Scan par lot

Téléchargez jusqu'à 20 justificatifs à la fois – en image ou en PDF. L'IA les lit l'un après l'autre, vous vérifiez chaque proposition et la reprenez d'une seule touche.

L'essentiel d'abord : Reprendre comptabilise

Le scan lui-même n'écrit rien dans vos chiffres. Il ne produit que des propositions.

Ce n'est qu'au moment où vous reprenez un justificatif que les deux choses se produisent d'un coup :

1. La dépense est créée, avec l'original joint comme justificatif.
2. La dépense est comptabilisée au journal – au débit le compte de charges proposé, au crédit le compte bancaire 1020.

Il n'y a donc pas d'étape intermédiaire où une dépense reprise attendrait encore d'être comptabilisée. Si vous rejetez un justificatif, rien n'est créé et rien n'est comptabilisé – c'est réellement sans effet.

Conditions

Les collaborateurs sans autorisation de comptabilisation voient un message à la place de la page et peuvent toujours saisir les justificatifs un par un via Nouvelle dépense.

Étape 1 : télécharger le lot

1. Allez dans Dépenses et cliquez sur Scanner un lot – ou ouvrez directement /expenses/scan.
2. Déposez les fichiers dans la zone ou sélectionnez-les. Sur mobile, l'action Prendre une photo ouvre directement l'appareil photo.
3. Au-dessus de la liste figurent en permanence 12 / 20 sélectionnés et le nombre de scans que votre quota autorise encore ce mois-ci.
4. Cliquez sur Lancer le scan.

Si vous sélectionnez plus de 20 fichiers, les fichiers excédentaires ne sont pas repris et la page vous indique combien ont été écartés. Si un lot est déjà en cours, aucun second lot n’est créé – la page signale le lot en cours. Rouvrez Scanner un lot et ce lot s’ouvre automatiquement.

Étape 2 : le scan

Les justificatifs sont lus les uns après les autres, pas tous en même temps. Vous n'avez pas à attendre la fin du lot :

• La progression s'affiche en haut – 7 sur 20 scannés.
• Les justificatifs terminés apparaissent immédiatement sous forme de fiche à vérifier, tandis que les autres restent en dessous comme des emplacements réservés.
• Vous pouvez reprendre le justificatif 1 pendant que le 12 est encore en cours de scan.

Si vous fermez l'onglet, le lot continue d'être scanné en arrière-plan. Rouvrez-le plus tard via Derniers imports sur la page de scan.

Étape 3 : vérifier et reprendre

Chaque justificatif scanné devient une fiche :

• À gauche l'original – image ou première page du PDF. Ouvrir l'original affiche le fichier complet.
• À droite la proposition, entièrement modifiable, avec un indice de confiance (Fiable · À vérifier · Incertain).

Corrigez ce qui ne convient pas – ce qui est enregistré est ce qui figure dans les champs, pas ce que l'IA a proposé. Si l'IA propose un compte absent de votre plan comptable, la proposition reste visible afin que vous la remplaciez sciemment plutôt que de la perdre sans le voir.

Actions

Rejeter peut être annulé pendant 5 secondes avec Annuler ; l'action n'est envoyée qu'ensuite. Reprendre n'est pas réversible – la dépense existe alors et elle est comptabilisée. Corrigez-la comme toute autre écriture via la Comptabilité.

Raccourcis clavier

C'est ce qui fait de vingt justificatifs l'affaire d'une minute plutôt que de dix :

Après une décision, le focus passe au justificatif qui prend la place – vous pouvez donc maintenir A et parcourir le lot de haut en bas. Dans un champ de saisie, les touches n'ont aucun effet : vous y écrivez normalement.

Rescanner avec votre propre indication

Quand l'IA retient le mauvais montant, dites-lui où se trouve le bon. Rescanner ouvre une zone de texte :

Le total TVA comprise se trouve en bas à droite.

L'indication ne vaut que pour ce justificatif ; la proposition est écartée et reconstruite. Un rescan est un appel IA supplémentaire.

Ce que fait exactement la reprise

1. La dépense est créée à partir des champs de la fiche.
2. Le fichier téléchargé est joint à la dépense comme justificatif.
3. Le statut est fixé : verbucht (comptabilisé) en mode solo, erfasst (saisi) en mode équipe.
4. Une écriture de journal portant le numéro de pièce EXP-XXXXXXXX est créée : au débit le compte de charges proposé, au crédit le compte bancaire 1020, en CHF.
5. L'opération est consignée dans la piste d'audit.

