Lieferantenrechnungen

Verwalten Sie eingehende Rechnungen von Lieferanten mit Genehmigungsworkflow, Zahlungsverfolgung und KI-gestütztem Scanning.

Übersicht

Lieferantenrechnungen ermöglichen:

• Erfassung eingehender Rechnungen mit Positionen
• KI-Scanner für automatische Datenextraktion aus Bildern
• Genehmigungsworkflow für kontrollierte Freigabe
• Zahlungsverfolgung bis zur vollständigen Begleichung
• PDF-Anhänge für die Belegarchivierung

Lieferantenrechnung erstellen

Manuelle Erfassung

1. Navigieren Sie zu Lieferantenrechnungen
2. Klicken Sie auf Neue Rechnung
3. Füllen Sie aus:
   • Lieferant: Bestehenden wählen oder neu anlegen
   • Rechnungsnummer: Nummer des Lieferanten
   • Rechnungsdatum: Datum der Rechnung
   • Fälligkeitsdatum: Zahlungsfrist
   • Positionen: Artikel mit Beträgen und MwSt.
4. Optional: PDF-Beleg hochladen

KI-Scanner (empfohlen)

1. Klicken Sie auf Scan in der Lieferantenrechnungs-Ansicht
2. Laden Sie ein Bild oder PDF hoch
3. Die KI extrahiert automatisch:
   • Lieferant (mit Vorschlag bestehender Kontakte)
   • Betrag und Währung
   • Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
   • IBAN und Referenznummer
   • Einzelne Positionen (wenn erkennbar)
4. Konfidenz-Anzeige pro Feld:
   • Hoch (grün): KI ist sicher, oft direkt übernehmbar
   • Mittel (gelb): Bitte gegenprüfen
   • Niedrig (rot): Manuell ergänzen oder korrigieren
5. Überprüfen, korrigieren und speichern

Unterstützte Formate:

• JPG / PNG — Fotos von Papier-Rechnungen oder Screenshots
• PDF — Direkt eingehende Lieferantenrechnungen (mit oder ohne Schweizer QR-Zahlteil)
• Schweizer QR-Rechnungen werden optimal erkannt — der QR-Code wird gelesen und liefert Empfänger, Betrag, Referenz und Fälligkeit ohne KI-Interpretation

Lieferanten-Matching:

Die KI vergleicht den extrahierten Lieferanten mit Ihren bestehenden Kontakten (Fuzzy-Match auf Namen + IBAN). Findet sie einen passenden Kontakt mit hoher Sicherheit, wird er automatisch verknüpft. Andernfalls wird ein neuer Lieferant vorgeschlagen, den Sie mit einem Klick anlegen können.

Status-Workflow

Tabs und Filter

• Alle: Sämtliche Lieferantenrechnungen
• Ausstehend: Warten auf Genehmigung
• Genehmigt: Bereit zur Zahlung
• Überfällig: Zahlungsfrist verpasst (rot markiert)
• Bezahlt: Abgeschlossen

Genehmigung und Zahlung

Rechnung genehmigen

1. Öffnen Sie eine ausstehende Rechnung
2. Prüfen Sie die Details
3. Klicken Sie auf Genehmigen

Zahlung erfassen

1. Öffnen Sie eine genehmigte Rechnung
2. Klicken Sie auf Zahlung erfassen
3. Geben Sie ein:
   • Zahlungsdatum
   • Betrag (Teilzahlung möglich)
   • Zahlungskonto
4. Bei vollständiger Zahlung wechselt der Status zu Bezahlt

Buchung

Genehmigte Lieferantenrechnungen können direkt verbucht werden:

• Aufwandkonto wird vorgeschlagen (basierend auf Lieferant/Kategorie)
• MwSt.-Code automatisch erkannt
• Kreditorenkonto als Gegenbuchung

Best Practices

• Scanner nutzen: Spart Zeit und reduziert Tippfehler
• Sofort erfassen: Rechnungen direkt bei Eingang scannen
• Fälligkeiten beachten: Überfällige Rechnungen werden rot hervorgehoben
• PDF archivieren: Immer den Originalbeleg anhängen