erfassung ist der Jahresabschluss blockiert.

API-Tokens

API-Tokens ermöglichen den Zugriff auf Ihren Tenant über die CLI oder einen MCP-fähigen Agenten (Claude Desktop, Cursor, Claude Code). Erstellung und Verwaltung erfordern die Rolle Administrator.

Token erstellen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → API-Tokens.
2. Klicken Sie auf Token erstellen.
3. Geben Sie einen sprechenden Namen ein (z.B. „Claude Desktop").
4. Wählen Sie optional einen Ablauf.
5. Kopieren Sie den vollständigen Token sofort — er wird nur einmal angezeigt.

Token widerrufen: In der Tabelle die Schaltfläche Widerrufen klicken. Der Token wird sofort ungültig.

Sicherheit: Tokens werden als SHA-256-Hash gespeichert. Der vollständige Token verlässt den Server nur ein einziges Mal bei der Erstellung. Jeder Zugriff wird im Audit-Log protokolliert.