S'il manque une condition pour l'écriture de journal – aucun compte de charges correspondant dans le plan comptable, pas de compte 1020, ou aucun cours disponible pour un justificatif en devise étrangère – la dépense est tout de même créée, mais sans écriture de journal. Vous la comptabilisez alors à la main dans la Comptabilité.

Pour les justificatifs en devise étrangère, la contre-valeur en CHF est obtenue automatiquement au cours du jour de la date du justificatif lors de la reprise (voir Conversion).

Quota IA

Chaque justificatif scanné coûte un appel IA, chaque rescan un de plus. Un lot de 20 fichiers consomme donc 20 appels de votre quota mensuel.

Le quota est vérifié pour l'ensemble du lot au préalable : s'il ne couvre pas tous les fichiers, le lot est refusé d'emblée. Rien n'est téléchargé et rien n'est commencé – un lot scanné à moitié serait pire que rien.

• L'écran de téléchargement indique ce qu'il reste : 384 scans sur 500 restants ce mois-ci.
• Si cela ne suffit pas pour la sélection en cours, la page le dit avant le démarrage : Il ne reste que 5 scans – veuillez choisir moins de fichiers.
• Les quotas, les recharges et la remise à zéro mensuelle sont décrits sous Abonnements.

Justificatifs PDF

Les justificatifs PDF sont désormais lus aussi bien par lot que dans le scan d'un justificatif isolé :

• PDF numériques (avec texte extractible) – le texte est analysé directement. C'est rapide et précis.
• PDF scannés (une image dans une enveloppe PDF) – la première page est convertie en image et reconnue comme une photo.

Les PDF de plusieurs pages sont jugés d'après leur première page ; envoyez donc si possible une facture par fichier.

CLI et MCP

Les mêmes déroulements sont disponibles via la CLI et les outils MCP :

slonge expense scan factures/*.pdf
slonge expense scan factures/*.pdf --prompt "le total TVA comprise est en bas à droite"
slonge expense scan factures/*.pdf --approve-all

slonge expense scans                              # derniers lots
slonge expense scan-status <batch-id>             # progression et propositions
slonge expense scan-approve <batch-id> <item-id>
slonge expense scan-reject  <batch-id> <item-id>
slonge expense scan-rescan  <batch-id> <item-id> --prompt "le montant est le second total"

Les mêmes règles s'appliquent que dans le tableau de bord : plan, quota, 20 fichiers, un lot à la fois – et scan-approve comptabilise au journal et exige donc le rôle de comptable. Voir API & MCP.

Questions fréquentes

Puis-je annuler une reprise ?

Non. La dépense existe et elle est comptabilisée. Corrigez-la comme toute autre écriture – ou extournez l'écriture de journal dans la Comptabilité.

Un justificatif a échoué – et maintenant ?

Essayez Rescanner, de préférence avec une indication sur l'emplacement du montant. Si cela ne suffit pas, saisissez le justificatif à la main via Nouvelle dépense ; le fichier est déjà téléchargé et peut être récupéré avec Ouvrir l'original.

Pourquoi mon lot est-il refusé ?

Soit un lot est déjà en cours, soit le quota IA mensuel ne couvre pas tous les fichiers, soit un fichier dépasse 10 Mo ou n'a pas un format pris en charge.

Pourquoi ne vois-je pas Scanner un lot ?

La page est réservée à la comptabilité, parce que la reprise comptabilise au journal. Sans cette autorisation, vous saisissez les dépenses une par une.

Que se passe-t-il si je ferme le navigateur ?

Le lot termine son scan en arrière-plan. Rouvrez-le plus tard via Derniers imports et vérifiez à votre rythme.

Qui voit mes lots ?

En mode équipe, les collaborateurs ne voient que les lots qu'ils ont eux-mêmes téléversés, fichiers compris. La comptabilité et l'administration les voient tous. C'est la règle qui s'applique déjà aux dépenses.

Fonctions associées

• Dépenses – justificatifs isolés et frais refacturables
• Smart Inbox – transmettre des justificatifs par e-mail
• Comptabilité – journal et plan comptable
• Fonctions IA – les autres fonctions IA
• Abonnements – quotas et plans